中国人民大学：“数字迎新”全面服务新生

文/葛泓

中国人民大学校园“数字迎新”的建设工作开始于2007年，是中国人民大学“数字人大”建设工程总体规划应用项目建设的内容之一。其宗旨是用信息化手段建立一个规范和完善的迎新业务流程，为校内各个部门搭建一个协同工作的迎新平台，为新生提供一条快速开始校园生活的通道，充分体现全方位服务学生的理念。

目前，中国人民大学校园“数字迎新”从录取通知书的发放开始，涉及招生管理、学籍管理、后勤住宿管理、财务缴费管理、校园卡管理、餐饮管理、图书借阅管理、洗浴管理、门禁管理、教务管理、校园网络服务等多项管理职能业务和校园服务业务。

招生录取与报到和缴费

每年招生录取工作期间，下发录取通知书是分批进行的，这个时期还没有生成统一学号。招生与就业处和研究生院在录取通知书上打印录取通知书号和录取通知书号的条码，该条码会在新生报到时发挥很大的作用。同时，财务处已经为每个录取的学生提前办理了银行卡，随录取通知书一起下发给新生。

招生工作结束后，招生信息传送给“数字人大”电子校务平台，通过学籍管理系统，生成统一学号，并生成学号和录取通知书号的对照表和新生信息表，全校各个应用系统将共享统一学号和新生信息。

教务处、研究生院和各院系共享到新生信息后，通过“数字人大”电子校务系统为新生排课表，学生工作处为新生安排减免学费，助学贷款，并将减免贷款信息共享到财务处缴费系统。

后勤宿管科共享到新生信息后，在宿管系统中确定宿费标准，为各个院系的新生分配宿舍区域。院系学生科根据本院新生的住宿区域按照统一学号将新生分配到具体的宿舍和床位。

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新生报到后，后勤宿管科扫描录取通知书上条码，通过录取通知书号和学号对照表，确认新生住宿信息，在几秒钟内完成住宿登记。宿管科最后生成新生住宿信息表和新生宿费表，共享给财务处、学生管理处、保卫部和各个学院。

财务处根据新生宿费信息以及学费信息，开展收缴费工作，并生成新生缴费信息表。招生就业处学籍科根据缴费信息表以及奖惩等条件，确定是否允许学生注册。

保卫部根据新生住宿信息在新生报到当天开展办理户籍相关工作。

校园卡与餐饮、图书借阅和注册

新生录取通知书下发后，校园卡中心开通新生照片上传系统，按照录取通知书号和身份证号进行认证。要求上传照片的文件名为录取通知书号，大小不小于30K。这样，在新生报到前采集到部分新生照片，并与学号匹配，挑选出不符合要求的照片文件。有将近一半的新生校园卡已经在新生报到前制作好，并与银行卡绑定，开通校园卡储存、转账和自助查询功能。新生在到院系报到时就可以拿到校园卡。

图2

新生报到时，校园卡中心按照共享的新生信息，针对未上传照片的新生开展现场照片采集工作，照片采集后24小时内制作完成校园卡并生效。校园卡中心最后生成新生校园卡信息表。

图书馆借阅系统、后勤餐饮系统、洗浴系统和门禁系统以及校医院刷卡就医系统共享到新生校园卡信息后，为新生开放各自系统的使用权限，新生拿到校园卡的同时就可以使用这些系统。

“数字人大”门户和应用平台共享校园卡新生照片，用于辅助学生管理等。

中国人民大学学生电子注册系统是一个典型的业务协作系统，特别是校园卡系统和财务系统都具有独立的数据库和私有专网，共享数据和流程化的业务处理是系统实现的关键。

招生就业处学籍科给出需要注册的学生名单，学生工作处给出学生的奖惩信息、减免助贷信息，财务处给出学费缴纳信息，学籍科生成允许注册的学生名单。允许注册名单传给校园卡系统，学生在校园卡自助终端上进行刷卡注册，注册后的信息返回学籍管理系统做注册标志。特殊原因不能到校的学生，可以在网上进行注册。需要注册但是不满足注册条件的学生进行注册时，系统会提醒。新生拿到校园卡后，就可以刷卡注册。

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网络服务与“电子校务系统”

新生报到后就可收到校园网服务手册和学生上网客户端安装光盘，详细说明了学校提供的校园网服务内容和使用方法。学生可以在学校的各个地方使用校园网，室外可以使用校园无线网。学生上网的计费方式为按流量计费，分成5元、10元、15元和60元四个档次，需要安装计费客户端。新生可以通过校园卡转账的方式预交所选档次的网费即可注册使用校园网。

新生可以通过学号和身份证号登录校园电子邮件系统，注册自己的电子邮箱。邮箱容量为300M，邮箱网络存储空间为100M。

新生可以通过学号和身份证号登录“数字人大”电子校务系统查询教学计划和课程信息，可以登录校园vpn系统在校外远程访问图书馆资源，可以登录IT服务管理平台service.ruc.edu.cn申请服务、使用自助服务知识库。

“数字迎新”建设和实施中的问题和经验

中国人民大学启动“数字迎新”的一个现实切入点是：“数字人大”电子校务系统建立和运行了学生宿舍管理系统，在新生报到前就为他们分配好了宿舍，报到后只需登记确认一下，但是新生在办理住宿登记时仍然在烈日下形成排队长龙。这件事引发学校思考：学校已经建立了相对完整的电子校务系统，包括招生管理、学籍管理、校园卡管理、学生工作管理、宿舍管理以及财务缴费管理、图书借阅管理都已经在运行，基本实现了全校数据共享。然而，新生报到后进行住宿登记，学生不知道自己的学号，而宿舍分配时按照学号进行的。所以还是需要现场填写住宿卡片、填写住宿信息。新生报到后办理校园卡，从采集照片开始，校园卡中心投入大量人员和设备也不可能在一天之内完成几千新生的照相和制卡工作，新生往往在一周后才能使用校园卡。如果单从宿舍管理和校园卡办卡业务上看，都没有问题。以往的应用项目建设也都是以业务为主体，围绕业务来开展的。然而，校园信息化的最终目标是服务于师生的，师生是主体。因此，学校改变以往的建设思路，用“以学生为主体”的思路来设计实现“数字迎新”，为迎新建立一个联动的业务流程，为迎新做最充分的准备工作，让新生在最短的时间内开始正常的校园生活和学习。

本着这样的建设思路，学校在实施中还是遇到了两个问题：

1.数据传输以实现数据共享的问题。由于校园卡管理和财务管理系统都有各自的数据库和专网，图书借阅系统也有独立数据库。学校使用数据传输工具来实现数据的共享，虽然做不到实时共享，但是要力争尽可能短的同步时间。开展“数字迎新”的前两年，传输工具总是不能稳定地运行，需要工程师进行大量的手工干预，使迎新工作总是出现一些磕绊。之后通过优化传输数据项，改善传输方式，升级工具，几乎不再需要人工干预。

2.涉及迎新的业务部门之间在流程、时间上的协作问题。起初，业务部门习惯于只关注自己部门的业务处理，没有流程的概念和全局协作的意识，只要一个部门的业务处理延迟或出现差错，导致整个迎新流程无法运行。网络与教育技术中心作为“数字迎新”系统的开发者，需要不断提醒出在各个环节上的业务部门及时完成相应的业务处理。经过几次磨合，业务部门也从“数字迎新”中释放了自己的业务处理压力，认清了流程，自觉形成了协作的习惯。

中国人民大学“数字迎新”工作的开展，是建立在校园网平台和“数字人大”电子校务平台的成熟运行之上的，也是建立在学校教育管理流程整合和协同工作之上的，还是建立在全校数据共享之上的，所以它是以人为本，数字化、网络化、高效率的实现模式。