国外电子期刊管理模式对我国图书馆的启示

吴昌合，左亮亮，卢小莉

（安徽大学管理学院，合肥 230039）

近年来，随着计算机技术和Internet的蓬勃发展，电子期刊作为一种新型的信息载体越来越受到广大图书情报机构的重视。电子期刊是指以数字形式存储在光、磁等介质上，并可通过计算机本地或远程读取的连续出版物。它通常分为两大类：一是普通电子期刊，主要是指以软盘、光盘等为载体出版发行的期刊；二是网络期刊，指利用计算机网络出版发行的电子出版物[1]。电子期刊的快速切入，内容丰富新颖，时效性强，信息含量大，出版迅速，参考价值高等特点备受读者青睐。我国高校自20世纪90年代中期以来，通过国家或地区联盟采购引进了大量的国外电子资源，电子期刊的大量购置给图书馆期刊管理工作带来了很大的变化。

1 电子期刊工作流程的特点

电子期刊管理模式需与其工作流程相匹配，与传统的期刊工作流程相比，合理的电子期刊工作流程至少应包含以下几个环节：

1.1 订购

由馆藏建设委员会（一般至少由负责资源建设的馆长、采访部负责人或电子期刊采购人员、参考咨询人员共同组成）根据馆藏发展和电子期刊的有关说明决定是否试用；采访人员联系试用并询价；采访人员将电子期刊的有关信息交给并通知系统部在图书馆主页上予以链接，同时告诉咨询人员编写简要说明，在图书馆主页上公布，提供对用户的相关宣传与培训；咨询部的学科馆员负责对电子期刊的学科内容、收录范围、检索方式与结果、检索界面、用户试用统计数据等进行评估，并将评估报告交馆藏建设委员会；馆藏建设委员会决定是否正式购买，并与商家进行价格谈判；期刊采购人员办理有关订购手续；分管馆长签署订购协议。

1.2 组织与加工

采访人员收到电子期刊开通使用通知后，将这一消息通告馆藏建设委员会、系统部、参考咨询部；采访人员负责对电子期刊进行逐一审查，并在集成管理系统中进行登记；系统部为电子期刊创建脚本链接，并将电子期刊添加到图书馆主页的馆藏电子期刊列表中；编目人员对电子期刊进行编目，包括在856字段中增加字段链接；参考馆员负责编写电子期刊的详细使用指南，经咨询部主任审查批准后在图书馆主页上予以公布。

1.3 电子期刊的使用与用户培训

在电子期刊试用期间或正式开通使用后，由采访人员联系厂商为用户进行电子期刊的介绍和使用培训，咨询馆员共同参与；在电子期刊正式使用过程中，咨询部根据电子期刊的重要程度以及使用的难易情况，对用户开展不同程度的培训和教育，包括本科生、研究生信息检索课程教学以及定期或不定期的培训讲座等；系统部负责定期检索电子期刊的链接是否有效，URL是否发生变化等；期刊采访人员负责收集电子期刊数据库收录期刊的变化情况，并及时通知系统部和编目人员对馆藏编目数据及馆藏电子期刊列表中相应数据进行修改。

1.4 电子期刊的评估和续订

针对电子期刊的价格模式、价格变化、数据库收录期刊的变化情况等，结合定量的使用统计数据，由馆藏建设委员会做出是否继续订购的判断。这一流程目前被国内许多图书馆所忽视。

上述电子期刊工作流程的变化特点有：选择和订购需要采访人员和专业学科馆员的参与；许可协议的签署需要借助于专业法律顾问的帮助；授权需进行管理；24小时在线使用的实现以及保存维护需系统部门的支持；用户宣传培训及数据库的评估分析由信息咨询部门承担；电子期刊资源的馆藏揭示与信息组织不涉及编目、交流及技术等多个部门，等等。电子期刊的管理对现有图书馆的组织结构提出了挑战，需要针对电子期刊工作流程做出修改和扩充。

2 国外电子期刊管理模式

如何针对上述电子期刊工作流程的变化，对电子期刊管理模式进行调整，以使工作流程顺畅衔接。国外图书馆自上世纪90年代初就开始探讨管理模式的改变，取得了丰富的理论与实践经验。了解并借鉴一些图书馆的变革实例，会对我们的工作起到很好的促进作用。以下是3个国外图书馆在电子期刊管理模式变革中较为详尽的理念及实践操作案例。

2.1 美国Laupus医学图书馆

Laupus医学图书馆是东卡罗来纳大学的一个分馆，共有37位图书馆员。该馆设有一位电子资源的馆藏发展人员（Collection Development＆E-Resources Librarian，简称CD／ERL），负责采购与管理电子资源，评估与使用权谈判，协商订购价格，联系新资源的试用，确保在线使用与提供产品的持续服务。CD／ERL与技术服务和信息服务馆员共同负责评估电子资源，他的职责是收集统计资料，比较使用状况，评估产品的价值。读者通常在电子资源推荐和评估新产品中起主导作用。CD／ERL不会做出电子资源采购的最后决定，他只是参与在评估与决策的过程中，并成为咨询部门与系统部门之间的联络员，在图书馆各部门间起良好的沟通作用[2]。由于印刷期刊的数据是由传统的技术服务馆员组织，并在CD／ERL和分管资源组织的副馆长的监督下完成，所以通过CD／ERL就可将纸本与电子期刊做良好的协调。

2.2 美国Mann大学图书馆

美国Mann大学图书馆深深体会到电子期刊对图书馆各部门的冲击，认为必须对现有的组织加以调整。他们采取的策略包括：（1）促使组织具备弹性；（2） 提供组织中各部门的协调与合作机制；（3）增强馆员面对持续改变的调适能力；（4）降低组织中领域地盘的观念，并开发出一套具有共识的目标与价值观，以促进合作。为将在电子资源选择与传递方面所做的努力集中在一起，该馆创造出信息类型（information genres）的概念，用以对所有的电子出版物及其获取机制进行分类[3]。该馆将所有馆员纳入电子资源建设人员的行列，负责“信息类型”的专家必须具备较强的评估资源的能力，也要熟悉馆藏的选择决策；包括有能力针对特定资源在不同的获取方式中做选择。为避免组织间的成员因隶属不同部门造成不协调与误解，特意另外设立了电子资源委员会(Electronic Resources Council，简称ERC)，该委员会负责跨部门的讨论协调工作，并提交电子资源的评估报告。ERC的成员包括采访馆员、技术服务与读者服务的部门主管、网关协调员（gatewaycoordinator）。其运作方式是以馆藏发展部门主管为召集人，两周开一次会。每当有新的电子资源产生时，各“信息类型”专家填写电子资源订购单，除了说明该资源的出版信息外，还要说明它需用何种软件使用，计价方式与价格，获取方式等信息，然后再将此订购单送到ERC讨论，产生决议后方可执行。

2.3 德国巴伐利亚图书馆

德国巴伐利亚图书馆成立于1558年，馆藏图书约800万册，4万种连续性出版物，5100种电子期刊，87000种手稿以及18700种古版本和百万余件其它类型资料。该馆是慕尼黑的一所公共学术研究图书馆，同时也是巴伐利亚的区域图书馆中心，并担负着法定寄存档案的功能。该馆于2000年在政府经费的资助下，负责区域联盟电子资源的谈判工作。

为了在图书馆中建立灵活的数字平台和开放界面，以应对数字时代的挑战，该馆认为必须将工作整合到图书馆本身、区域与超区域的层次上。自上世纪90年代开始，由于人员逐步减少，再加上许多新工作内容的产生，组织重整势在必行。该馆组织最重要的改变是采用矩阵式的组织结构（matrix organization），即一方面根据组织的职责分工，另一方面又根据相关计划区分职责。具体来说，就是将原图书馆的采访、编目、读者服务与信息科技四个部门中的采访与编目整合在一起，并新设立了两个部门来处理电子资源，一为“期刊与电子媒体部”（Serials and Electronic media），一为“数字图书馆部”（Digital Library）。前者负责所有的纸本期刊、电子期刊和其它需谈判使用权的电子资源；后者则负责数字化，建立数字资源的入口途径，数字资源长久保存等工作[4]。“期刊与电子媒体部”又分成两个小组，一是协调与馆藏发展（coordination and collection development）小组，负责协调工作流程，处理馆员发展和计划管理，期刊与电子资源馆藏发展，协调巴伐利亚图书馆联盟的成员等；另一小组负责处理纸本期刊，在线电子资源及评估读者服务。除一般职责外，该部门的主管还须负责人员的教育培训与新技术的指导，这就要求他们必须与读者服务部和数字图书馆部密切合作，才能将获得授权的与自由获取的电子资源组织起来，方便读者利用。

3 对国外电子期刊管理模式的学习及借鉴

上述各个图书馆在面对电子资源的冲击时有着不同的反应，无论是组建新的团队，增设新岗位，彻底进行组织重整，或仅简单地将工作加给现有的馆员，目的都是想让图书馆具备更高效率与效能，为读者提供最佳的服务。综合以上几个馆的实践经验，笔者认为，我国图书馆在吸取国外先进经验的基础上，应充分考虑到自身实际情况，有计划、有步骤地开展电子期刊的管理工作。

3.1 重组工作流程须慎重

我国图书馆的发展水平及影响发展的因素不同于国外。自1994年我国正式加入Interent后，电子期刊的引进管理工作才陆续开展，而国内各类型图书馆由于资金或技术的原因，购买的电子期刊数量不同，规模不一。另外，目前国内大多数图书馆自动化建设还不够完善，计算机网络技术在图书馆工作环节的普及利用程度还比较低，这些现状制约着电子期刊管理模式变革大刀阔斧地进行。

电子期刊的出现改变馆员原有的工作内容，模糊了原有的工作界线，新增了许多工作项目并改变了工作流程。为使分工明确，馆务运作顺利，多个图书馆都做了工作流程重组的工作。电子期刊工作流程涉及很多部门和人员，包括馆藏建设、采访、编目等。在电子期刊的书目控制中，涉及的部门更多。管理模式变革牵一发而动全身，无论是小范围的人员调动，还是大刀阔斧的组织调整，都会对图书馆人员、服务、资源分配产生较大影响。工作流程重组、组织重整和人员调动是一项很重要但又很有阻力的事情，进行时一定要考虑到各因素的存在及影响。

3.2 设置专门机构，统一协调

跨部门委员会能在电子期刊管理中扮演着重要的沟通和协调角色。我国高校图书馆电子期刊的采购和管理一般都是由个别图书馆领导（如分管数字资源的副馆长）负责，而没有形成一个独立、专门的机构来运作电子资源的引进和管理。在这方面，国外的一些做法值得我们学习。例如Mann大学图书馆的经验，是相当值得参考的做法[5]。根据Mann大学图书馆的自我总结，他们认为电子资源委员会在图书馆中扮演相当重要的教育和团队建立的角色，同时在讨论的过程中可以彼此相互学习，包括对政策与工作流程的看法，关注每一个部门的感受等，使得超越部门界限的沟通与协调变得极为重要。

3.3 改革创新图书馆岗位

以高校图书馆为例，近代图书馆岗位的设置都比较固定，分属于采、分、编、典、流、咨等六大部门。随着计算机网络技术的发展，数字资源严重冲击着图书馆以纸质资源为主的地位。电子期刊数据库的出现，给现代图书馆的发展带来了深刻的影响，借鉴国外一些图书馆在岗位改革上的成功经验，并考虑到我国图书馆的实际情况，应大胆尝试新增岗位或重新确定现有岗位职责，以管理电子期刊全过程。如何适应电子期刊管理带来的工作量的增加，一般有两种做法：一是扩展已有的图书馆岗位职责，赋予其新的与电子期刊相关的内容。如原期刊馆员增加了与电子资源相关的责任，并被重新定义为“期刊与电子资源馆员”；二是产生一个处理电子资源的新岗位。Curtis认为[6]，新增的岗位名为“电子资源图书馆员”比较确切。这一岗位可能属于馆藏部、技术服务部、系统部或其他任何部门。

[1]陆 婕.刍议电子期刊管理[J].图书馆论坛.2006，(8):160-162.

[2]Simpson，Susan Nash，Coghill，Jeffrey G.，and Greenstein，Patricia.The electronic resources librarian in the health sciences library：an emerging role[J].Journal ofElectronic Resources in Medical Libraries，2005，2（1）：27-39．

[3][5]Demas，Samue1.Collection development for the electronic library：a conceptual and organizational model[J].Library Hi Tech，1994，12（3）：71-80.

[4]Schaffler，Hildegard.Howtoorganizethedigitallibrary：reengineering and change management in the Bayerische Staatsbibliodiek，Munic[J].LibraryHi Tech，2004，92（4）：34 一 46.

[6]Curtis D，ScheschyVM.DevelopingAnd ManagingElectronic Journal Collections：A How To Do It Marital For Libraryians[M].NewYork：Neal-Schuman Publishers，Inc.2000.