以创新服务促进民营企业档案工作发展

苏 迎，余晓蕾

（1.河南省疾病预防控制中心，2.郑州市档案局，河南 郑州 450016）

以创新服务促进民营企业档案工作发展

苏 迎1，余晓蕾2

（1.河南省疾病预防控制中心，2.郑州市档案局，河南 郑州 450016）

1 探索民营企业档案管理工作的规律

民营企业档案记录了企业诞生、发展的历史过程，是反映企业生产、经营、管理活动和企业资产、产权、资信等方面情况的真实记录，做好民营企业档案工作，是档案行政管理部门当前和今后的重要任务。

1.1 民营企业特点 ①产业层次偏低，大量集中在技术简单、投资不大的劳动密集型产业，传统制造业多，高新技术企业少。②企业组织化程度不高，企业单体规模相对偏小，“低、散、小”企业量大，带动力强的龙头企业在县（市）区企业群中所占分量轻。③企业互补性、配套性不强，没有形成合理的产业梯次和分工精细、合作有序的产业链，企业之间存在着严重的“同质化”现象。

1.2 民营企业档案工作开展情况 档案工作实际开展情况分三类：①部分规模大，实力强的企业，管理层档案意识强，工作人员具备相当的业务素质和专业水平，工作情况良好。如黄河科技学院、平原实业公司就分别达到档案工作目标管理国家一级、国家二级的先进水平。②一些大、中型民营企业，对档案工作比较重视，在机构、人员、制度、业务建设、提供利用等方面比较健全，档案工作在一定程度上得到开展；还有部分国企改制企业，他们的档案工作在改制前就有相当的规模和管理经验，档案工作开展亦较好，如郑州市纺织行业的几家改制企业。③大量小企业，经营状况起伏不定，自身命运随波逐流，档案工作处于“无意识、无人员、无制度、无库房、无设备、无经费”的状态。

1.3 民营企业档案工作特点 据调研情况分析，民营企业档案工作开展得好坏，取决于档案行政管理部门宣传、扶持、监管的力度，取决于企业经营者的档案意识，取决于企业对档案的利用需求，呈现曲折性发展的规律。多数企业成立初期，规模小，生存能力低，往往注重追求经济效益，而忽略档案工作的开展，也不了解档案工作对企业发展的作用。但是，当企业发展到一定规模，需要档案信息帮助企业适应复杂的市场环境，提高竞争力，需要档案为维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌提供原始信息保障时，规范档案工作无可回避地摆在企业面前，管理层档案意识觉醒，此时，民营企业将发挥自身管理优势，突击解决人财物的问题，突击归档，突击整理，往往在不长的时间内使档案工作实现跨越式发展。

2 依法监管民营企业建立档案工作

2.1 通过宣传提升民营企业家的档案意识 民营企业经营者的档案意识是民营企业建立和发展档案工作的前提［1］。结合民营企业特点，笔者不仅宣传《档案法》等法律法规，更通过大量的档案利用事例宣传，提高民营企业经营者的档案意识。向民营企业经营者赠送自编的档案利用典型事例汇编《档案里面有黄金》。帮助他们了解档案的作用，使他们认识到档案工作是企业管理的基础工作，建立和开展档案工作不仅是企业经营的内在需要，而且也是企业发展的必然要求。不仅如此，笔者还在郑州市人民政府网、郑州档案信息网上发布了《致全市民营企业经营者的公开信》，郑重承诺：在遵循民营企业档案工作“自主管理、高效实用、因企制宜”原则的基础上，提供免费业务技术指导与咨询。由于热情地接待前来咨询建档情况的民营企业人员，改变了民营企业对待档案工作“平时不烧香，急时抱佛脚”的现象，实现从“要我建档”到“我要建档”的转变。

2.2 挖掘档案在民企经营发展中的价值 档案工作终极目的是利用［2-3］。民营企业在发展过程中，对档案的利用需求越来越大，有时呈非常急迫的态势，档案主管部门以此为契机，引导民营企业健全档案工作，往往收到事半功倍的效果。如：河南鑫苑置业有限公司是郑州市百家重点企业，2006年与美国投资公司合作，成立鑫苑（中国）置业有限公司，准备在纽约证券交易所上市，急需提供公司股本分配、运营管理等方面的档案材料，如不及时拿出相关档案，将影响上市进程，而该公司档案管理混乱。笔者了解情况后，全力帮助该公司规范档案管理，制定工作制度及业务规范，强力推进档案整理及档案数字化处理。经努力，集中整理出相关档案2 516卷，扫描文件15 000张，录入文件条目37 500条，使档案实现网络化管理，及时提供了翔实、准确的资本总额、持股情况、财务报告等档案，为公司2007年12月22日在纽约证券交易所成功上市立下汗马功劳；成为在美国纽交易所上市的首家中国房地产企业。该公司现已发展成为拥有11家全资子公司和2家非控股子公司的大型企业集团，房地产项目跨河南、江苏等五省，公司在事业发展的同时，不忘档案工作，总公司及各子公司都设立了综合档案部门，档案利用为鑫苑（中国）置业有限公司顺利上市及发展壮大写下亮丽的一笔。许多民营企业的档案工作就是这样在一次次利用需求中建立发展起来。

2.3 培养高素质的民企档案工作队伍 档案工作者素质的高低和业务技能的强弱，在民营企业档案工作中占重要因素［4］，因此，郑州市档案局采取召开座谈会、组织观摩交流、上岗培训等多种方式，竭力为民营企业培养一支具有爱岗敬业精神，熟悉企业档案业务知识、掌握一定技能的档案工作队伍。引导民营企业档案人员，以企业的经营和发展为核心，围绕企业竞争力、提高工作效率、维护企业合法权益方面开展工作，为企业收好、管好、用好、开发好档案信息资源。目前，郑州市民营企业活跃着一支爱岗敬业，甘于奉献的档案工作者队伍，涌现出一批先进人物，他们是民企档案工作的中坚力量，如黄河科技大学的刘华莲老师一辈子奋斗在兰台战线上；郑州平原实业公司的任丽萍、郑州华德永佳地毯公司的张红霞等多次受到市人事局、档案局的表彰。

2.4 民营企业档案管理工作规范化 郑州市百家重点民营企业、百家成长型民营企业、50家重点科技民营企业投资规模大，管理规范，是档案工作重点帮扶企业，目前这些企业均已实现规范建档。在此基础上，借鉴国企档案工作目标管理［5］的办法，以企业自觉自愿为前提，引导他们开展档案工作规范化认证，培育了一批民营企业档案工作先进典型，如黄河科技大学、河南（上街）上蝶阀门股份有限公司、登封第二耐火材料有限公司等。通过典型引导和示范，在全市推广民营企业档案工作先进经验，推进民营企业档案工作健康发展，先后有600余家民营企业已经建档，10余家企业档案工作目标管理达国家和省级先进标准，还有一些像郑州宇通客车股份有限公司，正积极准备档案工作目标管理达国家标准的企业。

3 创新服务推进民营企业档案工作发展

3.1 开展企业服务年活动 为帮助郑州市企业应对当前国际金融危机带来的冲击和挑战，充分发挥档案信息资源的作用，本着企思我想，企需我做，企求我应，企困我帮的原则。郑州市档案局积极开展2009企业服务年活动，制定了服务企业九项措施，以期帮助企业尽快走出困境，促进档案工作更好地为企业发展服务，这些措施对郑州市民营企业整体有效。

3.2 档案信息服务 充分发挥全市档案系统信息资源集中的优势，积极主动为郑州市民营企业提供政务信息、专门档案、开放档案等方面的服务。依托郑州档案信息网、《郑州档案》期刊及各县（市）区档案网站，发布最新工作动态，交流工作经验，介绍兰台人物，提供在线咨询。利用“电子文件中心”、“现行文件中心”，及时提供有关民营企业政策性、法规性、公益性、服务性的文件，为民营企业建立方便快捷的档案利用服务。

3.3 业务技能服务 通过连续举办档案知识培训班，对全市工业、服务业、房地产业等民营企业档案人员进行档案法律法规制度建设、企业档案整理基础知识、电子档案归档与管理等全方位的学习培训，初步培养出一批既懂档案专业知识，又能实际操作的档案工作者队伍。

3.4 主动上门服务 对于主动邀请，要求现场指导的企业实施登门服务，做到有求必应。对百家重点民营企业、百家成长型民营企业、50家重点科技民营企业实施重点服务，跟踪服务。

3.5 协作互助服务 根据民营企业各项管理的特殊性，从原来对企业指令性安排活动为主的方式，转变为以学会、协会等群团组织为主的活动形式，一是将全市有一定规模的企业，按行业、地域划分成20多个协作组，作为档案行政管理部门与民营企业联系的纽带和桥梁，同时也促进了民营企业之间及档案人员之间的横向交流与互助服务，使其档案工作形成自我约束、自我管理的自律机制。二是积极发挥档案学会的组织协调作用，促进民营企业档案学术研究活动的开展。

3.6 名人档案服务 向郑州市著名企业家、实业家、知名品牌创始人等企业精英人士宣传《郑州市名人档案管理办法》，积极征集名人档案信息，赠送《家庭建档指南》，使工商界知名人士通过对名人档案的参与而加深对档案工作的了解，提高档案意识，促进民营企业档案工作的开展。目前已将河南建业（集团）有限公司董事长胡葆森先生、黄河科技大学校长胡大白女士、金星啤酒集团有限公司董事长张铁山先生的部分珍贵档案材料收集进馆，并在郑州档案信息网上开辟专栏予以宣传。

总之，民营企业档案是档案事业的新生力量［6］。依据科学发展观的要求，郑州市档案局在探索民营企业档案工作规律，促进民营企业档案工作持续发展方面做了一些成效。主管部门要主动学习、借鉴兄弟城市的先进经验，进一步解放思想，创新工作，更好地服务郑州民营企业，推动郑州市民营企业档案工作持续发展，为推进全省档案事业持续发展而努力!

［1］黄项飞.我国民营企业档案工作探析［J］.档案管理，2008，175（6），12-14.

［2］何丽华.现代企业档案管理的发展趋势［J］.云南档案，2008，（3）：45-46.

［3］马 红.要创新企业档案管理模式［J］.浙江档案，2009，（6）：48.

［4］徐文珍.浅谈知识经济时代与企业档案人才资源的开发［J］.兰台内外，2006，（3）：22.

［5］季 妍.企业档案工作目标管理的深化［J］.机电兵船档案，2009，（1）：22-23.

［6］段书权.民营企业档案工作现状与对策［J］.档案时空，2005，（6）：26-27.

［责任编校：蔡秀连］

R 473.6

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1008-9276（2010）04-0506-04

民营经济是国民经济的重要基础，是解放和发展生产力的重要推动力。自2004年以来，郑州市民营经济承担着拉动经济、扩大就业、活跃市场的中坚力量，已经成为郑州市经济增长的主力军和实现跨越式发展的重要支柱。

郑州市档案部门对全市民营企业发展情况、档案工作开展情况及规律进行调研，充分认识开展民营企业档案工作的意义，积极探索民营企业档案工作发展规律；坚持民营企业档案工作“自愿、扶持、服务”的方针。创新服务方式，以宣传、引导、服务为主线，对不同类型、不同规模、不同发展水平的民营企业，采取不同的指导方式，把工作重点放在帮助和扶持重点企业上；同时，在企业自愿和不增加负担的前提下，积极开展民营企业档案工作目标管理规范化认证活动，培育典型，以此影响、带动中小型规模企业的档案工作。

2010-02-20

苏 迎（1969-），女，河南省驻马店市人，本科，工程师，从事档案管理工作。