QQ群在高校办公活动中的应用——以湖南科技学院为例

陶小红 胡 晓（湖南科技学院 办公室，湖南 永州 425100）

QQ群在高校办公活动中的应用
——以湖南科技学院为例

陶小红 胡 晓
（湖南科技学院 办公室，湖南 永州 425100）

QQ群由于具有即时性、共享性、多媒体性，易使用、好管理，终端设备多样化等特点，目前已成了高校办公活动的主要得力助手。文章在简要介绍QQ群的基础上，对比分析了行政办公系统和QQ群在高校办公活动中的应用，探讨了QQ群在高校办公活动中的作用，总结了湖南科技学院在借助QQ群进行办公活动的做法，指出了在办公活动中使用QQ群的几点注意事项。

QQ群；高校；办公活动；应用研究

现代社会是信息社会，互联网已成为大众化的信息传播媒介，高校办公活动与互联网相结合，是办公自动化的基本特征。CNNIC发布的第24次中国互联网络发展状况统计报告显示，截至2009年6月底，中国网民规模达到3.38亿，而接触或使用过“QQ”的网民则高达 88.2%。QQ群由于具有即时性、共享性、多媒体性，易使用、好管理，终端设备多样化等特点，目前已成了高校办公活动的主要得力助手，据不完全统计，将QQ群作为辅助办公手段的高校已达到99%。在简要介绍QQ群的基础上，对比分析了行政办公系统和QQ群在高校办公活动中的应用，探讨了QQ群在高校办公活动中的作用，总结了湖南科技学院在借助QQ群进行办公活动的做法，指出了在办公室活动中使用QQ群的几点注意事项。

一 QQ群简要介绍

QQ群是深圳腾讯公司开发的网络即时通讯软件 QQ的一个内部功能项，它依附于 QQ而存在。一个拥有腾讯公司提供的QQ帐号使用权的QQ用户，当他的级别达到16级后，就有建立QQ群的权利，每个有QQ帐号的用户都能加入QQ群。QQ群分普通群、高级群和超级群，普通群的人员上限为100，免费享用16M容量的群共享 和16M容量的群相册，群主可设立3名管理员协助群主进行管理；高级群的人员上限是200，免费享用256M容量的群共享和100M容量的群相册，QQ会员均拥有资格建立高级群，不同级别的会员享受建立不同数量高级群的资格；超级群人数上限是500，免费享用1024M容量的群共享和100M容量的群相册，会员资格达到6级可以额外建立一个超级群。

QQ群由高级管理员、普通管理员及若干成员组成一个虚拟的网上社会群体。群内成员可共享文件、图片等信息。群内成员可以上传共享文件和图片等，在办公活动中，办公室工作人员可以将需要传达的文件上传至共享文件夹，并通过群系统发送QQ信息至各部门，使得消息得以迅速、准确的传达。

QQ群集即时聊天、上传图片、动画及网络相册、共享文件的多种功能于一身，其中聊天记录至少可以保存7天，群相册、共享、BBS等功能的记录则可以永久保存，具有重复浏览和复制等特性。

二 行政办公系统与QQ群在办公活动应用中的对比分析

（一）行政办公系统在办公活动中的应用

湖南科技学院教育行政办公系统是北京网盟信息技术发展有限公司研制的Edoas4.00，这是一个C/S模式的管理系统，该系统的主要功能有：今日工作、发文管理、收文管理、签报管理、会议管理、档案查询、网络公告和信息发布等。各项功能都设置了管理员权限，普通办公人员只能在今日工作和网络公告上阅读和下载相关文档。

Edoas从本质上看主要是一个文件收发系统，学校下发的文件各接受终端无权修改。该系统最主要的不足是没有双向交流平台，既没有一对一的交流，又没有一对多的交流，更没有多对多的交流，普通办公人员只能被动接收文件；另外，该系统也缺少即时性，在音频、视频文件的传输和管理方面表现不足。

（二）QQ群在办公活动中的应用

QQ群虽然没有办公系统那么正统，在文件的安全性管理方面也存在不足，但QQ群有传递文件、即时交流、发布通知、及时快捷等很多强大的功能，这连BBS论坛和很多其他即时通讯网站都望尘莫及。

在应用方面，QQ群好建好管，应用广泛，除了能处理传递文件，发布通知等与办公活动密切相关的工作外，还能够交流思想、讨论问题、共享资源和征求意见等，教务处和学生处常通过QQ群召开相关例会，学生党支部也通过QQ群召开民主生活会，效果比传统会议还要好。

总之，办公系统更多关注安全性和权威性，而 QQ群则更多关注灵活性和即时性。

三 湖南科技学院在办公活动中推行QQ群的主要做法

湖南科技学院在办公活动中广泛推行QQ群，各机关处室、各教学系部都有自己的办公QQ群，且各个不同的岗位人群也有自己的QQ群，如秘书QQ群、辅导员QQ群等。几年来，我校充分利用 QQ群的信息共享平台和多媒体即时交流平台，在进行办公活动和人员培训等方面做了有益的推广，也取得了令人满意的效果。

（一）通过QQ群信息共享平台进行办公活动

教务处常安排负责同志做客 QQ群，向各班教学信息员征求学校在课堂教学、教学改革、教学计划、办学模式等方面的意见，将意见整理后再通过QQ群反馈给相关教学系部，既实现了教学的双向互动，又实现了管理的多渠道和多层次。计算机与通信工程系学生党支部通过QQ群与外出进行专业实习的学生党员交流思想、汇报情况、布置工作，个别学生党员通过手机上QQ向所在支部汇报工作，从而让外出实习的学生党员离校不离党组织。

对于一些重要的需要传达的文件，办公室工作人员可以将其上传到共享文件夹中，供各部门使用，确保了信息传达的及时性和准确性，避免了办公室工作人员在部门之间奔走通知，同时也节约了成本。

计算机与通信工程系党总支，在深入学习实践科学发展观的集中阶段，经常把布置的工作、学习资料、他山之石的成功经验和学校指示精神放在 QQ群共享里，供基层党支部和党员下载学习，做到学习贯彻落实迅速、简便。

（二）利用QQ群的即时交流平台对工作人员进行培训

近几年来，湖南科技学院教学秘书岗位招聘了一批新的工作人员，绝大多数新聘人员不会使用教务网络管理系统，不会利用系统进行电子排课和成绩管理。针对这一情况，教务处邀请了几位经验丰富的资深秘书利用QQ群对新进秘书进行业务培训，充分利用QQ群的即时交流平台，再辅以语音和图片，既进行一对多的指导，又进行一对一的答疑，使新进人员在不耽误工作的同时，很快熟练掌握了教务网络管理系统的使用，顺利进入了秘书角色。

2009年，学校引进了几十名新教师，他们都是非师范类专业毕业的研究生，具有比较突出的专业知识和技能，但都不太懂教学教法，为了帮助他们尽快走上讲台，站稳讲台，教务处和人事处邀请具有丰富教学经验的教学督导做客QQ群，从如何备课，如何上课，如何指导学习等方面开展专题讲座和讨论，与新教师一起在QQ群上通过语音交流教学心得，新进教师的教学基本能力在很短的时间里得到了很大的提高，为提高课堂教学质量打下了较好的基础。

四 办公活动中使用QQ群的几点注意事项

QQ群是以聊天为主要功能的开放型信息交流平台，QQ群作为办公活动的网络信息化手段，在充分发挥 QQ群的优点有同时，也要扬长避短，尽量避免和克服QQ群的某些不足。

（一）进行身份确认，尽量避免出现安全性问题

一般来说，办公用 QQ群的人员加入要采用实名制，这样既有利于管理，又有利于有针对性的交流信息，更重要的是可以确保群内敏感信息的不外泄。对于某些特殊作用的 QQ群，最好有组织地分发QQ号，一般的QQ号禁止加入。例如，心理咨询服务专业人员QQ群，专业人员的QQ号有组织地分发，这样可以确保私密性很强的心理咨询信息不外泄。

通常，我们让各部门工作人建立自己的群名片，各部门工作人员加入某群进入群界面后，在“设置”中的“修改自己的群名片”后填写真实姓名（可填所在部门）等信息，以方便信息的传达。部门与部门之间的定向传达亦可在群界面中实现。鼠标移至需要对话的部门，右击选择发起回话，就可以做到信息的定向传达，从而避免了一些敏感、保密信息的公开化。

（二）加强QQ群内人员的自我约束，避免将办公用QQ群变成聊天QQ群

办公用 QQ群，其主要作用是办公，是传递公文、发布通知、组织学习、交流信息、收集意见建议的主要便捷窗口，通过充分利用 QQ群的即时交流平台和共享平台提高办公效率。QQ群是一个平等、亲和的人际交流空间，领导与领导的交流、领导与教师的交流、教师间的相互交流以及对干部教师的表扬、批评、警示，对师生工作生活上的答疑释惑、正面引导，师生向领导提出工作建议等，都可在键与键的接触中实现平等交流，在谈笑间实现零距离沟通，这在一定程度上克服了传统办公管理方式过于正式、封闭、死板的缺陷，让大家在开放、公平、透明的环境中工作得更轻松、更出色、更有效率。

但是，如果群内人员不自学遵守工作纪律，不正确使用QQ工具就会影响正常办公秩序，就会将办公用QQ群变成聊天QQ群，出现所谓负效应。聊一些与工作无关的话题，还可能影响团结，如果传递一些不良信息，既影响网络安全，又影响社会安宁。

（三）加强信息交流综合能力的培养，努力提高办公效率

办公室工作人员要以平等、客观的态度,从多渠道获取信息,然后对信息进行科学加工和处理,提高信息的真实性和权威性。发送信息时,要以正确、清晰、适量为原则,选择恰当的传递方式,使信息接收者能正确接收信息。为学校的发展和建设服务。

要消除和克服信息失真现象。办公室实际管理工作中,上传下达或下传上达,都可能出现信息内容的添加、省略和改变的失真现象。所以,在信息传输过程中要研究失真的原因,预防和及时排除引起信息失真的现象，保持办公室工作的谨慎、认真的工作态度。

另外，办公人员在文字录入、语言表达等方面也要有较高的水平，这样可以充分发挥QQ群的即时交流功能，提高办公效率。

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1673-2219（2010）05-0127-02

2009－11－05

陶小红（1968－），女，湖南永州人，湖南科技学院办公室档案室副主任，助理研究员;胡晓（1984－），女，湖南长沙人，湖南科技学院办公室文秘。

（责任编校：王晚霞）