人事档案管理现状与发展趋势

杨 柳

摘要:本文简要分析了我国人事档案管理模式的现状,强调了探索人事档案管理新路子的必要性,指出构建人事档案管理中心、推进档案管理网络化是人事档案工作走向现代化管理的必由之路。

Abstract:The thesis analyzes briefly the current situation of personal files management in our country, and emphasizes the necessity of the reform the way of personal files management. The thesis also points out that constructing a personal files management center and promote the network regulation of it is the only way for modern management.

关键词:人事档案;管理中心;科学管理;网络

Key words:personal files;management center;scientific regulation;network

中图分类号:G275 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0096-02

人事档案作为人生经历的记录,既严肃而又神秘。长期以来,人事档案始终处于保密状态,经常引起人们对档案材料内容的猜想。随着知识经济时代的到来,遮盖人事档案的神秘面纱被揭开,人们在某种程度上能接触自己的人事档案,而有关对人事档案管理的话题谈论的人也越来越多,在许多网站、媒体、学术论坛的讨论中,人事档案不透明是人们关注的问题。

本文就人事档案管理现状及模式,人事档案管理存在的弊端及今后管理发展趋向,谈点粗浅的看法。

1 现阶段人事档案管理的现状及弊端

人事档案是综合记录和反映个人经历、品德、业绩才学和工作表现,并以个人为单位组织起来的文件材料,是党政组织、企事业单位了解、选拔和使用人才的重要信息源。现阶段我国人事档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的既陈旧又不健全的管理模式。在人员相对稳定的情况下,现行的人事档案管理制度是可行的,但是随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立发展,社会有关各企事业单位关、停、并、转和整改等,使大量的失业、择业人员涌入市场,流动人口增大,人事档案调动频繁,再加上一些用人单位和个人对人事档案的作用认识不够,造成无档或死档。现阶段我国人事档案管理存在的弊端主要表现以下几方面:

(1)人事档案隶属混乱。参加主管人事档案的有组织、人事、劳动、人才交流中心等部门,甚至一些无权保存或管理人事档案的单位也来保存和管理人事档案,人事档案出现“多头”管理状态。

(2)人事档案管理极其分散。人事档案有的保存在用人单位,有的保存在人才交流中心,有的甚至保存在私人手中,处于一种“分散”管理状态。

(3)人事档案管理不规范。人事档案管理人员一般多是兼职,由于忙于其它业务,忽视了平时立卷整理工作,更有甚者,上面一个通知下来要进行评估检查,一些部门为了“按时完成任务”,抽调一些不懂专业知识的人员进行档案突击整理工作,造成了人事档案整理的不规范性。

(4)没有建立平时立卷的制度。平时不立卷造成了应归档的文件材料不能及时归档或不归档,人事档案材料不全,不能真实地反映个人的情况,使用人单位不能全面了解所用人的全部情况,给选拔干部、考核、晋升工资等项工作造成不便。

(5)人事档案管理人员素质及业务水平低下。一些单位不重视人事档案管理,不按规定设专职档案员,管理人事档案的人员大部分是兼职,而且流动性大,并且没有经过专门的档案管理培训,缺乏档案管理的专业知识和应有的素质,由这些人管理档案,其结果造成管理松懈,在社会上产生了一些擅自建档,擅自造档、擅自篡档和弃档等不正当现象。人事档案管理的混乱防碍了人事档案的安全性、保密性、连续性和权威性。

(6)人事档案管理条例不健全。原有的人事档案内容陈旧贫乏不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况等。

(7)上网难。现行的人事档案管理部门上网存在很多困难,一定程度上已经阻碍了我国人事档案事业的发展。现有的人事档案管理模式往往限制了人才流动,而且纸质档案携带也不便,不利于人事档案的科学管理,人事档案管理改革已势在必行。而构建人事档案管理中心已成为信息社会电子时代人事档案管理的新路子,其必要性已有大量阐述,理论研究和探索构想也有一些新的成果。

2 构建人事档案管理中心的优越性

构建人事档案管理中心是我国人事档案管理进一步走向标准化、规范化、统一化、完善化、法制法的必然趋势。

(1)构建人事档案管理中心可以集中管理各地区的人事档案,有利于科学地管理人事档案。通过利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置和合理开发,在“人档分离”为主要特征的人事代理制度的基础上可以随时做到“档随人走”,使人事档案随人员有序流动,有利于保障人事档案的完整性与安全性。

(2)构建人事档案管理中心可以缩小我国人事档案管理的外延,丰富人事档案管理的内涵,便于推广人事档案科技管理水平。

(3)建立人事档案中心可以科学的、系统的管理档案,让专职专业技术人员科学地管理人事档案,使人事档案能真实客观地反映个人经历、品德、才学和工作表现,是树立人事档案权威性及管理水平的又一新举措。

(4)我国正从一个法制不太完善的国家走向一个全新的、法制健全的国家,而建立人事档案中心来管理人事档案,可防止别有用心的人篡改人事档案,也可以防止一些不法分子上网破坏人事档案,这样便于维护人事档案的安全。

(5)建立人事档案中心有利于个人信用档案的建立。个人信用档案是个人信用行为的记录。如果设有统一的人事档案管理,想建立完整的个人信用档案,可以说是相当困难的,也是不现实的。建立国家人事档案中心,将为收集和查询个人信用档案材料提供广泛的渠道和途径,为建立和完善个人信用档案创造条件,促进个人信用档案工作的不断向前发展。

(6)建立人事档案管理中心,有助于国家人事信息网的建设。各级各地可严格按照国家制定的统一标准和规划,对人事档案进行开发,建立各种人事档案信息数据库,人们据此上网查阅人事档案,这样可以避免人事档案在各单位之间的流动,减少人事档案传递失误的可能性。

3 网络管理人事档案是当代经济社会发展的必然结果

建立人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天,构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。上网并与世界接轨是我国加入WTO后的又一个新的课题。电子上网是社会进步的标志,人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息,这不仅操作简单,利用方便,而且能够实现资源共享。利用网络服务传输档案信息,不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务,同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐,与现代科学技术同步发展,使其适应经济社会发展的需要。网络在发达国家档案领域中应用相当广泛,以其快捷、便利的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段。建立我国各级人事档案管理中心后,可以对各种人事档案信息数据进行开发、编研,并利用现代化的手段在全国构建一个统一的人事档案信息管理网络,为人才市场提供更加公开、公平、公正的竞争环境。利用者通过互联网进入人事档案网页后,经登录办理相关手续后,允许进入网站的相关数据库检索,阅读所需的人事档案信息或通过留言、电话、电子邮件等与人事档案中心联系,人事档案中心可以通过邮政传递为利用者提供档案复印件或档案证明,以达到利用人事档案的目的。由此可见,网络查询人事档案以其快捷、便利等特点全方位的为用户服务,它是人事档案为社会服务的必然结果,也是人事档案管理今后的发展方向。

4 人事档案进入网络管理所面临的考验

一种新的事物出现总是要伴随许多问题,人事档案上网也不例外。上网既有利又有弊,如人事档案中有些材料是不易公开的。因此,上网前应建立健全人事档案管理及利用的法规:

一是逐步建立健全人事档案管理的法制,有条件地实现人事档案信息资源的整体开发和社会共享。

二是应建立相关的网页和数据库,来介绍人事档案工作法规。

三是人事档案信息的道路要畅通。各单位各部门要将最新的材料及时有效地传到管理中心,以便提供最新的信息给利用者。

四是要从我国的国情和实际出发建立人事档案中心。应分级管理,对不益公开的相关资料提供给不同的使用者。

五是人事档案管理中心要开展网络利用档案服务,必须根据国家规定进行鉴定,通过密与非密的界定工作后,确定可以向社会开放的档案。

六是网站中开放的档案应分为无条件利用和有条件利用的档案两部分。无条件利用的档案信息供任何身份的利用者随时自由利用,而有条件利用的部分,必须要经过身份确认实行有偿服务。

七是确保网站的安全性。要设防火墙等措施,防止被恶意攻击。

以上这些规定、措施要在档案管理利用中得以实施,仍有许多具体的工作要做,可能还会遇到来自各方面的阻碍,但人事档案管理的网络化时代必将到来。通过互联网络开展人事档案利用服务是人事档案工作实现产业化的途径之一,也是人事档案工作走向现代化管理的必由之路。