徽州文书整理及特色数据库建设研究

2010-04-05俞乃华何广龙汪柏树

大学图书情报学刊 2010年1期

俞乃华，何广龙，汪柏树

（黄山学院，245000）

在20世纪中叶，被誉为中国历史文化第五大发现的徽州文书大量面世，推动了徽学这门新学科的发展。有学者认为，“徽学研究将给宋代以后的中国古代史特别是明清史带来革命性的变化”[1]，也有学者指出：“徽州民间文书的大批发现，为人们开启了明清以来社会文化史研究中的许多新课题，使得以往无从研究的诸多侧面，陡然间增添了不少内容翔实而生动的新史料”[2]。黄山学院是古徽州本土的惟一高校，从九十年代开始收集徽州地方特色文献。为了突出自身的办学特色，对地方特色文献的整理与研究，是多年来我校在哲学社会科学研究方面的重点与致力发展的特色项目，并已取得了一定的成果。目前收集的地方特色文献中，徽州文书约八万余件（册），这是人类遗留的宝贵历史记忆。为了更好地开发利用这些资料，建立特色文献数据库，开发应用管理软件，为学校科研服务是我们的一项重要工作。2004年，在学校的支持下，启动徽州文书整理及相关工作，取得了阶段性成果。2007年《徽州文书整理及管理软件研究》被列入省教育厅人文社科项目，经过近两年时间的研究探索，研究工作已达到预定目标。

1 研究成果的主要内容

1.1 徽州文书整理工作规范化

徽州文书来源复杂，主要从民间征集；形式多样，有散件、簿册；内容广泛，涉及社会、政治、经济、商业、文化、教育、宗教、民俗等各方面内容。如何客观反映每一份文书，在文书整理工作中是一个难点。通过对几年来文书整理工作经验认真总结，研究制定了整理工作程序：

1.1.1 制定文书整理细则

黄山学院从2004年开始整理从民间征集的徽州文书资料，经过不断地总结和吸取其他收藏单位的整理经验，制定了比较成熟的工作细则，共分为十六个大项。对文书的题名、朝代、时间、形式特征、地域、事主等信息进行了规范。如对土地契约文书、赋税票据、官府文书中的“事主”进行了界定，以立文书之人为事主。对执照、收税票等契税凭证以买主持证人为事主，推税票、吊税票等以卖主为事主等；时间中用月令等旧称代替的，据其与农历月份的对应关系，经考证后写出序数月份；抄契簿以封面立簿时间定，无时间以下限时间定。租簿与帐册无立册时间以上限时间确定……用以指导文书整理工作。

1.1.2 建立分类表，科学分类和归类

由于徽州文书的特殊性，不能等同于图书或档案分类。中国社科院历史研究所1990年出版的《明清徽州经济资料丛编》第二辑，按内容把徽州经济文书分为六类。该所1991年出版的《徽州千年契约文书》改变了以内容分类的方法，而以时间先后为总纲分类编辑。但是，由该所编纂，2000年出版的《徽州文书类目》，又回到了以内容分类的方法上来，并建立了三级分类结构体系，将文书分为九个大类。1996年安徽省档案馆严桂夫主编的《徽州历史档案总目提要》，按档案学将徽州文书分为七类，但是2005年严桂夫、王国健撰写的《徽州文书档案》一书，放弃了档案学分类，采用《徽州文书类目》研究成果，按历史内容把徽州文书分成九类。因此，以内容分类是学界对徽州文书分类的主要走向。因此，我们借鉴了社科院历史所和安徽省档案馆文书分类方法，编制了分类表，经过整理工作实践和多次修订，最后确定分为十个大类：土地关系与财产文书类，赋役文书类，商业文书类，宗族文书类，官府文书类，教育与科举文书类，会社文书类，社会关系文书类，民间文化文书类，其他文书类，下设129个二级类目，156个三级类目。首次设立了民间文化文书类，将流传于徽州民间，与人们生活息息相关的，如乡村日用类书、工艺制作方法、月令月时、药方、楹联、商业经营方法等文书归于该类下，有利于文献检索。该分类表基本满足对徽州文书的科学分类和归类。

1.1.3 定题名

每份文书题名由四个要素组成，即时间、地域、事主及文书首句或末句提及的名称，簿册文书有题名的保留原名，并加书名号以便识别。这样能比较客观地反映文书的原貌和文书所提及的内容。

1.1.4 地域考证

由于数量相对较多的土地买卖文书是白契，确定地域非常困难。根据文书整理工作研究，可用五种方法考证土地买卖文书产生的地域：（1）从文书所钤官印考证；（2）以文书中提及的都图字号与都图分布为依据考证，即对照各县都图字号册去确认；（3）根据文书中提及的土地名利用地方志等工具书考证；（4）利用相关契约彼此印证考证地域；（5）根据特有习惯用语断定。徽州各县都流传着各种契约书写日用类书，提供了各种契约的书写格式，不同的地域构成不同的契约圈。如土地契约中出现“某都某保、本都本保”等，说明坐落的为祁门县，表述旱地面积“计种豆子壹升半”，契约所属地域应为歙县，出现“佃皮、佃”等词语表述“小买”含义的，可以推测为休宁县。运用这些方法提高未具县名文书的地域认定。

1.1.5 提取文书中有研究意义和检索意义的信息

在整理中，将每份文书显示的时间、立契人、朝代、年代、都图、字号、土名、受业人、尺寸、契约类型、叶数等元素记录于文书袋上，与通过其他方法考证出来的信息加以区别。

1.1.6 复核在初步整理后

经异人复核后，将文书信息与图像存入数据库，尽可能保证数据准确。

1.1.7 给文书编号

为了区别文书，每一份文书给出惟一的编号。编号由三部分组成：即分类号－朝代、帝王年号、年序号－某类自然顺序号组成，在录入数据库时自动生成，便于管理。

1.1.8 文书存放

经过研究论证，分析了分类存放和按征集批次（归户）存放的利与弊，我们选择了按征集批次编号（归户）存放的方法，更好地保持徽州文书的客观原貌，有助于学者研究。

1.2 数据库及应用管理软件

徽州文书管理系统利用已经成熟的OOP+ADO、Java等技术建立，应用软件主要由数据管理系统和数据检索系统组成，经过实际运行测试，不断地调整修改，比原定目标在使用上更便捷。主要功能如下：

1.2.1 数据添加、修改、删除便捷

数据管理系统的数据添加功能中，分类号、朝代、年代、县域、都、图等信息以下拉列表框方式录入，方便快捷，大大提高了数据录入速度。每条记录录入后系统自动生成文书编号。对已录入数据也可进行修改、删除。由于数据被删除可造成序号不连续，设置了自动编排功能，可避免检索时文书图像与文书不对应的问题。为了便于使用，增加了数据导出功能，可导出所需文书记录和图像，有利于阅读与出版使用。

1.2.2 检索功能强大（1）单一条件检索

数据库能根据需要设置多项检索条件，检出特定需要的文书信息。检索系统共有15个检索字段，如类名、时间、地域、事主、土名、契约类型、原始编号（对不同时间收集的文书批次编号）等，输入相应的检索条件即可进行单一检索。

（2）复合检索

检索系统根据需要也可进行复合检索。如将“卖田契”这一类名与歙县（地域）进行复合检索，可检索出所有歙县卖田契；将清（朝代）、乾隆五年（帝王年号、年序号）、与休宁（地域）、某事主等条件进行复合检索，可检出休宁乾隆五年某事主所立的所有契约文书，提高检索的精确度。

（3）模糊检索

在数量较多的土地契约中，往往涉及多个土名和字号，应用软件在运行测试时，在原定的检索功能中，根据需要增加了受业人检索字段，利用事主、受业人、土名、地名、字号检索时，增加了模糊检索功能，有利于相关内容检索。对某些字段还可进行排序，有助于检索文书信息和检查数据是否正确。

1.2.3 有助于考证文书的地域

徽州文书收集的来源复杂，在一个批次收集的文书，有时会杂有不同县域的文书，不易识别。该数据库在使用时，给考证地域提供了快捷方便的途径。如根据文书中的事主、土名、受业人、字号、年代等信息，在数据库中进行检索，将检索出的不同批次收集的具有相同信息的文书加以分析，有些可互相印证考证出地域，对归户研究提供更多的数据。

1.2.4 数据维护方便

徽州文书的种类和数量还存在不可预知性，因此，数据库中的分类表具有添加功能，必要时可增加新的类目。另外，县域、都图、年代、朝代都可根据需要进行修改和添加进行维护。

2 徽州文书特色数据库的实际应用价值

2.1 有利于今后的整理工作

目前该数据库及应用管理软件已在我校图书馆特藏部使用。该数据库用于管理徽州文书资料，已录入数据12000余条记录，对后续的文书整理工作和研究工作有很大帮助。整理录入的文书一般可在计算机上阅读，能较好地保存原件。

2.2 方便研究者利用

目前在徽学研究中，利用徽州文书研究主要有专题研究和归户研究等方法。归户研究即根据某一户遗留的文书进行综合分析和研究，说明某一问题。因此，一些文书收藏单位，按收集时的一批或一包（户）为整理、保存单元管理这些资料，优点是不破坏文书的原始性，但相关资料被分散。该应用管理软件能将不同时间、不同地点收集的具有相关性的文书检索出来，弥补归户管理的局限性。另外，也可打破地域局限，将同类文书集中检索出来，进行专题研究。

2.3 有利于实现资源的共享

据2004年有关资料统计，徽州文书不少于20余万件。据最新估计，已发现的徽州文书约有50万件（册）[3]，主要收藏于社科院历史所、上海图书馆、安徽省档案馆、黄山市博物馆、黄山学院、北京大学、安徽大学徽学研究中心、南京大学等国内40多家档案馆、博物馆、大学图书馆及研究机构[4]。此数据库和应用管理软件可向各徽州文书收藏单位推广应用，有利于徽州文书的保护和实现资源共享。

2.4 有助于徽州文书出版工作

目前已出版的徽州文书以明清时期为主，根据《明清徽州社会经济资料丛编》两辑、《徽州干年契约文书》40卷、《徽州文书》20卷统计，明代文书约4000份，清代文书约11000份，民国时期的文书约650余份，共和国文书近100份。我校为填补资料空白，整理出版民国文书20卷，已交清华大学出版社出版。该数据库对出版编辑工作有很大的帮助，并能利用其导出功能制作随书检索光盘。