浅谈如何提高中医档案管理水平

佘 霞

(河北省中医院办公室,河北 石家庄 050011)

中医档案馆是收集和传播最新医学信息的中心,是科研人员和医学信息之间的桥梁。随着中医信息化建设的加快,中医档案馆在中医医疗、教学、科研和管理中发挥着越来越重要的作用。因此,要适应日益增快的信息化时代发展的要求,更好地发挥其服务职能,迫切需要提高中医档案管理水平。提高中医档案管理水平需做好以下几点。

1 档案管理人员素质

随着科学技术突飞猛进、日新月异的发展,档案馆已进入一个全新的网络时代,面对飞速发展与创新的信息观念和信息技术的冲击,档案馆要适应新的变化、新的发展,更好地为教学、科研服务,最大限度的满足读者要求,就必须有一支高素质的档案管理队伍。

由于医疗机构的特殊性,中医更关注的是医疗业务发展和人民群众的生命健康,常常忽略中医档案馆的发展和档案馆人员队伍建设。从人员素质来看,中医档案馆员往往是从临床工作中的中年护士转岗而来,缺乏档案资料管理知识、网络知识,并且信息意识落后,对数字化档案馆管理较为陌生。从职称管理来看,中医档案馆员游离于系统边缘,培训、晋升困难。种种原因,造成中医档案管理队伍人才匮乏,素质偏低,直接影响了读者的阅读效果和档案馆信息的收集、传播。

中医档案管理人员应具备以下素质:①档案管理人员应具有良好的思想作风和高尚的职业道德;②应具备较高的文化素质和合理的知识结构;③应具备较强的信息意识和科研素养。

2 档案管理知识化与服务创新

为了能更好地满足需求,中医档案馆必须通过管理知识化来改变重藏轻用、信息手段落后以及资源配置不合理等问题。知识管理不仅仅是信息与数据的管理,也不仅是指信息技术,而是识别有用的、相关的知识,去组织、吸收、综合知识,促进创造性地使用知识,从而提高组织应变能力,即以知识为核心、创新为动力的管理,是一种全新的管理理念[1]。而要做好管理知识化必须做到以下几点:①加强中医档案馆的组织管理和信息化投入,采用科学管理,人性化管理。②建立科学合理的档案馆内部管理体制。加强规范化、制度化、人文化的管理。③管理人员要具备良好的医学基础知识、档案情报知识、计算机技术和较高的外语水平。

服务是档案馆一切工作的出发点和归宿,是现代档案馆实现其价值的总体现,随着信息社会与现代档案馆的不断发展,服务的方式、手段都在发生着日新月异的变化。对此,中医档案馆应如何抓好服务工作,保证能以最短的时间、最快的速度、最佳的方式和最小的代价从档案馆获取自己需要的知识和信息,其关键在于做好档案馆的服务创新[2]。实现档案馆的服务创新必须做到以下几点:①转变观念,树立全新服务理念。②强化服务意识,“以人为本”。③完善档案馆服务,提高服务效能。④档案馆实行“信息服务多元化”。此外,中医档案馆要配合中医的文化建设,开展文献信息的借阅查询、文化展示、专题报告、学术研讨、培训辅导、文化娱乐休闲等多种积极向上、健康有益的文化和教育服务活动[3]从而使中医档案馆信息服务能最大限度地为中医服务,构建满足中医发展需求的服务模式。

3 提高档案馆建设的重视程度

提高档案馆建设的重视程度领导是关键。档案馆以为医疗教学科提供信息、为领导提供情报为己任。但是在当前医疗市场日益激烈的竞争情况下,不少档案馆处于停滞不前状态,业务和建设没有得到进一步发展[4,5]。究其原因,主要是领导对档案馆的建设不够重视。由于一些领导认为档案馆的投资没有直接的经济效益,回报率低,致使档案馆在人员配备、设备购置、经费投入等无法达到最基本的要求,工作难以开展。因此,要想发挥档案馆的作用,领导重视是前提。离开了这一点,中医档案馆的作用将是无本之木,无源之水。

4 中医档案馆做到传统与数字并存

传统的档案馆以手工操作为主。它通过中医档案馆工作人员,为院内医务工作者提供文献信息整序、文献信息传递、进行专业教育服务。当今中医档案馆应当成为数字档案信息开发、利用和培训的中心[6],要建立纸质文献资源与数字化信息资源共存,并对它们进行有机整合、管理与利用的复合式档案馆,同时应配备多功能的医学信息检索系统,组建电子阅览室。数字医学档案信息的获取及传递已经超越了传统档案馆模式,几乎不受时间和空间限制,可准确、快速地获取医学新信息、新进展。

但网上信息资源分散、组织松散、数据类型多、随机变化大,给医护人员查找和利用信息带来困难。电子阅览室还需对网上信息资源不断进行组织管理和深层开发,不断对网上信息进行筛选和评价。针对中医专业性较强的特点,刻意集中某些主题的节点,以满足中医个性化需求。

总之,只有更新观念,加快信息化建设,拓宽服务意识领域,提供针对性服务,深化服务内容,才能使中医档案管理工作迈上新台阶,档案馆才能在科技兴院中有更大的作为,以适应时代对我们的挑战和要求。

[1] 赵秀华.档案馆知识管理及对策浅谈[J].职业圈,2007(3):67-74.

[2] 冯泽伦,杨才勇,郑砾.对现代医学档案馆服务创新的几点思考[J].西南军医,2006,8(4):100.

[3] 钟冰,王茜.探析中医档案馆服务新模式[J].中华现代中医管理杂志,2006,4(1):54-55.

[4] 陈小忠.陈丽和.广东省档案馆现状分析与发展对策[J].现代中医,2004,4(1):67-70.

[5] 赵海波.cmcc在我院档案馆中的应用[J].中华医学档案情报杂志,2004,13(2):59-60.

[6] 唐维新.创建基本现代化中医应该重视的几个问题[J].江苏卫生事业管理,2002,13(4):1-3.