现代医院档案管理工作创新发展之管见

□任琍

医院档案管理必须适应医院工作创新发展的新形势，不断优化档案管理环境，创新档案管理的手段，建立档案管理科学体系，从而实现医院档案管理的现代化，更好地服务于医疗、科研、教学等工作。管理环境就像土壤，管理体系就好比树的枝干，而服务工作就是枝叶、花朵和果实。没有好的土壤，长不出茁壮的树木，也就结不出好的果实。我们应努力为医院档案管理营造良好的管理环境，构建规范的管理体系，提供优质的服务工作。

1、更新观念，实现管理理念现代化。正确的现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战，都亟待档案工作者不断学习、不断创新，以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变。

2、营造良好的档案工作环境。一方面，档案管理人员必须着眼于现实，不断创新档案管理理念，提高自身素质和工作水平，自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。另一方面，广大医务工作者应提高对医院档案管理的认识，尤其是信息科、医教科、人事科等职能科室的兼职档案管理人员，要具备一定的档案管理意识和技能。

3、加强硬件建设，促进管理手段现代化。传统的档案管理手段很难适应现代医院建设发展的需要，应投入必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理，发挥现代科技的优势，提高工作质量和效率。根据档案馆室建设标准，配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房，购置工作必备的计算机、复印机、档案密集架；解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控器等设备装置，为目标管理工作创造物质条件。同时，选择适合医院档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机操作和软件使用培训，提高档案现代化管理水平。在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上，还应积极构建规范的管理体系，充分利用现代科技的优势，用科学发展的眼光来对原有的体系进行完善和改革。

(1)引入ISO9000质量管理体系。我国的一些档案馆根据档案管理国家法律法规及本单位实际，结合ISO9000质量管理体系运行模式，按照ISO“八项原则”特别是围绕以“顾客为关注的焦点”与“持续改进”两个基本原则，明确档案管理目标，落实科室和个人责任，操作性评比性更强。医院档案管理引入全面质量管理体系是完全可行的。档案室作为医院的一个部门，要参与到ISO9000国际质量管理体系的建设中，结合科技事业单位档案管理的有关文件、制度，编写质量体系文件，融合标准，实现管理程序文件化，定期接受全院内审和外部评审，使档案管理逐步走上规范、科学化、现代化轨道。

(2)完善制度，规范管理。随着信息时代的到来和科学技术的飞速发展，一些档案管理制度需要进行修改和完善，可将档案工作的“三纳入”、“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围；与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入规章制度，付诸实施。制订和完善医院档案管理实施办法等制度；制定电子文档、零散文件收集归档制度；明确档案工作职责范围及专兼职档案人员岗位责任制；完善医院档案的收集、整理、保密、保管、归档、利用、鉴定、销毁、统计、库房管理、档案的补充修改等项制度，将档案管理工作正式纳入医院工作议事日程，全面系统地纳入规范化、制度化管理的轨道。

(3)创新手段，实现档案管理网络化。医院档案科学化管理，是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代化形势，迫使档案工作人员要采用系统工程、网络技术目标管理等科学的管理方法创造性地开展工作。

4、创新服务方式，发挥档案价值作用，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式，充分发挥医院档案的资源作用。

(1)扩大服务范围，充分利用档案资源。医院档案部门要充分应用现代科技，多渠道、多途径地开发档案信息资源建立档案信息网络，开展网络档案信息服务。医院档案部门要适应新形势的要求，适应日益增长的社会需要，摆脱单纯的业务观点，充分利用档案资源，努力拓展服务领域，多角度、多层次地为医务人员、患者及社会公众服务。

(2)创新档案服务方式，提高档案利用价值。在档案工作由传统向现代的转型时期，传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”，而是“相辅相依”，两者之间呈现出强烈的互补性。因此，医院档案部门应根据社会档案需求发展演变的客观趋势，在不断优化传统档案服务方式的基础上，与时俱进地促进档案服务方式的创新。