ERP系统与实时会计控制

林范强

随着计算机的广泛应用及现代信息技术的迅速发展，ERP系统也为各行各业所重视，当前企业管理已经步入了信息化管理时代。ERP的实施从根本上改变了人们获取会计信息的方式，并扩展了其获取信息的广度与深度。这种变革使得会计实时控制观受到企业空前的关注，从而推动着会计控制理论和实践向纵深发展。

一、实时会计控制观与传统会计控制观的区别

1.控制目标不同

企业会计控制目标从“确保资产的安全完整的会计控制目标或单一利润最大化的会计控制目标”逐渐发展成为“提高企业经营效率和效益从而实现价值增值这一会计控制目标”。

2.控制内容不同

传统会计控制观下，其会计控制内容主要是对资金或资本会计要素的单项变动进行控制，在实时会计控制观下，控制内容已经扩展到价值链、价值链系统、价值链网络和数字价值链等的多维控制。

3.控制方式不同

在控制方式上，实时会计控制观主要强调实时控制，在经营活动的过程中进行控制，或者说是在各项作业进行中所进行的控制，即从“适时控制”向“实时控制”转变，实时性是其最重要的特点。

4.控制属性发生变化

在控制属性上，实时会计控制强调多元属性，即会计实时控制具有过程属性或事中属性。过程属性强调把会计控制从会计局部控制扩展到经营活动全过程，即在IT环境下，利用实时信息对企业产品研发、采购、仓储、生产、销售、服务等经营活动全过程的全部活动进行实时控制，其中包括制造商、供应商、销售商乃至最终用户的相关活动。这种控制是在经营活动过程中进行的，因此，过程属性也称事中属性。

二、ERP环境下实现实时会计控制的可能性

ERP系统并不单纯是一个管理软件，而是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统，是将管理方法、思想、规则融入到了软件之中的信息化的方法，它是对于企业发展战略、企业管理制度、企业流程与组织的一种全方位的融入过程。

ERP系统除了提供必需的财务报表外，还能提供多种管理性报表和按需查询功能。ERP系统对大量的规范的业务的计量都可以在初始化中加以设置，自动生成相应的凭证，记录工作可由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。另外，ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。会计信息系统与业务系统做到了有机融合，信息可以得到及时处理与反馈。因此，ERP环境下能督促实时会计控制系统的构建，从而为决策者提供更高层次的决策方案和决策信息。

ERP系统的出现，实现了物流、资金流和信息流的实时反映，为企业的会计信息系统提供了大量的实时会计信息，相关单据的实时传递、相关数据的实时处理从而使得相关信息的实时披露成为可能。这也为会计信息系统的实时控制提供了前提，在此基础上对ERP环境下的会计实时控制方法进行分析研究，指出会计实时控制观是企业管理从传统管理向信息化管理变革过程中一种新的会计控制观，它不是空中楼阁，而是与IT环境、会计流程再造、会计实时控制方法等要素紧密相联。只有认真研究这些要素以及它们之间相互作用的关系，才能真正发挥会计实时控制的作用，使其共同支持会计控制目标的实现。

在ERP系统中，会计控制系统不仅反映货币计量信息，还反映非货币信息，并强调信息的相关性和及时性，来满足信息使用者的多样化信息需求，同时根据实时信息进行实时控制，以达到提高企业经营效率的目的，它是会计控制的发展趋势。

三、ERP环境下实时会计控制的保障措施

实时会计控制代表了未来会计控制的发展方向。若要有效地实施实时会计控制，则需要会计人员与ERP软件的密切配合，保障ERP中会计模块的顺利运行，并在此基础上充分、科学地利用ERP的种种特性，提高会计控制的效果与效率。在实时会计控制系统的具体实践与运行中，会计人员需要注意以下方面：

1.做好ERP系统运行的数据准备

数据是ERP系统运行的基础。会计人员需要输入初始会计数据，定义数据的格式，建立数据的采集、整理、审核、修改、录入和维护制度。必须确保基础数据的准确性、时效性和可靠性，为科学管理和决策提供参考依据，为成功实施奠定基础。现实中很多企业会计人员对数据准备工作的重要性及难度认识有所不足，造成基础数据准确度低，影响到系统实施的进度和效果。

2.研究确定嵌入ERP系统的会计控制规则

ERP系统自带了部分通用的控制规则，但是对应于企业具体的控制要求，会计人员尚需要研究确定需要嵌入ERP系统的控制规则。这些规则主要有两部分，一部分是对于数据处理及呈报的规则，另一部分是系统自动控制（例如业务批准）的规则。现实中企业的控制规则大多是非书面化、制度化的，更多是以经验的形式存在，会计人员需要研究确定这些规则并将其书面化、标准化，并将其嵌入ERP系统中。

3.制定符合ERP系统特点的会计控制制度与方法

ERP系统具有集成和实时的特点，会计人员需要利用这些特点，制定符合ERP系统特点的控制制度与方法。预算控制、标准成本控制、责任成本控制以及其他成本控制方法都有可能与ERP结合，在实时多维信息的基础上发挥巨大的作用。

4.实行严格的预算管理

（1）缩短预算编制周期。由于系统提供的自动计算、自动汇总、自动分解等功能，使得过去通过手工操作来完成的工作全部自动化，因而公司预算管理工作成果显著。

（2）预算编制过程透明化。通过系统提供的预算状态查询，可以对每个预算编制单位当前预算编制的状态一目了然，编制的数据在权限的许可前提下清晰可见，因而大大加强了上下级单位之间以及同级单位之间的协作与配合。

（3）提高预算数据的准确程度，在编制预算时，可以参考历史数据、上级批复的数据、同级协作单位的预算数据等各种参考数据，并通过预测和模拟来看在不同的预算假设前提下会得到什么结果，因而也提高了预算数据的准确程度。

5.及时回应系统的各种控制要求

会计人员每日可以通过查询物料进、销、调、存的各种单据、变价单，以及货款的结算单，仔细审核这些单据，看有无违背企业管理，同时对购进、销售、结算环节统一监控、全程控制，及时回应系统呈报的各种控制请求，把握好整个业务流程，起到事中会计控制的作用。

6.建立多层次控制结果分析制度

控制结果需要进行及时分析总结。建立控制执行信息反馈系统，定期召开情况分析会，对具体控制执行情况进行跟踪监控，分析节约或超支的原因并总结经验落实改进措施，不断调整执行偏差，确保控制目标的实现。这是会计实时控制对于ERP系统的重要配套措施，核心要点在于及时分析、多重分析、多角度分析。