我国医院电算化存在的问题及对策

刘 威

(河北省唐山市中医医院经济管理科 河北唐山 063000)

我国医院电算化存在的问题及对策

刘 威

(河北省唐山市中医医院经济管理科 河北唐山 063000)

医院电算化 问题 措施

随着科技的迅猛发展,信息时代已经到来。尤其是网络的迅猛发展,各行各业已进入一个快速、高效的时代。而对于会计行业来说,实现会计电算化,是对于自身的一场革命。它不仅是代替人工记账,而且还是社会进入快节奏的一个重要标志,也是医院会计事业先进与否的重要衡量标准之一。目前,我国医院会计电算化正以前所未有的速度向前发展,在此过程中也产生了许多新问题、新现象、新矛盾。对此,我们根据电算化会计的实践,提出了相应的解决办法。

1 医院会计电算化对财务会计工作的影响

1.1 对会计实务的影响 改变了会计数据的处理方法。在手工条件下,会计工作效率不高,会计信息滞后,会计人员素质不高,使会计人员的地位大受影响。会计电算化的有效开展,将在这方面给会计实务工作带来根本性的改善。实现会计电算化后,利用计算机可以采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更细、更深,更好地发挥其参与管理的职能。

1.2 对会计人员的影响 在医院电算化管理中,会计人员不仅仅是会计数据的加工者、会计信息的提供者,同时还是对外来会计信息进行分析的直接参与决策者。医院电算化管理的建设不仅意味着会计本身的一次变革,而且对从事会计这项工作的会计人员也提出了新的专业知识,同时还要会操作电脑和使用网络并且会计人员对网上获取的会计信息要进行筛选,确保信息的真实可靠。

1.3 对医院财务内部控制的影响 会计电算化后,手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应,取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法,对于经过审核、记账甚至结账后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的反结账、反过账、取消审核等功能进行修正,这在手工条件下是不可想象的。而手工内部控制制度则一部分保留,一部分更正,这一部分将转化为实际情况的内部管理控制制度。如建筑施工企业的料具采购管理办法、资产管理及核算办法、资金结算办法、工程项目成本核算办法等以及根据会计基础工作规范化的要求制定内部会计管理制度,完善财务处理程序,建立健全这些内部控制制度来规范企业的会计行为,控制和避免出现会计信息的失真。

2 医院电算化目前存在的若干问题

2.1 医院管理层在思想上对医院会计电算化的重视程度不足在某些医院,目前会计电算化开展的程度非常低,究其原因,其中一个重要原因就是单位部门领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导对计算机网络的建设重视程度不够,存在着一种重硬轻软的思想。实际上,实现会计电算化不仅仅是记账技术的革命,重要的是能使会计人员彻底地从繁琐的记账、算账、报账中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理、资金分析、资金测评中,进一步深化会计职能,会计电算化系统是一项需要长期的不断投入和支持的软件工程,并不是有钱、有软件就行了,而是要符合医院运行规律的管理思想,需要医院领导的直接参与、全体职工的配合和患者的理解,只有这样,整个工程才能顺利地进行下去。现行医院会计分工模式不利于会计电算化的发展手工记账,财务处理方式是平行登记法。总账和明细账是根据原始凭证或记账凭证进行平行登记,总账对整个账簿体系起着控制作用,部分医院实行电算化后,会计人员的分工仍旧机械地套用原有的模式,这种传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。

2.2 现行医院会计分工模式不利于会计电算化的发展 手工记账中,财务处理方式是平行登记法。总账和明细账是根据原始凭证或记账凭证进行平行登记,总账对整个账簿体系起着控制作用。部分医院实行电算化后,会计人员的分工仍旧机械地套用原有的模式,软件所提供的报表信息并没有比以前多,而且有些报表数据较繁杂,很多人未能体会到使用财务软件的优越性。传统的管理方式始终在会计工作程序中起主导作用,会计电算化除了减少会计人员记账工作量外,对提高医院管理水平并没有起到多大帮助。这种传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。

2.3 软件系统内部衔接性差 当前许多财务软件都注重处理与报表管理功能的开发,而对于诸如成本核算、市场预测等功能的开发力度较小,使得在处理此类问题时即从一个处理系统到另一个处理系统时,不能直接使用基础数据进行自动转换,这不仅增加了工作量,而且人工核算和输入等必然增加出错机率,大大降低了财务软件的管理功效和预算功效,应选择数据安全、功能强大、兼容性好的软件。

2.4 会计数据安全性差 很多时候,财务上的数据是医院的绝对秘密,在很大程度上关系着医院的生存与发展,但是会计电算化在安全防范中却长期出现数据泄密问题。如成都医院计算机被盗,内存价值百万元的资料而无任何加密防范措施,该医院的损失已远远超出了计算机本身的价值。而有些软件所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版,不能真正起到数据的保密作用,安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。

2.5 会计人员对软件系统操作性差 虽然大多数会计人员已接受计算机等级培训,但与实际要求还有较大的距离。医院在开展会计电算化初期,往往指定一两名非会计人员负责,而指定的人员又大多对会计制度缺乏了解,因此,软件的使用效果不理想。同时,会计人员如果没有起码的计算机知识。不针对所有软件参加专门的培训,是不可能正确掌握和使用的。许多单位由于没有重视对会计人员计算机知识的培训,加之会计人员本身计算机知识十分缺乏,使得电算化工作无法顺利进行。

3 对现存问题采取解决的措施

3.1 提高对医院会计电算化的认识 医院会计信息系统是一项需要长期的不断投入和支持的软件工程,并不是有钱、有软件就行,而是要符合医院运行规律的管理思想,需要医院全体职工的全力配合和患者的理解。同时会计电算化不仅仅是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,它最终的目的在于会计工作效率和质量的全面提高,转变会计工作职能,推动会计理论的进步,推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,提高整个会计工作水平,进而增加医院的经济效益。

3.2 改进医院会计分工模式及程序操作控制 ①合理进行岗位设置和分工,按照内部控制的要求,遵循不相容职务相分离和内部牵制的原则,设立相互稽核、相互监督和相互制约的机制保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性,根据医院实际来设置岗位,每个岗位分配一个用户名称和密码,不同的操作用户要牢记自己的密码,避免他人使用;工作流程设计时既要避免中间环节的重复或遗漏,又要考虑能否充分调动会计人员的工作积极性,保证会计信息的时效性。②加强电算化程序操作控制,为了保证会计信息处理质量,减少差错和事故的发生,应制定上机守则与操作规程,上机守则主要是对电脑机房内工作的一般性规定;操作规程则是业务处理过程的具体操作步骤和要求,包括各种操作命令,各种设备的使用说明以及非正常情况的处理等。

3.3 加强电算化安全系统控制 首先要加强内部控制管理。建立健全内部控制制度,是医院确保会计核算操作安全,及时、准确提供会计信息的根本保证。完善的内部控制可有效减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。为此我们应从组织机构的管理和控制、人员的管理与培训、软硬件管理和维护控制、系统环境和操作的管理和控制、文档资料的保护和控制、计算机病毒的预防与消除等各个方面建立一整套行之有效的制度,从制度上保证会计电算化系统的安全运行。其次要有技术性防范,它是防止会计电算化信息失真的有效方式之一。为此我们要在技术上对整个财务网络系统的各个层次都采取安全防范措施和规则,建立综合的多层次的安全体系。在财务软件中提供周到、强有力的数据安全保护,包括数据存贮安全性、数据操作安全性、数据传输安全性以及数据运用、查询、分析时的安全性。主要方法有加密技术、程序安全控制、电子签名等。目前,电子签名已立法,这为信息化的安全提供了法律保证。

3.4 提高会计人员业务操作能力 在医院会计电算化中,为了熟练的掌握业务处理程序,减少工作差错,要求会计人员必须提高自身素质,更新知识结构,必须掌握电子计算机的相关基础知识。这就必须大力加强人才培训的力度,培养或聘用一批高级会计技术人才,推动医院电算化事业由“核算型”向“管理型”转变。各医院应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

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(2010-06-04 收稿)(陈 迁 编辑)

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1008-6633(2010)06-894-02