浅谈项目管理在电子专用设备制造领域的应用

李 斐

[摘要]本文介绍项目管理的基本知识及电子专用设备制造领域采用项目管理的可行性,项目管理在电子专用设备制造领域的简单应用。

[关键词]项目管理 电子专用设备

1 项目管理

1.1项目管理的概念

项目管理就是把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动之中,以达到项目的要求。项目管理是通过应用和综合诸如启动、规划、实施、监控和收尾等项目管理过程来进行的。项目经理是负责实现项目目标的个人。管理一个项目包括:识别要求;确定清楚而又能够实现的目标;权衡质量、范围、时间和费用方面互不相让的要求;使技术规定说明书、计划和方法适合于各种各样利害关系者的不同需求与期望。

1.2项目管理的应用实际上任何创新和改革都是项目活动。由于这些任务具有一次性和独特性的共同特征,人们日益认识到采用常规的管理是难以应付的,必须组成专门的项目班子,采用项目管理方法。

2 电子专用设备领域

电子专用设备制造模式不同于一般的工业与生活消费品制造企业,具有典型的多品种小批量、单件生产或按单订制的特点。电子专用设备制造企业提供的产品具有技术密集与资本密集的特征,其产品与服务的设计、生产和交付具有典型的临时性和独特性特点,创新性活动普遍存在。其产品制造过程的技术与工艺复杂、费用昂贵,经历需求分析与确定、方案设计、产品研制、生产、交付、维修保障等阶段,往往是具有特定目标与范围的非常规一次性任务,具有典型的项目特征,服务价值的比重较大,对员工的综合素质要求较高,需要开放与柔性的动态化创新型管理模式。

3 应用分析

对于电子专用设备,订单开发是最常见的项目形式,属于小型项目范畴,专业性较强,不需涉及众多部门的项目,整个项目一般在单一产品开发部门运行,由于在产品开发部门内部又具有不同的职能分工,一般在部门内部采取混合矩阵式组织结构。矩阵制是由职能部门系列和为完成某一临时任务而组建的项目小组系列组成,它的最大特点在于具有双道命令系统。矩阵式组织结构的优点:(1)人事关系容易协调。(2)从接受任务到组织运转,启动时间短。(3)职能专一,关系简单。

项目管理的生命周期一般从项目订单下达到客户对产品验收完毕为止,时间一般在1-3个月。

根据美国项目管理协会PMI所指的项目管理知识体系PMBOK(Project Management Body of Knowledge)的九项内容分别介绍。

3.1范围管理(Scope Management)——对于电子专用设备,主要根据订单要求,确定项目的管理范围。一般包括项目组进行总体方案设计、机械/电气工程装配图、布局图/原理图及详细零部件图设计,设备元器件选型及工控软件编程;协调采购部进行机械、电气外购件购置,设备材料清单管理,核实及解决相关的技术问题;配合车间进行设备加工、装配、运行及调试,解决各种机械、电气及软件疑难问题;面向客户的技术支持及项目反馈工作;最后撰写项目总结,与管理层共同评估产品技术和市场方面的可行性并制定技术规划及发展方向。

3.2时间管理(Time Management)——给出项目活动的定义、安排和时间估计,制定进度计划并进行控制。包括:总体设计、图纸设计、设备元器件选型及工控软件编程,设备加工、装配、运行及调试时间,对于电子专用设备有严格的项目时间周期,即必须在订单周期内交付使用。

3.3费用管理(Cost Management)——确保项目在预算范围之内的管理过程,包括资源和费用的规划、费用预算和控制。决定完成项目各项活动需要哪些资源(人、设备、材料)以及每种资源的需要量。估计完成项目各活动所需每种资源成本的近似值。把估计总成本分配到各具体工作。控制项目预算的改变。主要是对成本的管理,包括:设计成本、设备元器件、原材料及加工成本、人员成本和其它不可预知成本。

3.4人力资源管理(Human Resource Management)——确保项目团队成员发挥最佳效能的管理过程,包括组织规划、人员招聘、培训和项目团队的组建。项目人力资源管理要求充分发挥参与项目的人员的作用,包括所有与项目有关的人员——项目负责人、客户、为项目做出贡献的个人。组织规划包括确定、书面计划并分配项目任务,职责以及报告关系。任务、职责和报告关系可以分配到个人或团队。当小组成员个人对部门经理和项目经理都要负责时,项目团队的发展常常是复杂的。对这种双重报告关系的有效管理常常是项目最重要的成功因素,而且通常是项目经理的责任。

3.5质量管理(Quality Management)——确保项目满足客户需要的质量,主要包括质量计划、质量保证和质量控制。在电子专用设备项目中,必须重视项目质量管理,质量管理与时间管理、人力资源管理、采购管理、风险管理结合在一起,应着重对待,保证产品质量是电子专用设备项目的关键职责,项目的每一成员都应把质量管理放在首位,从总体设计、装配图、布局图/原理图及详细零部件图设计、软件程序设备元器件选型及加工、安装、调试,都需要严格按照项目产品与说明书执行。

3.6沟通管理(Communication Management)——确保项目相关信息能及时、准确地得到处理,包括沟通计划的制定、信息传递、过程实施报告和评估报告。项目沟通的直接对象包括客户、上一级管理机构、零部件供应商、企业的职能部门等,以及项目经理与项目成员、项目成员内部的沟通等。

3.7风险管理(Risk Management)——确保项目能够成功实现,需进行风险的识别、度量、响应和控制。项目风险管理是对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等一系列过程,它包括将积极因素所产生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面内容。

3.8采购管理(Procurement Management)——确保项目所需的外界资源得到满足,包括采购计划、询价、资源选择、合同的管理和终结。在电子专用设备项目,充足的采购资金、交付周期、合同的执行与管理、采购计划及价格都会影响采购管理执行,采购的具体工作有元器件的选型、原材料的选择的,决定设备的成本价格,也影响到产品质量及售后服务。

3.9综合管理(Integration Management)——确保项目各要素的协调工作,包括项目计划的制定和执行、项目整体变化控制。在各个过程相互影响并作用时,“整体管理”可在项目管理中发挥明显的重要作用。

4 项目管理软件的应用

项目管理软件的应用可以使项目在获取、传递、利用信息资源方面更加灵活、快捷和开放,可以极大地增强决策者的信息处理能力和方案评价选择能力,最大限度地减少了决策过程中的不确定性、随意性和主观性,增强了决策的合理性、科学性及快速反应,提高了决策的效益和效率。通过项目管理软件及其所代表的现代项目管理思想在项目管理中的应用,可以提高电子专用设备项目的管理水平,提高项目各个参与方的管理水平,提高项目的整体效益。

5 总结

项目管理模式针对临时性独特任务的管理,具有动态化、开放与柔性的特点,是基于环境分析与战略布局的一套有效组织管理模式,适用于创新型企业组织;经过多年的发展,追求使利益相关者满意,已形成了一套相对完善的管理理念、体系、流程和方法,适合于电子专用设备制造企业产品与服务形态的要求。在国内电子专用设备制造企业中推行项目管理将具有极强的优越性。

参考文献:

[1][美]项目管理协会.项目管理知识体系指南(第三版)[M].电子工业出版社,2005,1.

[2]占文松.制造企业项目管理——华鼎•世纪波项目管理应用系列[M].电子工业出版社,2006,1.

[3]陈劲.研发项目管理——21世纪项目管理系列规划教材[M].机械工业出版社,2004,3.