后保管时代档案学基础理论研究之二——从电子文件是否具有物质属性谈起

□何嘉荪

我们已经著文①阐述了西方学者倡导的后保管时代档案学基础理论涉及的范围并对文件构成要素论作了评论。本文拟继续对以特里·库克为代表的学者主张的电子文件非物质实体论以及在此基础上形成的对文件线状运动规律的认识等论题进行阐释和评论。

“电子文件非物质实体论”思辨

加拿大学者特里·库克先生之所以大声疾呼在后保管时代必须进行“彻底革命，而非技术性调整”②，源于他对电子文件物质属性的质疑。

他说：“最重要的是，我们第一次不是在生成、管理物质实体，而是尽力去理解和保护一些逻辑关系、虚拟方式，是它们规定了电子信息的结构、内容和来源，进而规定了其作为文件或某项活动、事务的证据的必要条件。”③又说，“澳大利亚的苏·迈克米希（SueMckemmish）惊叹道：‘文件还是实实在在的吗？’电子文件很像彼得·斯科特的思想一样，把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’的时代。在这个时代，传统档案论述中极为重要的实态文件已经不复存在。”“一份文件的定义将因此由一份实态文件变成作者和读者的一种理性的或虚拟的概念。”④因此特里·库克先生认为，电脑普遍应用引起的革命“影响了社会集体记忆的性质,这是档案工作者及其他信息工作者重新定向的根本依据和出发点”⑤，文件和档案管理也因而进入了“后保管时代”。这种否定电子文件物质实体属性的观点，构成了他们提出的后保管模式的理论基础。

该理论观点于上世纪九十年代中期传入了我国，在档案学界引起了两种反响。一种观点持赞同态度，认为：在人类历史上我们第一次面对如此巨大的信息,我们第一次处理的不是文件实体而是“一些逻辑关系、虚拟方式”,这就意味着我们要重新考虑传统档案学的理论、实践以及工作程序,使之适应我们现在面临的环境和对象⑥。另一种观点在承认应该对传统管理方式进行大变革并明确认同后保管模式的同时，反对将电子文件认作“虚拟的概念”。笔者也持后一种观点。

毋庸置疑，在电子文件管理过程中人们往往可以忽略载体因素，不太计较文件究竟在哪个载体上运行；文件构成三要素论更未将载体包括在文件的构成要素之中。这也许就是特里·库克先生等人认为，电子文件仅仅是并未受到固定载体支撑的“逻辑关系”和“虚拟概念”的原因。

但是，超脱载体因素并非绝对脱离载体。应该说，文件构成三要素论并非对载体因素的彻底否定。其实，在我们唯物主义者看来，任何信息都必然依附在特定的载体之上，这是任何种类信息的共性。离开载体的信息根本不存在，不管是仅仅存在于人脑之中的人类思想，还是仅仅在空气中传递的信息，它们都依附在一定载体之上。因而对文件而言，就没有必要再强调其载体因素，就像我们根本没有必要在任何时候都强调人类思想的载体是人们的大脑一样。所以，文件构成三要素论，其实是对文件构成要素有了更深刻的认识，并非电子文件相比传统文件的构成要素有了变化。

正是有鉴于此，我国大多数学者站在辩证唯物主义立场上一直认为：电子文件（包括档案在内⑦）依然是物质实体。大家都知道，物质的存在和运动离不开空间和时间，而正如天津师大刘新安教授指出的那样，“在实践中，电子档案需要占据硬盘空间，它有具体的存储位置，而且我们能用数字统计它的个数，还能用‘字节（比特）’来实际地计量它的大小”⑧；与此同时，电子文件的传递，与电磁波的传递一样，也需要一定的（尽管非常短促的）时间。时间表示物体运动过程的顺序性、持续性、间隔性；空间则表示运动着的物体的广延性和伸张性。电子文件在时间、空间方面表现出来的上述客观现象，正是我们确认电子文件是物质实体的客观和充分证据。而如果我们再进一步仔细分析可以发现，构成文件的三要素：“内容”、“背景信息”和“结构信息”，它们也都是物质实体⑨。这个认识在全世界也大有市场。主要由西方档案学者参与制订的电子文件元数据国际标准（ISO 23081），就把其规范的所有电子文件及其元数据（当然包括文件内容、背景信息和结构信息在内）都称为entity（实体）。

为什么特里·库克等人的观点会与我们如此不同？这既与他们受到了后现代主义思潮影响有关，因为“后现代主义思潮的基调是讽刺，立场是怀疑，不相信任何表面重要的东西”⑩；也与电子文件的形成过程远比传统文件复杂和转瞬即逝、不稳定有关。因为如果仅仅观察电子文件生成过程的表象，的确会产生如特里·库克所描述的同样感觉：那“只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，但在终端显示器上却转瞬即逝”11。然而，这些有可能“转瞬即逝”的所谓“动态信息集合”，正如我国学者、苏州大学吴品才教授所说，仍然是存储在电脑内存之中的物质实体；即使是“调用动态数据库中存储的数据单元来合成数据库文件”，“一经合成后这种文件就是实体的，不论它是在内存中，还是在外存储介质上。”12所以，关键的挑战在于：在电子文件管理中，我们必须比以往任何时候都更加重点关注文件的形成过程，在必要时，及时地把那些在电脑内存中或者外存储介质中临时存在的实体电子文件，转存为可以稳定长期保存的实体电子文件。其实，特里·库克先生也看到了类似的过程，主张类似的做法。他说“：当单位有必要保存某‘准文件’时，应该把它转化为真正的文件，这是信息工作人员现今面临的主要挑战。”13两种观点何其相似！差异仅仅在于：我们认为电子文件自始至终都是物质实体，只不过在大多数情况下可能很不稳定，必须在必要时采取措施将其稳定下来，以便长期保存；特里·库克先生等人则认为，电子文件是一种动态的、虚拟的概念，在必须保存时应将其物质实体化。

总之，站在辩证唯物主义立场上，我们认为以特里·库克先生为代表的西方学者提出的、受到后现代主义思潮影响的“电子文件非物质实体论”存在唯心主义倾向，并不科学。但是，从其出发研究档案学问题却存在积极的方面，表现在：它极力宣扬的电子文件易变性、易逝性，是人所共见的客观现实；它因而要求重视电子文件管理“以多种方式处理多种来源信息的动态过程，而不是静态的、稳定的物质产品的生成”，并且为此，应该“透过现象抓住本质，打破传统观念束缚”14。这与辩证唯物主义理论主张“透过现象抓住本质”、“重视物质运动过程”、“注意从运动中观察研究问题”，从方法论而言是类似的。正因为如此，在此基础上创立的管理电子文件的后保管模式，仍然是科学的，是我们可以接受的。也就是说，虽然双方的哲学观点不同，导致对电子文件物质属性的判断相异；但是，在如何管理电子文件的问题上，双方却可以殊途同归：都能认同一样的解决方案，即应该大幅度改革在纸质文件管理中应用的传统模式，转而采用后保管模式。

然而，从“电子文件非物质实体论”出发研究档案现象，也有消极的方面，主要表现在：其对文件运动规律的描述，出现了虚幻化的倾向。这既表现在对文件线状运动轨迹的认识上，也表现在对文件“来源概念”的具体表述上。

文件线状运动轨迹研究

文件，尤其是电子文件在自己的整个生命过程中究竟是如何运动的？上述部分西方学者关于这个问题的论述，集中体现在他们对文件连续体模式的论证中。在他们看来，既然电子文件并非物质实体，仅仅是可以在电子文件系统内浮游的虚拟概念，它当然也就与物质运动的存在形式——时间和空间没有固定、必然的联系。故而他们在关于文件连续体模式的论述中认为“，文件存在于多元时空范围，而不是孤立地存在于时间和空间点上”；“文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生。”正因为如此“，文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而非一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累。”15我国学者傅荣校对他们的观点进行了分析概括，指出：他们“认为文件从产生的那一刻开始就同时具有了多重价值,文件可以处于不同的价值实现时空,因而,这就从根本上否定了利用文件价值的变化线性划分运动阶段的思路”16。那么，这是否有道理并且符合客观实际呢？

关于这个问题，笔者已经著文《不可能否定文件运动阶段——文件运动模型再思考之四》17作了比较详细的论证。这里适当加以摘录并再多讲几句，以便阐明何为科学的文件线状运动轨迹。

“应该说，任何文件（不管是传统文件，还是电子文件）在它们产生的那一刻开始，就同时具有潜在的多重价值，这是文件自身所具有的多重属性决定的。然而必须强调指出，这种多重价值仅仅是‘潜在的’，其中有些价值并没有如连续体理论认为的那样具有同时实现的机会。正是这种区别，导致了（文件生命周期和连续体）两种理论在文件运动阶段性问题上的分歧。

要使这些‘潜在的多重价值’转变为现实的多重价值，并不取决于文件自身，而完全取决于人们的需要和获取文件的可能。由于人类对文件的需要和可能，在涉及文件整个生命过程的人类社会实践活动中是前后不断有所变化的，因而文件的价值也会出现相应的变化。”18

无可否认，近几十年来由于高新技术的采用，尤其是网络传输和利用带来的便利以及整个社会对信息知情权的尊重，大大扩展了人们获取文件的机会和可能。比如政府公文在产生之初就可以同时公布在网站上供社会公众查阅。这就使得许多西方学者认为，电子文件在产生之初就同时具有了包括第一价值和第二价值在内的多重价值，根本不存在所谓两者“一方占主导地位、另一方居次要地位”、然后双方“此消彼长”的过程，也就干脆不必再划分所谓的第一价值和第二价值了。故而他们认为“文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而非一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累；文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生”19。

然而，如果我们对现实情况进行实事求是的分析，就可以发现上述观点描述的，实际上是并不可能存在的幻象。

首先“，必须或者可以及时向公众公开的电子政务文件，仅仅是全世界每时每刻都在产生和运动的文件大潮中的一小部分。”更大量的是许多不能及时公开的私人文件、非公共文件或者其他需要暂时保密的政府公务文件。即便现代信息技术使得我们可以打破时空限制非常便利和及时地利用电子文件“，但是人们本性对私密的重视以及对国家和公共利益的考量，必定会胜过高新技术提供的获取文件的能力。上述所有文件中的绝大多数的第二价值，与传统纸质文件一样，也并非是立即可以得到实现的。”20正因为如此，即使信息知情权已经成了世界公认的基本人权和所谓的“普世价值”，也绝不能只见树木、不见森林，把仅仅发生在部分公务文件身上的现象，扩大看成是发生在所有文件身上的共同现象。

“其实，即使是产生以后立即向社会大众公开的公共文件、政务文件，其第一价值依然占据主导地位。”21

既然如此，即便是在电子时代，所谓的文件“从产生的那一刻开始就同时具有了多重价值”，也仅仅是一种虚幻的假象，是误将潜在价值当作了现实价值。虽然从表面上看，文件好似“可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累”，文件的运动过程也“可以同时发生在其存在的任何时空点上”，但是实际上，“大多数文件（包括电子文件在内）的第一价值总是在形成之初居于主导地位，第二价值则基本上处于潜在状态或极微弱状态；随着时间的推移，第一价值、第二价值将逐渐‘此消彼长’，终致第二价值居于主导地位。正因为文件价值的这一变化，文件的运动显示出阶段性。”当然，这只是大的趋势，实际情况复杂得多。比如在文件运动的任何阶段都可能由于文件的利用导致产生新的文件，从而开始新的一个周期的文件运动；或者发生了文件的逆向运动或跳跃运动（也可将其描述为横向运动或螺旋式运动）。笔者以及其他学者（如苏州大学吴品才、攀枝花学院邹吉辉等）已经在相关论文中做过许多分析，这里不再赘述22。

以上正是我们主张的文件线状运动轨迹。它并没有因为电子文件的涌现而出现变化，也没有因为文件连续体理论对它的否定而遭到抛弃。相反随时日推移，曾在国际档案界风靡一时的文件连续体理论反而受到了质疑，即使在西方社会也并未占据主导地位。许多西方学者并不赞成它所主张的将文件统一地存放在一个信息系统中，仅仅由同一个社会主体进行覆盖其整个生命周期的全程管理。他们仍然主张电子文件应该与纸质文件一样，分阶段进行管理，起码分作两个阶段：“一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。”23至于在我国档案界，有相当部分学者也并未全盘接受文件连续体理论，仅仅主张吸取其精华。在电子文件管理实践中，我国近年来也掀起了研制数字档案馆的热潮；更有不少省市在积极研制数字文件中心。为什么会如此？道理很简单，电子文件的运动仍然具有阶段性，这种阶段性仍然与管理、维护它的社会主体之间存在对应关系24。

综上所述，以特里·库克为代表的西方学者由于受到了标榜多元性、碎片性、边缘性、随机性、模糊性的后现代主义思潮的影响，其哲学基础存在唯心主义倾向。这导致他们通过文件连续体理论描述的文件运动规律，在我们看来并不科学。然而，尽管如此，文件连续体模式和理论从总体而言或者其主导方面仍然是科学的，有许多闪光点，对档案学理论发展的贡献仍然不可抹杀。它认为文件最独特的价值或者作用，在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。“正是这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。”25正是上述观念构成了其对文件概念的发挥和对传统档案概念的挑战；以及它“把文件与生成文件的活动紧密地联系在一起”，重点关注与形成文件的环境——业务活动、业务活动推动者和执行者乃至整个社会的互动；它从多维立体角度对文件管理问题进行的研究和为此而编制的连续体模型；它“拒绝继续承认文件管理和档案管理的界限,认为文件、档案工作者都应是文件专业保管人员”27；它主张对文件的全程管理、前端控制,并注重文件元数据的提取与运用等，都有重大学术意义和实践意义，仍然是值得我们认真研究和吸取的营养，有助于丰富我们主张的文件运动理论。

注释：

①1 6 何嘉荪、史习人、章燕华：《后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论》，《档案学研究》2010年第1期：第4-8页。

②③⑤⑩ 1 1 13 14特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管时代及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，刘越男译，《山西档案》1997年第2期。

④特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社1997年版：第160页。

⑥傅荣校、靳颖：《重视审视档案学基础理论与后保管时代的来临——后保管时代档案学基础理论适应性研究之一》，《档案管理》2008年第1期。

⑦本文持“大文件”观念，认为档案是应该得到保存的文件，因而是特定运动阶段的文件。

⑧刘新安：《档案物质实体的双重构成》，《档案学通讯》2003年第5期。

⑨参见何嘉荪：《文件物质实体的双重构成与文件群体运动——“文件运动模型”再思考之三》，《浙江档案》2008年第1期；中国人民大学[复印报刊资料《]档案学》2008年第3期转载。

12吴品才：《档案在哪些方面不受载体变迁的影响？——析电子档案与纸质档案的共性》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国档案出版社2001年版：第23-30页。

15 19转引自安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理国际学术会议文集》，何嘉荪主编，浙江大学出版社2003年版：第105-132页；《档案学通讯》2002年第3期:第52-55页。

17 18 20 21何嘉荪：《不可能否定文件运动阶段性——文件运动模型再思考之四》，《浙江档案》2008年第11期。

22 24笔者近期关于这个问题的论述，请参见何嘉荪、叶鹰：《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》，《档案学通讯》2003年第5期；中国人民大学[复印报刊资料《]档案学》2003年第6期转载。

23杨安莲：《电子文件管理前沿——国际电子文件管理研究热点及启示》，《档案学通讯》2007年第5期：第60-64页；中国人民大学[复印报刊资料《]档案学》2008年第2期转载。

25此系澳大利亚学者弗兰克·厄普沃德等人提出的文件连续体理论的基本观点，转引自安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，何嘉荪主编，浙江大学出版社2003年版：第105-116页。

26章燕华：《我国电子文件管理国家战略的保障体系研究》，中国人民大学博士学位论文，2008年：第53页。

27傅荣校、靳颖：《文件整体运动描述：是文件生命周期模式？还是用文件连续体模式？——后保管时代档案学基础理论适应性问题研究之三》，《档案管理》2008年第3期。