推进企业全面预算管理信息化的相关探讨

赵立峰

随着科技水平的高速发展，电子信息技术在会计领域得到了广泛的应用，铁路会计也已经从原有的手工记账向着信息化经营管理领域的深度和广度发展，全面预算管理逐步也向信息化管理迈进，但目前新升级的铁路会计信息管理系统5.0还没有独立的预算管理模块。在金融危机日益严重的形势下，构建系统的、全面的预算管理信息化体系对加强企业内部控制、提升企业整体经营管理效率显得更为重要，借助计算机技术，依赖网络信息系统，实行全面预算信息化，是推行全面预算管理的高效选择。所以，本文就围绕这一方面进行相关探讨，希望能给企业管理带来一些新的启示和思考。

一、信息化全面预算管理的内涵

在用信息技术支持企业管理时，最重要是要选择一种先进的管理思想和方法，因为先进的管理理论与先进的管理手段相结合才能产生出巨大的管理效益。企业全面预算管理是在企业战略目标的指引下，通过预算编制、执行、控制、考评与激励等一系列活动，全面提高企业管理水平和经营效率，实现企业价值最大化的一种管理方法。而信息化的全面预算管理体系则是指在网络系统平台上构建的企业全面预算管理系统以及相应的组织机构和管理制度等，它和以前的企业预算管理体系相比有着新的显著的特点和不同。

二、信息化全面预算管理对铁路系统的重要性

信息化全面预算管理的设计与利用，对降低铁路企业成本起着至关重要的作用。按照铁路核算特点，铁路物资系统属于成本支出中心，财务预算管理以控制成本支出为重点。铁路企业特别是铁路物资系统，业务人员多，每个业务人员对应多家供应厂商、运营站段及多种采买品类，业务岗位的情况复杂，外部环境也经常变化，如采购市场价格经常变化，如运营站段预算资金经常调整，如果没有全面预算管理这一战略性举措，业务人员就不能及时掌握价格变化和站段预算资金情况。但是，企业中全面预算管理往往效果不理想，如上所述企业中全面预算管理存在着诸多问题，其关键原因之一，就是企业对信息资源的管理相对滞后，信息处理的中间环节多，导致大量预算管理信息不能及时处理，信息传递速度慢，信息资源不能及时共享，也无法对预算项目的资金进行及时跟踪、控制，对预算的分析无法全面及时地进行，预算偏差不能及时发现、调节和纠正，预算管理将处于“预而不算”的状态。企业及时推行信息化的全面预算管理，为解决全面预算管理中的这些“瓶颈”问题创造了客观条件。在预算管理系统平台上，企业可以构建信息化的全面预算管理体系，对预算业务中的各个环节和监控点，重新进行规划、管理、控制。预算管理信息化可以做到信息及时反馈，能够适时地掌握和控制预算执行情况和各个责任单位责任预算的履行情况，并根据反馈信息做出相应的决策，控制经济活动的实际状况脱离预算的差异，保证预算目标的完成。通过网络信息的技术支持，可以将预算管理很好的从人控转为机控，尽可能将一些无须人工干预的管理标准、参数等嵌入到管理系统中，形成系统刚性约束，另外，通过海量业务处理及对账稽核，增强对重点业务、重点环节、重点时段的操作风险的实时监控能力。

三、构建信息化全面预算管理的探索与思考

全面预算管理是由一系列预算构成的体系，各项预算之间相互联系，构建信息化全面预算管理体系，首先是要规划好建立在系统平台上的预算管理模块，铁路物资系统预算管理模块必须与财务核算系统、物资系统等相关系统相匹配，其次对预算管理流程进行深入调查分析，把预算相关的业务流程层层分解，重新组合嵌入到预算管理模块中。

预算管理信息系统总体上分解为两大层次，第一层次是预算管理编制模块，侧重期初预算的编制及预算数据的实时动态调整。企业的预算管理系统是一个相对静态的系统，主要在每年年末编制第二年全年的预算。预算项目可结合企业自身设计，如铁路物资系统的预算项目可分为经营预算和财务预算。再将经营预算包括采购预算、供应预算、成本费用预算，财务预算包括现金预算、预计利润表、预计资产负债表等。

第二层次是预算管理控制模块，侧重预算指标的考核、预算数据的监控及查询等内容，对预算管理中的具体工作进行实时管理和控制。预算控制是企业开展全面预算管理的一个重要环节，也是企业进行全面预算管理信息化需要考虑的一个重要方面。具体包括责任中心考核体系、预算指标体系、预算对比与分析、预算数据实时查询等几个部分，通过预算控制系统，预算部门可以很方便的对各预算单位的预算进行有效预警和控制。通过将预算控制和日常审批流程相结合，在业务活动发生前，通过相应的审批过程，达到事前控制的目标。与预算编制系统相同，控制系统也需要具有同实际核算、ERP等业务系统及预算编制系统的数据整合能力，保证各模块的信息无缝连接。

另外，在系统中要使预算管理体系能发挥其作用，还要对组织机构的职能部门进行结构重组，建立全面预算管理体系负责的专职部门，设立预算管理组，赋予相应权力并实施新的预算管理制度，实行与会计“集中核算”模式相适应的“集中预算”的企业预算管理模式，并由指定的财务系统某一职能部门具体统一管理。

四、实施信息化全面预算管理应注意的问题

在建设信息化的全面预算管理体系时，要达到既定的效果，应在以下几个方面加以关注。第一，全面预算管理要与企业发展战略相结合，企业全面预算管理要服从于企业战略目标，并且是实现企业战略目标的保障体系。第二，全面预算管理要突出重点，强调企业的生产经营活动全过程管理，但不能不分主次，要对影响企业盈利目标和战略发展的关键环节和重点过程实行重点管理。第三，遵循先易后难，分步实施的原则。许多企业由于员工和管理者的观念和素质有待改变和提高，基础资料不全，生产经营过程复杂，信息量大，因此，信息化的全面预算管理在企业实施必须先从容易做的开始，循序渐进不断完善。第四，坚持全过程控制的原则。对在企业实施全面预算管理系统以后，为进行全过程控制提供了条件和可能，要加强事前和事中控制的力度，将控制的重点前移，以达到更加主动控制预算资金的效果。第五，坚持责、权、利相结合的原则。努力做到责任明晰，权、责对等，并与经济利益挂钩，奖罚分明。第六，坚持客观真实的原则。对预算指标定得不准，或者因外部原因造成原来预定的指标无法完成时，应及时调整纠正，使全面预算管理体系更加科学合理。

世界金融危机爆发，全球经济下滑，在当前大环境不确定的外部因素下，外部条件越来越苛刻，内部控制能力的好坏，直接影响到铁路企业的方方面面，包括各项业务、业务流程中的各个环节和企业中的每一个成员。全面预算管理作为为数不多将铁路企业所有关键问题融合到一个体系内的内控管理方法之一，是铁路企业提升内控、增强企业综合竞争力的最好切入点。信息化全面预算管理的突出特点是处理预算信息准确快捷、效率高、面向生产运作流程、数据集中处理、覆盖面广，这是铁路企业预算管理的发展方向。实施全面预算管理，离不开组织与企业制度的保障，现代企业的全面预算管理，更离不开信息技术、尤其是软件技术的支持。

总之，构建信息化、网络化全面的预算管理体系是一项长期的系统工程，也是企业预算管理的研究和发展方向。