国外公共图书馆总分馆制典型案例分析及其启示——以洛杉矶公共图书馆总分馆制为例
2010-07-18北京师范大学图书馆北京100875
刘 兰(北京师范大学图书馆 北京 100875)
黄国彬(北京师范大学管理学院 北京 100875)
数字化、网络化环境下,总分馆制以其在资源共享方面的突出优势受到国内外图书馆界的重视,尤其是伴随着城市规模的不断扩大,总分馆制为公共图书馆的服务拓展提供了最佳选择,在国外得到成功的应用和推广。与国外相比,我国部分图书馆已开始探索实施总分馆制,虽取得了一定的成效,但仍处于探索阶段,发展模式很不成熟,总分馆制的优势也未得到充分发挥。在理论研究方面,国内虽然有些学者已经进行了一些探索,但相关研究较少,理论研究不足,且对国外先进实践与理论研究借鉴不足[1]。因此,调研国外具有代表性的图书馆总分馆制,剖析其先进经验,对我国图书馆通过推行总分馆制实现图书馆功能最大化具有重要的借鉴意义。
1 总分馆制的特点与类型
1.1 总分馆及其特点
总分馆通常是在一个城市或一个地区中设一个总馆或中心馆,其他馆作为这个总馆的分馆,总馆对分馆的人、财、物实行统一管理,分馆是总馆派出的一个机构,专门从事读者服务工作。总分馆之间有高度统一的协调管理、严格完整的组织体系和事业发展统筹规划,且严格按照服务人口的数量设立图书馆服务网点[2]。
分馆一般指一个较大的图书馆系统的附属单位,设立于特定(购买或租用)的房舍或场所,在此空间内可以独立运作,拥有足够的馆藏供读者阅览,由专职人员负责管理,同时依照既定时间有规律地开放给公众使用[3]。
设置分馆时通常需要考虑4个方面的因素,即图书馆的目标、社区内的人口状况(通常认为为了有效提供服务,每35 000-50 000人口中至少要有一个分馆提供服务)、区域内的物理障碍(即图书馆读者到达图书馆的物理距离,通常认为一个分馆可以为其半径范围在1.5到2英里的读者提供服务,这个距离随着汽车的拥有数量的增加和人口移动性的增强而扩大,一般认为15-20分钟的路程是比较合适的,且要考虑图书馆附近的停车场等设施)、社区内的社会经济因素(如社区内的经济、种族、教育状况)等[4]。
1.2 分馆类型
根据不同的标准,可以将总分馆模式中的分馆划分为不同的类型,如依据服务对象及馆藏性质,分馆可区分为一般性分馆及专门性分馆;依据其组织体系,分馆可区分为单一系统分馆、联盟系统分馆、合作系统分馆、州图书馆系统分馆等。通常情况下,依据分馆规模和功能,将其分为以下几种类型[4]:①地区分馆(Regional Branch),是指较大型的分馆,是某一区域中的一群小型图书馆的资源及行政中心,负责与总馆行政部门联系,解释该区政策与操作程序,并监督、协调其下一层分馆的馆藏资料、人员及相关服务,提供必要的支援。这类分馆设备完善,人员、经费、馆藏均相当充足,规模和功能接近总馆,某些地方称之为区图书馆(District Library或Area Library)。②社区分馆(Community Branch)或邻近分馆(Neighborhood Branch),规模次于地区分馆,与社区关系密切。其组织颇为完善,图书采购、编目与处理由总馆负责,其主要功能是提供读者服务,包括流通、参考咨询及其他特殊服务。馆内设有专业人员负责业务工作。这类图书馆是标准的图书馆分馆。③次分馆(Sub-branch),规模较小,馆藏以满足一般阅读需求的图书及畅销书为主,主要功能是提供流通服务,多半由非专业人员负责管理,每周开放时间较少,设置的地点多为偏远地区。④寄存站(Deposit Station),通常设于特定地点,如医院、消防站、商店、拘留所、俱乐部、机场等。主要为较少到图书馆的读者提供基本阅览服务,其藏书由总馆定期更换,是非正式分馆。⑤图书馆分送中心、阅览中心(Book Distribution Center or Reading Center),类似于次分馆,馆藏以基本参考馆藏、快速参考资料及畅销书为主,属于社区图书馆的一部分,补充社区图书馆的不足。⑥移动图书馆(Mobile Branch),该类型分馆以汽车为空间载体,是可移动的分馆。通常情况下,在移动图书馆的汽车内部均设有书架和阅览桌椅。巡回站设于偏远地区,定期提供定点服务,并视民众利用情形,每站停留15分钟、半天或全天。
2 洛杉矶公共图书馆总分馆模式分析
2.1 洛杉矶公共图书馆及其使命
洛杉矶公共图书馆(Los Angeles Public Library,简称LAPL)始建于1872年,是美国最大的公共图书馆之一,目前包括1个中心图书馆(Central Library)和72个分馆(Branches),拥有600多万册馆藏,为美国最多的用户群(近400万)提供服务,服务的地理范围覆盖470平方英里。根据所处地域,72个社区分馆(Neighborhood Branch)分属于中心及南区(Central/Southern Area)、东峡谷区(East Valley Area)、好莱坞地区(Hollywood Area)、东北区(Northeast Area)、西峡谷区(West Valley Area)、西区(Western Area)等六大地区分馆(Regional Branch)[5]。
LAPL的使命在于提供免费、容易获取的信息、思想、图书和技术,为社区内的所有居民提供丰富的信息资源,支持本地教育,促进社区居民的文化素质提高[6]。
2.2 集成统一的组织管理
洛杉矶公共图书馆是洛杉矶市政的一个独立部门,由图书馆管理委员会(Board of Library Commissioners)负责管理。图书馆管理委员会经过市宪章的认定,委员由市长亲自征选并获得市会议同意后委任,委员会由5人组成,任期5年。委员会负责制定和实施整个图书馆各种必要的规章制度。首席执行官是整个图书馆的馆长(City Librarian),由市长任命、理事会确认,负责图书馆日常工作的管理。图书馆共设有图书馆管理部、图书馆基础设施部、信息技术与馆藏部、分馆服务部、中心馆服务部、系统协调办公室、业务处、人力资源处、公共关系办公室等业务岗位部门对图书馆工作进行管理。其中分馆服务(Branch Library Services)部门下设有执行主任、助理主任及六大分区主任,对分馆业务工作进行具体管理[7]。
2.3 制定并实施总分馆发展战略规划
为了明确图书馆的发展方向,洛杉矶公共图书馆特别注重战略规划的制定。通过制定周密详细、具有前瞻性、切实可行的战略规划,为图书馆的长期发展确定方向,指导图书馆的各项具体工作。
2.3.1 制定分馆设施规划,分期逐步实施推动。
1988年由图书馆委员会批准,制定了《洛杉矶公共图书馆分馆基础设施规划》(The Los Angeles Public Library Branch Facilities Plan)[8]。该规划包括两大部分,一是分馆站点选择指南,基于社区位置和服务人口数量确定分馆规模和特点;另一个是项目名单,识别现有分馆的状态和需求,确认那些目前没有分馆但需要设立分馆的社区。
该分馆设施规划制定了图书馆分馆规模标准[9],建议对于居民数少于45 000人的社区,分馆规模应该为12 500平方英尺,物业面积规模应达到32 500平方英尺;多于45 000人的社区,分馆规模应该达到14 500平方英尺,物业面积规模应该达到40 000平方英尺。对于地区分馆,分馆规模应该达到20 000平方英尺,物业面积规模应该达到52 000平方英尺。而对那些人口数量超过90 000人的社区,建议考虑增加一个新的分馆。考虑到可获取的资金规模和配置、建筑物限制,某些分馆的具体基础设施可以与本建议的规模有所出入,根据需要适当调整。
该分馆设施规划还建议图书馆分馆应该设于居民区,图书馆一层建筑更要考虑安全因素,室内设计要充分照顾到残疾人的需要、目前和未来电子技术的需要,要考虑到未来可拓展的书架和座位空间,尽可能保证为社区提供一个会议室。图书馆应该容易识别,交通方便,考虑与该区学校、其他社区图书馆的相对位置。
该分馆设施规划执行当年,63个分馆中只有少数几个分馆达到站点选择指南规定的建馆标准。一期工程是1988年的Bond Program,为26个项目提供了5 340万美元,并建立了29个图书馆馆舍。LAPL成功地从联邦基金社区发展补助奖、加州图书馆85号提案、图书馆书友会等处获取分馆建设项目资金共10 800万美元。二期工程于1998年启动,为32个项目提供17 830万美元,原定的32个项目按照预算如期完成,并通过节约的管理费用、书友会的捐赠、加州图书馆14号提案获取的共22 630万美元额外新建了4个分馆。2005年,图书馆完成了其15年的建设规划,通过修复和扩建,成为美国最大的中心图书馆和拥有64个分馆的图书馆,并配置了一流的计算机设备[10]。
2.3.2 征求各方意见,谨慎制定图书馆发展战略规划。
2005年,图书馆完成了分馆设施规划,实现了其1996年的战略规划目标,并着手新一轮战略规划制定的准备工作。为此,图书馆再次发起对图书馆资源、服务和设备新需求的调研,对近10 000名读者实施了系统的用户满意度调查,举行地区会议、社区会议指导分馆设施规划草案的修改,通过会议和访谈为战略规划做准备。在达伯利加西亚联营公司的指导下,《2007-2010年战略规划》的制定委员会包括公众、图书馆员、图书馆管理者、图书馆委员会、图书馆书友会、洛杉矶图书馆基金会、市长办公室、洛杉矶市委员会成员和该市兄弟机构。通过调查研究、社区论坛和读者访谈,识别出图书馆的优势和机遇,为制订战略规划获取背景信息。该战略规划确定了包括改善我们的社区、把技术的优势带给每个人、帮助学生取得成功、提供阅读引导、支持终身学习、提供新的流行资料、创建一个文明城市、拓展文化意识8项主要目标作为图书馆发展目标,制定了实现这些目标的具体方案和时间。这些都紧紧围绕着图书馆的使命[10]。
2.4 拓展资金来源,促进分馆发展。
随着城市规模的不断扩大和居民人数的不断增长,修复、扩建、新建图书馆分馆以满足用户需求并实现图书馆为市区每个公民提供平等、方便获取图书馆资源的使命,显得相当迫切。洛杉矶公共图书馆是由市政拨款的独立单位,有限的市政拨款不足以支持图书馆发展所需。洛杉矶公共图书馆积极拓展资金来源渠道,采取各种方式获取社区资助。
2.4.1 通过建立基金会筹集资金
1986年,大火烧毁了洛杉矶公共图书馆原中心馆。当地企业和社区领袖发起了筹集资金挽救被大火毁坏的40多万册图书的救书运动,数以千计的志愿者筹集了上千万美元。受到源源不断捐助的启发,Cook L M和当地的民主领袖一起创建了公共/私有委员会,确保洛杉矶公共图书馆的持续发展,于是1992年洛杉矶图书馆基金会(Library Foundation of Los Angeles)成立,Cook L M先生成为基金会的首任主席。该基金会是独立组织,是洛杉矶公共图书馆的伙伴,为那些不受市政支持的项目筹集资金。该基金会自成立以来共筹集了8 000万美元,平均每年为图书馆筹集500万美元,支持图书馆资源、服务和项目,帮助中心图书馆和72个分馆的建设与发展[10]。
2.4.2 通过书友会获取物质和经济捐赠
LAPL有很多基于社区的支持组织,通常称为书友会(Friends of the Library Groups),为图书馆筹集资金并资助项目,帮助提高社区图书馆的服务。LAPL共有70多个书友会,有些早在20世纪70年代初就已经建立,很多是20世纪80年代建立的,随着新分馆的建立,一批新的书友会随之成立。书友会通过图书销售、拍卖用户捐赠的与图书馆业务不直接相关的物品及其他方式筹集资金。书友会每年要向图书馆馆长和图书馆委员会提交年度财务报告[11]。
此外,LAPL还从联邦政府、州政府处获取各种资助,如在1988年分馆设施建设一期和1998年分馆设施建设二期工程期间,图书馆得到来自书友会、联邦政府的各种支持,促进了新馆的建设。
LAPL通过各种途径拓展图书馆的资金来源,不是取代市政拨款,而是作为补充,以更好地促进图书馆分馆的建设和图书馆资源、服务及各项工作的完善。
2.4.3 图书馆分馆数量持续增加,规模不断壮大。
LAPL制定了《洛杉矶公共图书馆分馆基础设施规划》,该规划根据社区规模和人口数量规定了分馆规模。随着城市的发展、人口的增加,在《洛杉矶公共图书馆分馆基础设施规划》的指导下,受市政拨款、图书馆基金会、书友会等资助,通过1988年的一期工程和1998年的二期工程,LAPL分馆数量持续增加,规模不断壮大,服务时间持续延长,服务能力不断提高(员工数量不升反降)(见图1)。
图1 LAPL分馆发展情况
2.5 吸引社区公众支持和参与,促进总分馆服务深入社区。
LAPA通过各种方式获取当地民众的支持和参与,促进图书馆自身发展,促进图书馆服务深入民众。主要途径包括以下几种:
2.5.1 通过多种方式吸引社区公众捐助资金
LAPL通过洛杉矶公共图书馆基金会、图书馆书友会等方式吸引公众为图书馆捐助,为图书馆开拓资金来源,共同建设图书馆。
2.5.2 通过志愿者的形式吸收社区公众参与图书馆服务
LAPL提供多种志愿者岗位,吸收社区公众参与到中心图书馆和各社区分馆的业务、服务工作中。如志愿者可以作为中心图书馆导游(Central Library Docents),引导游客游览中心图书馆,为游客解说图书馆建筑中蕴含的文化与艺术、图书馆的古籍及特殊服务;可以加入书友会,为社区分馆和中心图书馆提供服务;年满21岁的工作人员还可以申请成为“儿童导读员”,为来图书馆的儿童朗读,分享自己喜欢的图书;可以申请成为“居家之友”,为退休或因为健康原因居于家中的读者送递图书和图书馆其他资料;可以作为扫盲员,帮助存在阅读障碍的读者(如文盲)提供基本的阅读和写作技巧指导;可以为突发事件和特殊项目提供服务和帮助[12]。
2.5.3 通过各种形式吸引社区公众献言献策
LAPL非常注重用户的意见,在制定各种政策、规划时尽可能调查用户需求,获取社区公众意见。如在制定《2007-2010年战略规划》时,LAPL对近1万名用户实施满意度调查,通过召开会议、访谈等形式征求用户关于图书馆优势、图书馆机遇的意见,了解用户需求,让社区公众献言献策,为制订切实可行的图书馆战略规划做充分的调研和准备。
2.6 循序渐进推广先进技术应用,促进统一平台下的分散服务[10] 。
2.6.1 逐步推广各种先进技术、资源和服务在总分馆的应用
LAPL很早就意识到技术是图书馆提供良好服务的重要保障,承诺提供先进的基础设施、硬件、软件等以实现图书馆的使命,努力提供最新的、一流的技术以确保市区所有人能平等地获取信息。考虑到不同社区之间技术获取的差异,LAPL努力提供合适的技术和相关培训以及内容丰富的数据库,以缩小数字鸿沟。
1993年,LAPL开通图书馆网络。当时在线目录和流通系统在中心图书馆使用,随后两年,逐步在所有分馆推广。早在1997年,在线目录是基于字符的,通过哑终端获取,这些终端于2000年被淘汰,由PC机取代。
1994年,LAPL创建了自己的网站(http://www.lapl.org),成为图书馆资源和服务的入口,提供图书馆的一般性信息,包括中心图书馆馆藏、分馆位置与开馆时间、正在开展的展览、特殊事件等。
1995年,伴随着新的波特牧场分馆的开放,LAPL启动“虚拟图书馆项目”。该项目旨在创建一个广泛的网络分馆,通过各分馆提供公共服务的计算机工作站连接中心图书馆的电子资源。1999年,随着洛杉矶西区分馆的重新开放,虚拟图书馆项目建设完成。如今,3 100台供公众使用和员工使用的计算机已经联网,平均每个分馆的计算机工作站有25-30台公共计算机,提供前所未有的信息资源。这些工作站集中了LAPL可获取的所有电子资源,包括在线书目、150多个订阅数据库提供的期刊全文和报纸论文。这个项目很大一部分靠洛杉矶公共图书馆基金会筹集的私人捐赠实现,资助了58个虚拟图书馆,其他的分馆由市政预算资助。虚拟图书馆扩展时期,图书馆发展了基于网络的技术。
2004年,LAPL在中心图书馆计算机中心开通其第一个公共可获取的无线网络,该网络允许读者使用笔记本和掌上电脑无线上网,免费、公开、可获取的无线网络在2006-2007年扩展到所有分馆。
2.6.2 通过统一的图书馆网站实现统一检索和分布式服务
(1)在线目录和流通系统
这个系统提供以下服务:①随时随地从网上获取书目;②定位资料,包括图书、视频、DVD、CD和照片等;③预约资料,把资料送到读者所在的分馆以供读者取用;④取消不再需要的预约;⑤查看个人信息,如查看所借图书到期与否、是否有罚款等;⑥更新信息;⑦通过E-mail发出到期提醒和过期警告;⑧网上预约图书馆卡的注册。
(2)订阅数据库
除了目录,图书馆提供150多个订阅数据库,包括期刊和报纸全文,覆盖商业、医学、社会科学、自然科学、语言、文学、艺术等各个领域的资源。儿童和青少年可以获取与家庭作业相关的数据库,还有专门的资源供语言学习和扫盲,这些数据库很多只能在洛杉矶公共图书馆系统内获取,但在1999年图书馆曾经让拥有洛杉矶公共图书馆读者卡的用户进行很多资源的远程获取。
用户也可以获取一些非正式的CD-ROM文本数据库。这些资源被上传到中心图书馆服务器上,通过图书馆系统推广到整个工作站网络。开始图书馆主要依靠这些非正式的CDROM数据库,如今图书馆已经把很多CD-ROM数据库转换成网络获取。
2004年初,LAPL使用了一款名为Webfeat的集成软件实现跨库检索,读者不需要知道180多个数据库和索引(包括目录和LAPL网站)就可以搜索需要的信息。
(3)LAPL自建数据库
在过去6年间,图书馆对其馆藏进行数字化,使之可通过网络被获取。这些资源包括50 000余件历史照片等。
(4)在线咨询服务
1999年7月,LAPL增加了基于网络的读者服务——在线咨询。图书馆员通过网络回答读者问题,或通过E-mail解答咨询,或通过即时工具在线聊天。在线聊天部分使用“AskNow”(由联邦图书馆服务与技术法支持的合作图书馆系统),是24×7参考咨询的一部分。
(5)PC预约和印刷管理系统
2003年,图书馆实施公共图书馆预约系统;2005年4月,图书馆开放中心图书馆和所有分馆的计算机提供使用网上预约与使用登记服务,取代纸本签字的方法。图书馆还推出一个自助复印系统,使读者不必找图书馆员帮助,自己就能完成复印或打印,读者从计算机工作站选择、印刷和支付。
(6)E-book
LAPL购买并通过其网站为读者提供9 000多种电子书的公开获取。此外,2005年夏LAPL推出电子有声书E-audiobook,2005年11月开通E-music,2006年5月开通可下载的E-videos。而且,早在2000年,LAPL就开通了电子资源获取服务,在这种服务模式下,读者通过图书馆网站注册在线图书俱乐部,图书馆把某些图书前2-3章放到网上供图书俱乐部成员浏览,如果用户对该书感兴趣,可以到其所在地区分馆借阅。
(7)其他电子服务
LAPL还筹建了多个培训中心,提供各种培训服务。1997年和1998年,通过洛杉矶公共图书馆基金会的私人捐赠,图书馆建立了计算机培训中心,其中两个在中心图书馆,一个在中峡谷区分馆。2003年,在皮奥皮库/韩国城分馆建立了一个新的培训中心,该中心拥有30台台式计算机和其他一流的技术设备。此外,很多更小型的培训中心在所有的分馆建立,它们均配有10-12个网络计算机工作站和投影仪。图书馆还建立了6个便携式培训实验室,以便用于那些没有特定培训空间的分馆。这些便携式的实验室被称为“网络马车”,由10台无线笔记本和一个投影仪组成。
LAPL中心馆和各分馆业务紧密相连,读者通过图书馆网站检索相关信息,获取咨询服务。当读者需要借阅图书时,图书馆有一个运送部,负责将图书、邮件等运送到中心馆和分散在整个城市470平方英里的72个分馆,年运送量达550万件。根据读者的需求,通过馆际协调将读者所需要的图书送到读者就近的分馆。
3 洛杉矶公共图书馆总分馆模式的启示
3.1 制定总分馆发展的战略规划,稳步推进总分馆的发展。
一个完备周密的战略发展规划对任何图书馆来说都是非常重要的,而对于总分馆模式的成功更是至关重要。总分馆的发展应该根据图书馆服务的用户群特征、用户需求特点进行规划,逐步实施。洛杉矶公共图书馆制定了详细的图书馆分馆设施规划,根据现有分馆条件,分两期分别采取修复、扩建和新建的方式,促进图书馆分馆的建设与发展,逐步壮大图书馆分馆规模,为国内图书馆总分馆制的实施提供了很好的借鉴。我国图书馆也要根据自身现有情况,结合用户需求和发展趋势,制订详细周密的战略规划,稳步推进总分馆的发展壮大。
3.2 广开资金来源,促进分馆建设。
图书馆作为公益事业,在我国主要靠政府拨款。单一、有限的经费来源对于图书馆发展尤其是总分馆的发展壮大是不充足的。洛杉矶公共图书馆通过成立图书馆基金会与书友会等获取社区公众支持、拓展资金来源、促进分馆建设的做法对我国图书馆是一个很好的借鉴。我国很多高校图书馆受到著名商人的资助,如“逸夫楼”在我国内地高校广泛存在,因此,图书馆也可以积极以冠名等各种形式吸取企业、商人等的赞助和经费支持,促进分馆的建设与发展。
3.3 积极吸收志愿者参与图书馆服务
洛杉矶公共图书馆广泛吸收各种志愿者参与图书馆的服务工作,大大缓解了图书馆员工的工作压力。伴随着图书馆规模的壮大,图书馆员工数量不增反降,这对我国图书馆在实施总分馆方面也具有重要的借鉴意义。图书馆的工作需要开拓思路,积极吸收和启用志愿者、义工,使之进入图书馆服务的各个必要领域,一方面,能缓解图书馆的人员压力,节省人力成本,另一方面,可以促进图书馆与公众形成更加亲密的关系,促进这些志愿者、义工形成图书馆主人翁意识,有利于拉近图书馆与公众的距离,也使图书馆的服务更容易被用户所接受。
3.4 逐步推进先进技术在图书馆总分馆的利用,促进总分馆提供无差别的服务。
数字化、网络化技术的发展和运用,为图书馆提供更方便、快捷的服务从而实现远距离的服务提供了保障。洛杉矶公共图书馆很早就意识到信息技术的重要性,对各种技术首先在总馆或某一个或几个分馆试行开通服务,然后再逐步推广到所有分馆的做法为国内图书馆提供了借鉴。这种先在少数馆试验和示范的做法,一方面能尝试不同的实施方法和测试其实施效果,另一方面能使图书馆少走弯路,避免直接大面积使用造成的不必要的损失和浪费,最终推广到所有分馆,促进了总分馆无差别服务的实现。
4 结 语
LAPL是美国最大的公共图书馆之一,服务人口数量最多,拥有72个分馆,近年来得到快速发展,可以说是总分馆模式一个成功的典范,对我国图书馆尤其是公共图书馆在发展总分馆制方面具有重要的借鉴意义。但也应看到,由于具体国情不同、用户特点与需求的差异,我们不能照抄照搬国外的做法,如洛杉矶公共图书馆基金会的做法在国内可能很难实现,但其在制订战略规划、多渠道获取资金、吸收志愿者参与服务、逐步推进先进技术应用以促进总分馆的建设和发展的做法对我国图书馆是适用的。我国图书馆在推动总分馆模式发展时也要建立周密详细的战略规划,发动各种力量获取资金和人力支持,广泛利用先进技术,逐步推广技术在各个馆的利用,促进总分馆在资源共享基础上的效益最大化。
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