档案保护信息分布的网络调查

□黄广琴 颜川梅

档案保护信息是解读档案遗产必不可少的一部分，是保护管理有效开展的前提，也是文献遗产申报的有力保障。因此在保护管理的实践中，我们不仅要重视对这些信息的采集记录，还要有效地对其进行管理，必要时可以适当整合这些信息，以便于保护信息和共享知识。然而档案的保护信息并没有引起档案界及相关部门足够的重视，这种忽视直接影响到档案保护信息在网络上的分布、数量与质量。由于互联网中超链接的应用很普遍，理论上从一定范围的网页出发，就能搜集到绝大多数的网页，搜索引擎便是基于这一理论建立起来的信息检索工具，本文便是借助“搜索引擎”所进行的针对有关档案保护信息的网络调查及分析。

一、网络调查方法及过程

1、搜索引擎的选择：中文检索选择“百度”，英文检索选择“谷歌”，因为百度是全球最大的中文搜索引擎，而“谷歌”目前被公认为全球规模最大的搜索引擎，它们都具有一定的代表性。

2、关键词：中文以“档案保护”、“文化遗产保护”为关键词，英文以“archive+protection/preservation/con servation/caring/guard/safeguarding”为关键词。这样不仅可以了解国内“档案保护信息”的分布，还便于对国内“档案保护”信息分布与国内“文化遗产保护”信息分布进行对比，且对国内“档案保护”信息分布与国外“档案保护”信息进行对比。

3、样本选取：检索结果的前100条信息。根据搜索引擎的工作原理，搜索结果一般根据相关度由高到低进行排序，“谷歌”排序是不受人为干预的，虽然百度的排序受到“竞价排名”的影响，但基于档案保护界的商业化趋势不是很明显，且选取数据的量大，排名先后顺序基本不影响现有的数据分析，百度竞价排名的影响可以忽略不计。所以，我们可以认为前100条信息是相关度较高的信息样本。

4、数据提取：对样本链接页面进行分析，提取出发布机构、机构类型、信息内容、信息类型、链接有效性、相关与否、发布时间等信息。

5、数据分析：除去重复无效无关数据，用Excel表格对整理过的数据进行统计分析。

二、网络调查结果

1、档案保护信息发布机构分布不合理。世界文化遗产保护实践告诉我们：遗产保护作为一项延续文化的事业，保护机构大体可分为中央政府中的专门机构、地方政府中的专门机构、各级专家咨询机构、民间社团组织及相关科研单位五部分，其产生的信息也各自占有一定的比例，信息发布机构以政府专门管理机构和科研机构居多。调查样本显示我国的信息发布机构并不是很合理。首先，保护信息发布机构以企业和政府居多，分别占56%和27%。企业所提供信息的53%都是档案保护相关的试卷和书本信息，政府所提供的信息以业务类居多（见图一）；其次，缺乏档案保护专业组织。国内的“档案保护信息”和“文化遗产保护信息”相比，两者在企业、政府、教育机构的分布上趋向一致，但在专门组织的分布上差别很大。样本中没有来自专业组织的档案保护信息，而发布文化遗产保护信息的专业组织多达15个。再次，缺乏关注档案保护的非赢利性组织。国内“档案保护信息”和国外“档案保护信息”相比，国内非盈利性组织和教育机构在档案保护信息发布上没有国外活跃，样本显示，来自国外非盈利组织的信息有25条，而国内为0条。最后，个人参与度不高。国内文化遗产保护为5，而国内档案保护为1。

图一：国内网络档案保护信息的机构分布

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2、门户网站尚未建立，档案保护信息分散无序。样本显示：国内与文化遗产保护相关的门户网站有11个，如与文物保护相关的“文化遗产保护科技平台”和“中国历史文化遗产保护委员会”，与非物质文化遗产保护相关的“中国非物质文化遗产网”和“中国非物质文化遗产数字博物馆”，与古籍保护相关的“中国古籍保护网”，而档案保护还未建立专门的门户网站。文化遗产保护网站多由官方机构、学术教育机构、社会团体建立。我国档案界有专门的档案保护研究所，如陕西省档案保护科学研究所，有开设档案保护博士点的高校，也有专门的档案学会，但它们都尚未建立与档案保护相关的门户网站，相关信息只能从其它网站间接获知。在国内官方的档案信息网上，档案保护信息也很少以专栏的形式出现，常出现在新闻、业内动态、公共服务、业务指导、资料库、工作信息等栏目，档案保护信息存在分散无序、缺乏整合的情况。

3、网页内容滞后，保护信息质量不高。我国档案网站中，档案保护信息不能及时更新，而且，这些信息中多数常常是传统纸质档案保护的信息，新型载体保护信息很少，这与国外形成鲜明的对比。样本显示：国外讨论声像档案、数字档案、多媒体、网页档案的保护的有21条，而国内仅3条。网络信息质量不高也是当前一个非常明显的特点。样本显示（见图二）：档案保护信息的内容集中于业务、考试、论文、售书方面，业务信息主要为政府提供，包括档案保护常识介绍，岗位培训讲义、材料及课件，保护业务介绍及服务收费，保护规划规章和工作规范等。企业次之，多用于宣传自己的保护设备。试卷、论文、售书多为企业所提供，占企业提供信息的64%。此外，国外保护项目、工作室、研讨会所产生的信息占一定比例，而国内为0。

4、档案保护信息缺乏开放性与共享性。这点主要针对狭义的档案保护信息，保护记录信息是否有必要共享，这也是欧美保护界当前所关注的热点。2007年5月25日，The AndrewW.Mellon Foundation（安德鲁·梅农基金会）在大英博物馆召开研讨会，其议题是“保护记录之数字格式、机构优先级和公众利用”。不同的保护机构所持见解不尽相同。大英博物馆的实践经验表明：根据信息自由法案和博物馆本身的性质，保护记录信息理应共享，但是在实施过程中，要根据用户的性质，处理好开放对象及其程度，同时还要注意知识产权的保护。因为我国的档案保护记录机制不完善，且保护信息往往对内不对外，因此还谈不上开放性和共享性，在上述的调查样本中没有发现提供狭义档案保护信息的网页。同时，开放性和共享性还体现在语言的选用上，谷歌样本表明：我国档案保护信息很少以英文的形式发布，谷歌—档案保护的中外信息比例为5.6%，而谷歌—文化遗产保护的中外信息比例为60%。

图二：国内网络档案保护信息的内容分布

三、启示与建议

1、加强理论研究。国内目前仅有少数学者开始关注与研究该类问题，如武汉大学的周耀林教授，这些研究为我们提供了可贵的借鉴。根据国内外现有的研究成果，我们认为科学界定档案保护信息概念是进行系统研究的第一步,档案保护信息有广义和狭义之分，广义上指凡是与档案保护相关的信息都是档案保护信息，包括与保护相关的机构、人物、业务、设备、方法、技术、项目、理论研究、新闻报道等信息。狭义上特指在馆藏保护管理过程中所形成的信息，如馆藏档案的价值、材料、构成，对馆藏环境的跟踪记录，对已用档案保护技术的记录，每一次保护项目所产生的数据，日常保护管理中所产生的信息等。接下来，我们要对档案保护信息的特性进行研究，如分散性、无序性、非对称性、稀缺性①等特征。由于保护实践的共通性要求将处于分散状态的保护信息有效地整合起来，以减少重复工作，加强共享合作，因此对保护信息整合共享方面论题的研究也有待加强。

2、建立相关的政策法规。我国档案保护无论是理论研究还是实践都是偏向技术层面，缺乏保护管理理念，从而很少形成保护管理数据记录。因此档案保护信息的记录与管理工作容易被档案工作者和政策制定者忽视，以至于当前国家尚未有规范档案保护信息管理的政策或法规出台。尽管如此，与此相关的政策法规已在逐步建立与完善之中，如2008年5月1日开始实施的《政府信息公开条例》中规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”虽然条例没有明确规定档案保护信息也在公开之列，但作为档案管理信息的一部分，档案部门有义务向公众开放部分不受限的档案保护信息。《条例》的颁布可成为档案部门整合保护信息、共享保护信息的契机。

3、重视保护记录实践。我国档案保护信息的记录以纸和笔手工记录居多，多是记录温湿度等常规数据，还缺乏记录档案保护信息的标准化程序与步骤，或者有记录但却没有合理的记录管理方案。《中国文物古迹保护准则》②认为：记录档案是文物古迹价值的载体，是评估遗产价值的依据、制订保护规划的参考资料、设计保护方案的依据、日常管理事务的证据，真实、详细的记录文件在传递历史信息方面与实物遗存具有同等重要的地位，所以提出保护的每一个程序都应当形成详细的档案。档案界应将保护记录作为保护管理的常规工作确定下来，纳入保护者的职责范围之内，提升档案保护者的记录意识与记录技能，从而建立起科学合理的档案保护信息记录的有效机制。

4、开发档案管理系统。国内还没有专门用于档案保护的信息记录系统，在信息化潮流的带动下，有很多单位启用了档案管理信息系统，但是国内诸多档案管理系统研发时，都没有将档案保护信息管理作为一个功能模块。虽然在管理系统的著录字段中出现了某些与保护相关的字段，但这些字段只是零散地折射了档案保护信息，并不能满足整个档案保护过程的记录所需，更谈不上实现数据分析、制定保护规划、生成保护报告和管理保护记录等功能了。

国外文化遗产保护管理的实践对我们有许多可以借鉴之处。2008年Andrew W.Mellon Foundation的博物馆与艺术品保护项目对世界范围内保护从业者做的网上调查③显示：馆藏管理系统和其它商业与非商业系统已经逐步应用于保护信息的记录与管理，这些信息包括检查文件、治疗报告、分析结果和辅助图片等。保护记录系统大致分为嵌入式和独立式两大类，其中嵌入式模块使用比较广泛，调查数据显示62%的使用馆藏管理系统的机构都在该系统中嵌入了保护模块，如英国大英博物馆和美国波士顿美术品博物馆。独立式记录系统更专业、灵活，更能满足保护者的需求，这需要开发独立的数据库和系统，保护记录系统与馆藏管理系统可以进行数据交互，或者将保护记录系统链接到馆藏系统。采用这种模式的典型机构有美国费城艺术博物馆和哈佛大学艺术博物馆施特劳斯保护中心。

5、重点建设网站内容。档案保护信息是档案网站建设内容的组成部分之一，但我国目前各级各类档案网站栏目设置基本未涉及该方面内容，在各种类型的档案信息网站上很少见到设有“保护专栏”，或有档案保护信息的存在，其内容也只是作为新闻或者业内动态等零散的形式分散在各个栏目。学术研究上也还未开始关注到该方面的内容，如2004年中国档案网站研究课题组研究成果④没有将“档案保护”纳入档案网站的内容建设，2007中国人民大学信息资源管理学院档案网站调查和测评项目组⑤仍未将“档案保护”纳入档案网站评价体系。实践证明，要充实和提高档案保护信息数量与质量，改变其自发、分散、无序的管理状态，首先要从档案网站建设内容做起。

当然,档案保护信息包罗万象，档案网站在该领域的内容建设上，应首先考虑各门户网站的定位；其次，依据网站的不同类型，决定其信息的筛选机制。目前信息整合的门户网站一般分为学科信息门户、企业信息门户、政府信息门户三种类型。由于文化遗产保护多为政府和科研机构主导，项目经费多靠政府拨款和基金资助，因此，信息门户也以学科信息门户和政府信息门户为主。具体而言，学科信息门户应收集与档案保护教学、科研相关的信息，如书本、期刊文章、学术论文、技术报告、学术会议、工作室、项目信息、科研成果、教学科研机构信息、学科信息等。政府信息门户应关注档案保护行政和实践相关的信息，如法规、标准、指南、机构、专家、馆藏保护动态、会议、协会活动、产品、设备等。

注释：

①周耀林：《可移动文化遗产保护策略》，北京:北京图书馆出版社，2006年227-228页。

②国际古迹遗址理事会中国国家委员会：《中国文物古迹保护准则》，[2009-06-15]http://www.getty.edu/conservation/publications/pdf_publications/china_prin_1chinese.pd f

③David G reen,R achelM ustalish .D igital Techno logies and the M anagem ento fConservation Docum entation [EB/O L].[2009-06-15].http://m ac.m ellon.org/M ellon%20Conservation%20Survey.pd f

④2004年中国档案网站研究课题组：《中国档案网站调查的任务确定与方案设计》，《档案学通讯》2005年第5期:69-72页。

⑤中国人民大学信息资源管理学院《档案网站调查和测评项目组：《我国省级档案网站测评项目综述》，《档案学通讯》2007年第4期:4-10页。

注:本文系珠海市哲学社会科学规划课题“基于非技术视角的档案遗产保护管理研究”(课题批准号:200950)成果之一。