高等学校档案执法检查后的几点思考

□顾祖根

（作者为江苏省档案局副局长，江苏南京210008）

去年底，江苏省档案局会同江苏省教育厅依据《中华人民共和国档案法》，教育部和国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》及江苏省档案局印发的《关于认真贯彻实施<高等学校档案管理办法>的意见》，在全省120所高等学校自查的基础上，组织了由省档案局领导带队，省教育厅有关同志参加的6个执法检查组，对全省14所高等学校档案工作进行了行政执法检查。所检单位领导重视，组织严密，资料齐全，馆藏有序，给参加行政执法检查的同志留下了深刻的印象。

一、提高了档案工作者对行政执法意义的认识。行政执法检查时间不长，但给档案工作者产生的影响是深远的。一是行政执法检查对担负执法任务的领导和同志们来说是一次全面、深入、联系实际学法的过程。常言道，打铁需要鎯头硬。要想行政执法好，首先执法者要学好法，系统地了解掌握法的理念，这样，才能在执法过程中发现问题、指出问题、解决问题，才能让被执法的单位既看到成绩，又看到问题，更看到努力的方向；才能让执法的理念，依法办事的思想树的更牢，执行的更好。二是行政执法检查是被执法单位紧贴实际用法的过程。被检单位接到省行政执法检查的通知后，及时向校党委、校领导汇报，自觉对照法条，对照检查的内容逐一自查，看哪些法做到了，哪些有差距，对照法条做到缺什么补什么。中国矿业大学、盐城工学院档案馆按照行政执法的要求，对建校以来的馆藏档案以法清整，对档案条目进行数字化加工，所检资料规范有序，给行政执法检查的同志留下很好的印象。三是行政执法检查是执法者与被执法者弘法的过程。一个好的法令需要认真学习，反复学习，特别档案法不仅要让档案人学法、知法、守法，也要让全国公民了解档案法，用好档案法，自觉按档案法办事。所以说，档案行政执法检查的过程是一次学法、用法、弘法的过程。

二、促进了高等学校档案工作的落实。省档案局、省教育厅组织开展全省高等学校档案工作行政执法检查，在全省高等学校引起积极的反响。一是引起校党委、校领导对档案工作的重视。我听取了各单位情况汇报，有一个共同的特点，学校把档案工作摆到了党委的议事日程，有专职分工领导，有专门的组织，有专门的馆室，有专职人员，有现代化的办公设施。盐城工学院2009年9月、10月两次由院长王保林主持召开行政办公会议，研究档案馆建设，立专项，拨75万元专款用于购置档案密集架。中国矿业大学在新馆建筑面积3300m2的基础上，还预留了一层用于档案事业的发展。连云港师范高等专科学校在校舍十分紧张的情况下为档案馆新建了600m2的馆室。二是建起了一支高素质的档案干部队伍。高等学校是教书育人的学府，学校党委、领导对人才的培养十分重视，在档案馆建设中，十分重视档案人才队伍的建设。中国矿业大学有档案工作人员11名，馆长周晓林，四川大学档案系毕业。该馆向社会招录了2名档案专业硕士学位的研究生，另有2名同志是档案专业的在读硕士生，正高级职称1名，中级职称7名。全校共有115名兼职档案人员。其中文书档案兼职人员67名，科技、荣誉档案兼职人员20名，会计档案兼职人员7名，照片档案兼职人员21名。这样的架构，像一张网一样，把档案工作渗透到了学校建设的方方面面，使档案资源、档案利用覆盖了整个学校。三是按章办事、以法办事的观念得到了加强。档案工作从它一创立就有一套完整健全的工作机制。高校档案工作也一样，对档案工作认识也是一个不断递进的过程。从无到有，从小到大，从不规范到逐步规范，按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》联系本校实际拟制了档案工作的规章制度。在行政执法座谈中，高校档案工作者一致感到，档案工作涉及面宽，门类繁多，工作量大，但只要按章办事，依法管理，档案工作就抓住了笼头，抓住了根本，就能纲举目张。

三、提升了高等学校以法建档的理念。档案执法检查对高等学校档案工作创新发展，提供了有益的帮助。一是高等学校档案馆建设的标准高了。国家档案局有关档案馆建设“五位一体”的要求，为高等学校档案馆建设确立了新的标准，参加行政执法检查高校的各位领导纷纷表示，高等学校的档案馆一定要按照国家档案局有关档案建设的新要求，按“五位一体”的新标准，做到顶层设计，长远规划，传承校史，服务教学，为江苏高等学校又好又快发展作贡献。二是高等学校档案资源的覆盖更全了。行政执法检查中，把档案资源的覆盖作为一个重点，使高等学校档案工作者由重视教学档案、学生档案、会计档案、文件资料等，发展到也要重视学校的历史档案，声像档案，名人档案，就业档案，社会实践档案，服务农村、社会、文化生活等档案资源。中国矿业大学、连云港师范高等专科学校都是建校100年的老学校，因历史变迁，学校几经变迁、更名，一些档案史料都散落在社会、个人手中，由此，收集和征集档案史料的工作十分艰巨，通过行政执法检查后，这些高等学校的领导和档案工作者都深感责任重大，要用全力、下功夫，最大限度地把学校档案史料收集、征集到位，把现有的档案资料保存好，把再生的档案资料分门别类归档好。三是高等学校档案服务意识增强了。档案工作要服务于政治、经济、社会、文化和党的建设，高等学校档案工作要服务于教学、老师、学生、科研和社会，对此，工作在一线的高等学校档案工作者不仅工作敬业，而且为了搞好档案服务工作，克服困难，想方设法为查档老师、学生提供便利。据统计，中国矿业大学2000年以来，平均每年的档案利用量为5000卷次，利用人数在1500人；2008年的档案利用量达11371卷次，利用人数为1663人；2009年档案利用达18893卷次，利用人数达1960人。

（作者为江苏省档案局副局长，江苏南京210008）