关于高校专业资料室建设与管理的思考

陆 琦， 许 伟

(陕西科技大学资源与环境学院，陕西 西安 710021)

0 引 言

现在各高校基本上都设立了专业资料室.由于各学校的历史沿革、实力及规模不同，各专业资料室的建设、发展、作用也是千差万别.为便捷、高效、优质地服务于学校的教学、科研、学科建设及大学生的素质教育等各项工作，发挥了很好的作用.但是随着经济社会的发展，高等教育人才培养模式的转变，专业资料室的功能与定位将发生很大的改变.原有专业资料室已无法满足现代人才的培养.所以，本文分析了高校专业资料室的现状、特点及存在问题，提出了一些解决办法和发展建议.

1 高校专业资料室目前的现状及特点

1.1 高校专业资料室的现状

专业资料室工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作.专业资料室应该说是以图书馆为中枢的全校文献信息系统的“末梢”，是专为各院系教学、科研服务的文献信息资源供应机构，它收集保管的文献信息资源与本学科结合紧，内容专深.因此，在为本院系的教学科研服务中发挥了很好的作用.但是，高校图书馆与高校各学院专业资料室之间基本各自为政、条块管理，缺乏必要的联系和沟通.这主要体现在专业资料室行政上是隶属于二级学院，地点设在各学院的办公地点附近，管理员则是二级学院领导委任.而图书馆是单独的核算单位，对各专业资料室的图书和期刊等资料的征订、目录的编排、文献的采集等没有权利进行统筹规划.

1.2 专业资料室的主要特点

专业资料室的工作是指以科技资料、科技文献、期刊杂志、学生毕业论文(设计)、科研技术资料以及各类教学科研技术档案为管理对象的具体业务工作.所以，高校的专业资料室的管理包括：专业杂志期刊的订阅，数字化技术资料的购置等.专业资料形成的管理，主要指科研文件材料转化为科研档案和资料，包括协助科研人员积累、收集、整理、立卷和归档；科研资料实体的管理，及接收、分类、鉴定、保管、统计等；科研档案信息资源的开发与利用，如挖掘档案潜在价值、提供档案信息服务等等.它的主要特点如下：

(1)专业技术性.与其它资料档案相比，材料的技术性更强；

(2)成套性.指一个独立的科研项目所形成的一套科研档案是一个密切联系的整体，它主要体现在科研资料的形成与内容两个方面；

(3)现实性.这是指专业资料同科研活动密切相关，具有现实实用性.大多数科研资料在短期内不会过时，对现阶段科研工作仍有借鉴和参考作用；

(4)复用性.即科研档案资料可以反复使用，重复多次，而且其潜在的使用价值随着使用次数的增加而增加.复用性还体现了科研资源的共享性；

(5)多样性.这是指科研档案的物质形态多样化.如随着科技的不断发展，非纸介质的档案材料已被大量应用；

(6)立卷单位多而且分散.一所高校开展科研的单位很多，科研工作课题组很多，因此，取得的科研成果也很多，由此将产生同样多的资料档案.

2 专业资料室的作用和存在的主要问题

从各专业资料室所起的作用来看，既有其积极有益的一面，同时又存有一定的问题.在实际的工作过程中，可能由于认识或管理方面的原因，各专业资料室仍存在一些问题.

2.1 积极有益的作用

2.1.1 在大学生科技创新活动中的作用

科技创新是时代对人才培养的要求[1].大学生参加科技创新的过程可以充分地调动其学习积极性和涉猎其它学科知识的主动性，锻炼和提高他们的科学思维能力，帮助他们扎实地掌握和创造性地运用所学的知识，在解决问题的过程中将不同领域的专业知识融会贯通.高校各专业资料室作为教学辅助机构，作为大学生的第二课堂，更贴近各专业学生的学习和生活，为他们的科技创新活动提供了充分的保障，成为学生脑海中创新点的“生命之源”.

2.1.2 为大学生的毕业实践环节提供保障

大学生的毕业论文(设计)工作是其在校学习的最后一个环节，通过毕业论文(设计)，可以提高学生的实践能力，培养其发现问题、解决问题的能力.但由于学生们对专业综合知识的掌握程度、熟练运用的能力有限，必须借助于前人在相关领域内所做的类似工作中的方法、手段及结果，才能对导师所给的课题有一个清晰的认识.而上述内容一般均可在各专业科技期刊上找到相应的内容.相对于图书馆来说，学生在专业资料室可以更方便、快捷地找到自己所需的内容，从而为其提供了帮助.

2.1.3 为教师、科研人员查阅相关文献提供便捷

专业资料室的服务对象是具有特定专业知识技能的教学、科研人员以及相关专业的研究生和高年级本科学生，是本学科教师从事科研、教学活动的第一资源场所.它作为图书馆的延伸和补充，在提供文献信息资源方面有着图书馆不可替代的作用，甚至可毫不夸张地说，专业资料室从侧面也反映出教学科研水平和发展前景，其专业优势、高效、优质的服务，在当前高校教学、科研工作中起着举足轻重的作用.专业教师、科研人员在教学、科研过程中无论何时遇到问题，都可以及时、方便地到专业资料室获取信息.也就是说，专业资料室地理位置的优越性、文献资源的专业性、学术性、时效性是校图书馆所无法取代的.

2.1.4 其它方面的作用

在二级学院的其它工作方面，如学科建设、教育教学改革以及学生专业兴趣的培养等方面也都发挥着重要的、不可忽视的作用.

2.2 存在的主要问题

2.2.1 资源共享存在障碍

专业资料室开放时间较短,很多资料室周末不开放,资料外借手续又比较繁琐,严重影响了资料室的使用效率.这些做法与图书馆的工作宗旨与服务目标相背离,不利于院校内部的资源共享[2].

2.2.2 专业资料室管理人员和部分科研人员知识产权观念薄弱

专业资料室管理人员和部分科研人员知识产权观念薄弱，未进行鉴定的科研资料不存档，属于技术秘诀的材料不注意存档等.上述现象的发生，说明了仍有不少科研人员和管理人员没有意识到依法存档是他们的义务，知识产权观念淡薄.不了解科技成果档案既是“全民财富”，同时又要“有偿使用”.这些现象，一方面损害了学校的知识产权，导致学校技术权益的流失，另一方面，对学校科研工作以及科技资料工作的健康发展产生了负面的影响.

2.2.3 对专业资料室的地位和作用认识不够

许多人认为专业资料室仅是一个摆设，应付检查的一种形式，有些教师甚至一年都没有到过资料室借阅/查阅相关文献.因而利用率不高，效益不大.其次，资金短缺，专业资料室面积相对狭小，设备简陋，藏书和学术期刊有限，难以满足教学和科研的需求.再者，相互之间的资源不能共享，专业资料室仅对相关专业的学生和教师服务，严格地说，主要是为本学院的教师服务.另外，还存在一些制度不严、方法落后等其它一些问题.

3 解决办法及发展建议

3.1 加强宣传，提高对资料室重要性的认识

根据高等院校图书馆工作条例规定：“院系资料室的工作应着重进行专业资料的收集整理和研究，并开展情报服务，使之成为本专业的教学后盾、科研基地和情报服务中心[3].”专业资料室隶属各院系，资料室人员对本学院情况比较熟悉，能够直接为教师备课、教学和科研提供专业资料，具有明显的专业性、针对性和灵活性，这是学校图书馆所无法比拟的.只有大家的认识提高了，认识到专业资料室在学院的教学科研中的必要性和重要性，才愿意为资料室的发展出谋划策，从而提高其利用率，增加其功效.

3.2 改善专业资料室的基本条件

可通过适量增加经费，改善专业资料室的基本条件.专业资料室应安排在相对宽敞、明亮，比较显眼的地方，方便大家的查找.同时，资料室应有安静、舒适的阅读环境.通过配备专业的资料室人员，增加计算机、扫描仪等设备，加强资料室的藏书建设.以本院系重点学科和专业为中心，分清轻重，掌握专业科研方向，筛选和采集急需的、利用率高的文献资料；通过开挖内部资源以获取专业对口、学术价值较高的非正式出版物，如科研报告、会议论文集及文献、其它内部专业资料等，这样既可以节约经费，又可扩大馆藏文献的收集范围.如能做到这些，就可为学院的教学和科研提供极大的帮助.

3.3 提高专业资料室管理人员的素质和服务意识[4]

随着高等教育的飞速发展，专业资料管理工作的领域不断拓宽，服务的范围不断扩大，管理工作的手段更加现代化，对资料工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战.为适应新的形势，资料管理人员应自觉加强学习，不断提高素质.特别要加强专业知识的训练，为专业建设、学科发展服务.加强专业资料室管理人员的队伍建设及服务意识，专职人员既能做到热爱本职工作，又能适时地提高自己的专业技术服务水平.院系领导应有针对性地加强资料室工作人员的培训工作，使他们既具有“敬业”的思想素质，又具有“专业”的业务素质.只有这样，才能更好地推动教师搞好科研和教学.

3.4 加强专业资料室的数字化建设

随着社会信息化程度的不断提高，网络信息技术在高校中得到了广泛的应用，尤其体现在图书馆和资料室的信息资源数字化建设方面.因此必须制定出切实可行的发展目标，依托图书馆的数字化信息资源，建设好适合本学院具有自己特色的馆藏资料及现代化查询系统.

3.5 加强馆、室协调,促进资源共享[5]

在我国普通高校，学校有图书馆，院系有资料室.如何发挥各自的作用，目前有两种说法：一是合并说，有人主张将学校各资料室并入图书馆,减少重复建设,充分利用有限的资源.二是分馆说，有的学者认为将资料室并入图书馆并不能满足各单位的信息需求,一味的合并不是明智之举,而应根据需要加强资料室建设,把资料室建成在院系等二级单位的图书馆分馆,进一步延伸图书馆服务.不管怎样，加强馆、室协调,促进资源共享是大趋势.

4 结束语

在当前科技不断进步、高等教育飞速发展的大环境下，人们具有迫切地提高自身技能、科学文化素养的需要.而作为服务于高校教学、科研，提高大学生素质教育的基层专业资料室，需要认清形势，充分发挥现有的作用与职能，最大限度的提高其利用率，扬长避短，努力转变传统观念，制订切实可行的制度，不断加大对专业资料室的投入，更好地建设高水平、有特色专业资料室，使之高效、便捷、优质地为教学、科研、学科建设以及大学生的素质教育服务.

参考文献

[1] 张建华，李慧敏. 浅谈高校图书馆在大学生科技创新活动中的作用[J].图书馆工作与研究, 2009,165(11)：89-90.

[2] 林春媚. 电力档案资料管理探析管理科学[J]. 管理科学，2009，(30)：62-62.

[3] 彭志琼. 高校院系专业资料室建设问题初探[J].继续教育研究，2009, (5)：58-59.

[4] 郝秋香. 围绕学科建设加强系级资料室工作[J]. 唐山师范学院学报, 2009，31(5)：154-155.

[5] 颜 磊，崔艮艮. 军队院校图书馆与专业资料室协调发展刍议[J]. 上海高校图书情报工作研究, 2009，(3)：58-60.