Excel在护理排班中的应用

◆ 陈皓雯

护理工作机动性大，护理排班需结合此特点灵活调整。护理管理者在每次排完班后，还必须花一定时间计算每人的累计休假和检验排班结果。如遇特殊情况调整排班的，还需重新计算和检验。笔者应用Excel一次性制作全年排班表、周排班表的方法，可依据护理工作要求科学合理快捷地进行排班，并可随排班变化自动计算休假；自动检验排班结果，防止工作疏忽，提高护理管理者的工作质量；还可按月计算工作量。应用Excel制作排班表，不需要另行购买专门的软件，简单易行，灵活机动，一般30分钟即可制作完成全年的周排班表。下面以我院中西结合科为例，制作2010年护士排班表，具体步骤如下。

1 方法

该科护理人员共15名，其中产休1人，每天至少需责任班4人，治疗班、办公班、针灸班、理疗班、晚班、夜班各1人。每日另设一机动班在家休息，遇科室通知15分钟内到岗。节假日增设二线班1名，由主管护师及以上人员担任，在家休息，遇护理疑难病例，应科室通知15分钟到岗。

1.1 制作方法

1.1.1 建立表格基本结构

打开Excel软件在最左上角的A1单元格中输入排班表的标题。在A3单元格中输入表头，在A3单元格以下选择适量单元格（在本科人员数的基础上预留4个单元格，以备增加人员）设置格式为文本。从A4至A17按本科排班基本规律顺次输入科室在岗护士姓名，在A21输入产休护士姓名。根据科室需要可为每个单元格添加批注，如各人的联系方法或其他特殊提示（生日)等。在B3至H3输入星期一至星期日。修改B2至H2的单元格格式为日期,在B2中输入 2009/12/28，C2 中输入“=B2+1”，使用自动填充功能，将公式填充至H2。在 I3、J3、K3、L3、M3分别输入“上周存休”、“本周存休”、“补休”、“合计存休”、“备注”。如图1。

1.1.2 建立排班内容格式

在N列输入可能出现的班次，把出现频率高的班次如责任班、办公班放在较上方的位置，把休、机动等出现频率高的班次放在最后，而频率低的班次如二线、开会等安排在中间，以方便排班时快速选择。在O列输入病假、产休、事假。选择B4至H20表格区域，点击菜单数据-有效性,在出现的对话框内把允许下的下拉框中的任何值改为序列，点击来源下方右侧选择键，用鼠标选定N列中填写班次的单元格后，再次点击选择键确定，或直接输入“=$N$1:$N$16”。同法设置O列内容为表格中B21至H22区域的序列来源，如图2。

完成操作后，点击B4至H22区域中任意一单元格，即可选择排班，不用手工输入，如图3。

1.1.3 制作公式计算休假

应用统计函数计算休假。注意在输入函数时输入法必须在半角状态下。在J4中输入“=1.5-COUNTIF(B4:H4,“休”)-COUNTIF(B4:H4,“出休”)-COUNTIF(B4:H4,“二线”)-COUNTIF(B4:H4,“机动”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“?/休”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“??/休”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“休/？”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“ 休 /??”)”，则J4出现的数值为自动计算的本周存休。如果是周休2天，则将上述公式中的1.5改为2。在L4中输入“＝I4+J4+K4”，L4自动计算出上周存休、本周存休和补休之总和。最后将上述公式分别向下自动填充至20行。在J21中 输 入“=0-COUNTIF(B21:H21,“ 病 假 ”)-COUNTIF(B21:H21,“ 产休”)-COUNTIF(B21:H21,“事假”)”，计算出本周病、产、事休天数。在L21输入“=I21+J21”，计算合计病、产、事休天数。填充此公式至L22。

1.1.4 制作公式检验排班结果

应用条件函数IF和统计函数COUNTIF嵌套检验排班。在B23单元格输入公式“=IF((IF(COUNTIF(B4:B17,“责?”)=4,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“治疗”)=1,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“办公”)=1,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“针灸”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“理疗”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“晚”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“夜”)=1,1,0))=1,“OK”,“NO”)”。注意输入此公式结束不能直接按回车键，而应同时按shift键+回车键。应用自动填充功能将公式填充到H23。如排班正确，当日对应的单元格中就会出现“OK”，反之则出现“NO”，如图4。

1.1.5 修饰基本表格

全选工作表，点击格式-自动套用格式，使上下相邻单元格背景颜色有所区别，表格清晰美观，便于查看。选择N、O列和无排班内容的18、19、20、22行，右击鼠标后选择菜单中的隐藏；选择需要的单元格区域，点击格式-行（或列或单元格）中的行高（或列宽或边框）项，调整行高、列宽及边框；将A1至M1标题行单元格合并居中。如有打印需要，调整打印设置。

1.1.6 制作宏复制排班表

删除空白的Sheet2和Sheet3工作表。点击工具宏VisualBasic（VBA）编辑器，点击VBA编辑窗口中的插入模块，重复此操作2次。在模块1中输入

按F5执行宏，即可快速复制此排班表52张。

在模块2中输入

按F5执行宏，则自sheet2至sheet53“上周存休”栏将依次引用上张表格“存假”栏数据。

在模块3中输入

按F5执行宏。此表实现全年日期自动填充。

1.1.7 设置修改密码

设置修改密码后，其他人员只能在“只读”的状态下查看该表，避免了无关人员误操作更改排班。2010年全年周排班表制作完成，把排班表文件设置为与护理部电脑共享文件，护理部就可直接检查科室排班情况，掌握人力安排状况。

1.2 使用方法

1.2.1 排班

点击B4至H22任意单元格，出现一下拉框，从中选择要排班次，每天排班正确时，相对应的23行单元格就会出现OK,反之则出现NO。当一周班次排定后，在K列中输入加班补休天数，每人相对应L列单元格则自动出现各自存休天数，无须人工计算。更改排班后，存休数目也会随之自动更改。同样点击B21至H22任意单元格，确定一周休假后，相应L列单元格就自动出现累积休假天数。

1.2.2 增设岗位

如有需要临时增设岗位时，可以在N列中选取本周未出现的班次更改。如本周需增设护理班1人，而没有开会这一班次，则可把N列“开会”更改成“护理”，这样B4至H20的下拉框中就会出现护理班。把B23单元格中公式更 改 为 ：“=IF((IF(COUNTIF(B4:B17,“责?”)=4,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“治疗”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“办公”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“针灸”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“理疗”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“晚”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“夜”)=1,1,0))=1* (IF(COUNTIF(B4:B17,“护理”)=1,1,0)),“OK”,“NO”)”，再将公式自动填充到H23即可。

1.2.3 调整人员

全选需更改的工作表，点击需更改的单元格并修改后，全选的工作表同一单元格的内容即全部更新。如要将赵**改为杨**。全选工作表，点击A5单元格，清除后输入杨**后按回车，则所有表格中A5都为杨**。

1.2.4 计算工作量

例如，需计算赵**5月份晚班次数，可选Sheet23!O5单元格输入以下公式：=SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(B2:H2)=5,B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet24!B2:H2)=5,Sheet 24~!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet25!B2:H2)=5,Sheet25!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet26!B2:H2)=5,Sheet26!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet27!B2:H2)=5,Sheet27!B5:H5,0)=“晚”))，按Shift+回车键后，此单元格内数字即为赵**5月份晚班次数。

2 结果

应用Excel制作周排班表简单易行，适于临床复杂多变的情况，对于提高护理管理人员的工作效率和工作质量有所帮助。修改密码的设置，可使非管理人员无法改动结果，也无需打印备存，完全实现无纸化办公。此表还可应用于医院其他班次调动频繁的科室、部门。

3 讨论

护理工作要求护理管理者根据临床实际情况灵活排班。在人员紧张、任务重的病区实行护理值班二线制，合理搭配，由高年资护理人员协助、指导值班护理人员抢救和护理[1]。陕海丽等[2]设计的月排班方式要求班次固定，护士相对稳定。不符合弹性排班原则，不适用于调整较为频繁的科室。彭金莲[3]所设计的周排班表只能以5个星期为单位计算工作量。且都无自动填充全年日期、自动计算休假、自动检验排班结果的功能。而使用“护理管理”软件系统，虽可计算护士休假天数，但一周工作开始后，即不能进行改动[4]。本排班表解决了上述问题，此表计算工作量的最小单位为0.5天，尚无法实现按小时计算工作量，且不能体现加班时长，笔者将在以后继续改进。

[1] 王晓红,高丹.病区护理人力资源配置研究.中国护理管理,2009,9(9):53.

[2] 陕海丽,王颖,李丽.护士月排班表的设计与应用.护理管理杂志,2007,2(2):50-51.

[3] 彭金莲.Excel软件在排班中的应用.护理学杂志,2007,1(22):13-14.

[4] 胡军.应用“护理管理”软件进行护理排班的体会.中国伤残医学,2006,14(2):66.