高校图书馆科技查新存在的问题及对策

方向辉

（安徽医科大学，合肥 230032）

科技查新作为我国科技管理的一个重要环节，已有十几年的历史。各级科研管理部门为了提高科研立项和成果鉴定与奖励的严肃性、公正性、准确性和权威性采取了不少措施，也制定了一系列管理办法和规定。科技部于2000年12月发布了《科技查新机构管理办法和科技查新规范》，标志着我国科技查新工作步入了规范和健康的轨道。科技查新已成为科研管理的重要组成部分和不可缺少的环节。[1]安徽医科大学图书馆是安徽省医学查新定点单位，笔者就近年来查新工作过程中出现的一些问题归纳如，下希望引起重视，以提高整个查新工作的水平。

1 高校图书馆科技查新过程中出现的问题

1.1 查新管理部门和查新用户对查新工作认识的问题

1.1.1查新管理部门对查新工作认识的问题

近年来，学校申请的国家级、省级和校级各种课题数量增长较快，对查新工作也较重视。但是某些科技项目管理部门对查新工作重视不够，对课题申请是否做科技查新没有严格要求。有些课题是先经专家评审后，再来补充查新报告，过分依赖专家评审，存在侥幸心理。目前还有些管理层的人士对查新工作不了解，对查新结果不闻不问，同时查新工作作为科研工作重要的一部分，缺少规范化的管理，对查新工作中是否存在问题没有相应的部门来进行监督和考核，因此有关部门应该制定相应的政策和法规来保证查新质量。

1.1.2用户对查新工作认识的问题

用户查新意识较薄弱。很多用户对查新不了解，等到申报课题到主管部门时才发现缺少这一项，匆忙来进行查新，而此时用户的课题思路及标书基本都已完成，查新也失去它本来的意义。不少查新用户对查新缺乏真正的、自觉的需求，仅仅是为了查新而查新，对结果毫不重视。部分用户，对查新态度不端正，为了自己的需要，刻意要求修改查新结果。此外，一些用户对查新程序不了解，只通过电话或传真提供简单的委托内容，要求随便找几篇文章比较，并马上出具查新报告，这样就给查新人员造成很多人为的困难，从而很难保证查新工作的质量[2]。

1.2 查新人员素质对查新质量影响的问题

1.2.1专业素质对查新质量的影响

以我馆为例，目前我馆大多数从事查新工作的馆员主要由医学类专业人员组成，受过较系统的医学训练。但是由于每一个查新人员的知识面都是有限的，不可能面面俱到，同时随着科学技术的突飞猛进，新技术、新工艺层出不穷，且交叉学科、边缘学科也日益增多，这样由于知识面的限制，对专业的陌生，把握所查课题的内容实质和技术要点就有一定难度，可能出现理解偏，漏检误检，分析失准等情况，导致查新结论说服力下降，因此查新人员的专业知识及判断能力对查新质量有着较大影响。

1.2.2文献检索素质对查新质量的影响

目前文献正以数量级的方式增长，因此查新时会涉及到大量文献的检索，对于检出的文献要仔细阅读和分析，要科学地评价所检出的文献，这就要求查新人员应具有较强的文献检索及分析能力，这样才能准确把握课题要点，对相关文献进行全面透彻的分析，查新人员的情报检索能力强弱就直接影响文献查全查准率。如果检索策略不当，检索词选用不准确，漏检误检势必会影响查新结论的可信度。同时，工作人员对于最新的数据库必须了解，增加自己的检索范围。由此可见，工作人员的文献检索素质高低直接决定了查新报告的系统性、客观性、准确性[3][4]。

1.2.3其他素质对查新质量影响的问题

（1）查新人员必须具有强烈的责任心及吃苦耐劳的精神。查新是一项非常辛苦的工作，经常加班加点，有时遇到紧急项目双休日都得不到休息，所以查新人员还必须具有强烈的敬业精神。（2）文字表达能力。查新工作的重要环节是撰写查新报告。查新人员必须研究用户背景材料，并进行高度精炼和高度概括，以所检出的文献为依据，用科学、公正的态度评价查新项目。查新人员只有具备较强的文字表达能力，才能以准确、简明扼要的文字，表达出查新过程中的文献分析对比情况及查新结论，撰写出客观公正、令人信服的查新报告。（3）良好的外语水平。目前有些课题的研究国外处于领先水平，在查新的时候需要检索大量的外文文献，在此类查新工作中，如果没有一定的外语及专业外语水平，就会直接影响查新工作进度。查新人员只有具备一定的外语水平，才能进行国际性的查新工作。（4）沟通能力 查新是工作人员与服务人员一个互动的过程，只有具有一定的沟通能力，才能做到及时与查新用户交流，针对出现的问题进行调整。要善于聆听和请教用户的意见，并及时反馈，从而保证查新的质量。（5）职业道德。查新人员要有强烈的责任心，较高的政策水平，实事求是，不能随用户的意愿而随意改变查新结论，要坚持秉公办事、科学评价的原则[2][5]。

1.3 检索用数据库滞后问题

查新需要用到大量的数据库，但是目前我国还没有一个完善的查新文献数据库系统，主要是利用各馆自己购买的数据库，由于受经费所限，数据库不全。另外，最新数据库的出版还有一个时间差，造成很多结果未被检出，有一些文献如会议论文、学位论文、科技成果等，即使找到二次文献，也很难找到原文。还有许多会议论文、科技成果、学位论文等，由于未公开发表或未被数据库制作单位收录，在一般的检索工具中也不能查到。这样就造成了结果不够新，不够全，降低了查新质量。

1.4 用户保密问题

《科技查新规范》明确规定，除了查新委托人或由查新委托人明确指定的人或机构，法律法规允许的第三方，具有管辖权的专业检查组织外，查新机构及其工作人员不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。但是在实际工作中，查新人员和用户的保密意识都不强，经常遇到几个用户同时与同一工作人员交流的情况，如果他们所查课题相同或相似，往往会造成不必要的麻烦。有的查新工作人员对查新结论随便放置，对其他人查看查新结果毫不在意，都会对用户造成不必要的损失[3]。

1.5 查新结论撰写问题

撰写查新结论必须规范结论用语，在文献列举中，要尽量站在第三方的角度对文献进行描述，应使用“已有文献报道”、“未见文献报道”等表达方式。对于项目技术要点部分，应该站在第三方的角度，不能照搬委托人在查新合同的技术要点部分填写的内容。因为委托人往往是充分肯定自己的课题内容，会用很多形容词，比如“取得很大的经济效益”、“首次开发了……”等等，但作为查新人员，我们并不能确定其真实性，所以我们应该站在第三方的角度，在查新报告中尽量客观地填写项目的查新技术要点和内容，不得使用赞誉性词语，如“领先水平”、“具有创新性”、“具有很高水平”、“国内首创”、“国际首创”、“首次提出”、“填补国内外空白 等，只能在文献比较的基础上，对项目做新颖性评价，而不能对其先进性做出判断[6]。

1.6 公开发表的文献与现实存在事实的矛盾

查新结论是以文献为依据。如果对新颖性的对比没有统一的界定，就很难做出查新结论。因为即使文献反映的内容都是客观事实，但客观事实却不能完全体现于文献。在实际的查新工作中，往往会有这种问题，特别是在产品创新类的查新中，查新机构通过文献检索未发现有同样产品的文献报道，但据我们了解有企业已经生产了该产品，并在查新结论中注明，而委托用户认为查新只能以公开发表的文献为依据，结论中只能以有无该产品生产的文献报道的方式表述，而不能将实际中存在的情况引入进行评价。

2 高校图书馆科技查新存在问题的应对策略

针对上文谈及的问题，从实用角度结合实践，我们应努力做好以下几方面的工作。

2.1 建立高素质的查新队伍，加强查新人员管理

在人员的配置上，查新人员要有一定的学历、职称及专业背景。学历一般要本科以上，职称为中级职称以上，具有相关专业知识背景，具有熟练的情报检索技能，与查新有关的专业知识和一定的图书情报知识，具有一定的英语水平和计算机使用技能，具有较强的筛选、对比和综合分析能力，应有较宽的知识面、较强的理解力，具备良好的职业道德素质和修养。可以推行查新人员专业资格考试，从纵向（职称、查新业务知识与技能）、横向（学科领域、专业知识面）两个方面全面实现查新行业人员的规范化管理。还可以成立专业监管委员会，推行同业互查制度。每个查新机构必须由另一合格的查新机构对其质量控制系统的健全性及其执行情况进行经常性的监督检查和评估。除了扩大检查的覆盖面，另一显著的优点是保证了检查查新员查新质量所应该具备的技术和经验，从而避免了对查新员外部监督不能深入检查的弱点[7]。

2.2 培养用户的查新意识，加强与科研管理部门的沟通

应加强宣传，对查新的意义、内容、流程以及通过查新取得的科技、经济效果进行广泛的宣传，培养人们的查新意识，使科研人员认识查新的重要性和必要性，减少科研工作的盲目性，避免重复浪费。可以通过举办相关的培训班，编制相关的手册来进行宣传。对于科研管理部门，要让他们认识到查新是科研必不可少的一部分工作，要取得他们的大力支持。科管部门要加强科技立项查新的管理力度，确保每个科研项目在立项前都进行查新。呼吁科研项目审批机构加强沟通，错开立项与成果申报时间，并适当延长项目的申报时间，以减少查新点出现高峰所造成的工作压力，保证查新质量[8]。

2.3 建立学科专家咨询制度

查新工作既是服务性的工作，又具有权威性，学科专家咨询制度的设立是确保查新结论科学、客观、公正的重要措施。凡是查新站管理上的疏漏和查新员滥用权力，都将影响科技工作的健康发展。因此，查新站的管理和查新员的查新业务都应规范进行。查新站运行规范性程度如何，往往是查新站自身难以检查出来的。我们利用学校的优势，将院、系中从事科研的教授聘为咨询专家，建立科技查新咨询专家组，由咨询专家组对查新站的规范性进行审查是最好的办法。一方面，查新站应将制定的各种规章制度主动交给咨询专家审阅，虚心、诚恳地征求咨询专家的意见，查新人员应经常主动向专家进行相关的技术咨询。另一方面，咨询专家都具有多年从事科学研究的经验，大多数专家还承担着课题研究，因此，往往具有双重身份。他们既是查新站的咨询专家，当咨询专家的课题需要查新时，咨询专家又成为了查新站的委托人，这时如需要专业指导就要咨询另一位与查新课题无关的咨询专家。咨询专家作为委托人身份时，在委托查新的过程中对查新站规范运行进行审查会更加直观[9][10]。

2.4 建设多元化的查新信息源

为弥补查新资源的不足，需建立多元化的查新信息源，主要包括国内外公开出版的出版物、光盘数据库、网络数据库、国际联机检索系统等。在查新中可首先利用自己的光盘数据库及自己购买的网络数据

库，网络数据库的访问方式可采用镜像、IP地址登陆、包月等多种灵活方式，并进一步根据需要选择馆际共享和国际联机系统数据库来完善查新资源。同时，还可以有效利用网上的资源。目前网上有着极为丰富的文献信息资源。据估计，约有近万个数据库资源，这些资源不仅内容广，收录时间长，更新及时，数据新，而且许多数据库是免费使用的，如《中国专利》、《中国期刊网题录数据库》等，有的甚至还提供原始文献或专利说明书。作为查新人员还应熟悉地使用网上各种搜索引擎，了解不同搜索引擎的功能、特点及使用方法，以便从网络上寻找到更多的查新检索信息源。这样可以在馆藏资源不足的情况下保证查全率、查准率。

高校图书馆科技查新作为一项技术性、专业性很强的情报服务工作，在科学研究、科技创新中发挥了越来越重要的作用，同时也存在着一些问题，需要在实践中不断发展完善。要搞好科研工作，就应重视我国科技查新的质量和一些问题，这需要科研部门、查新管理部门、查新机构及查新人员的共同关注、共同探索和解决。

[1]邹 艺，刘 波.浅议查新服务[J].高校图书馆工作，2008，（1）：89-91.

[2]彭 奕.科技查新工作及查新过程中应引起重视的几个问题[J].现代情报，2007，（6）：123-125.

[3]李晓芸.全面提高医学查新质量-武汉大学图书馆医学查新工作实践[J].医学信息学杂志，2008，（3）：20-22.

[4]彭玲玲.查新工作中应该注意的几点问题[J].图书馆建设，2007，（6）：109-110.

[5]王丽萍.科技查新业务中的查新员与委托人沟通研究[J].情报科学，2006，（2）：259-262.

[6]秦惠基.写好查新结论，增强查新的权威性[J].医学图书馆通讯，1998，（2）：44-45.

[7]李 珑，袁 飞，汪华方.关于建立查新行业人员管理制度的建议[J].现代情报，2007，（1）：128-129.

[8]解素芳，张 伟.由用户引起的查新质量问题及其对策[J].实用医药杂志，2007，（11）：1386-1387.

[9]邹 艺.查新服务质量保障体系的构建[J].现代情报，2007，（6）：158-160.

[10]步宏婕.查新工作中咨询专家的作用分析[J].图书馆工作与研究，2005，（6）：38-38.