试论高校档案资源的开发与利用

□ 王 颢

对于高校来说，档案资源开发与利用的水平将直接关系到开展信息服务方式的选择和档案信息化建设的优劣成败，同时它也是衡量学校管理水平的重要标志之一。

一、高校档案资源开发与利用的意义

当学校领导对某些重大问题作出战略决策时，或是在制定发展规划、年度计划、规定政策等重大事宜时都需要大量的信息作参考。高校档案是领导在决策过程中获得信息的重要渠道。高校档案信息资源是最真实、最原始、最有说服力的历史记录，它包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，为学校各项工作提供服务。高校档案通过各种渠道传输给师生员工，将对高校各项工作起催化、促进作用。因此进一步改进档案利用工作是档案部门的重要任务，档案管理人员应该积极主动，深入开发档案信息资源，充分挖掘馆藏档案信息，为学校提供利用服务，形成档案利用工作的良性循环。

二、高校档案资源开发与利用存在问题及分析

思想观念的误区。传统的档案工作只是信息的整理和归档，在服务方面是被动的。目前高校档案资源开发虽然有统一的规范和标准，但是对档案信息资源的信息价值和作用缺乏认同感，缺乏档案信息资源共建共享的创新观念，档案管理人员仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，档案信息资源的优化整合与开发利用工作落后于信息社会发展的需要，导致档案信息资源建设难以适应高校档案信息利用的需求，从而成为制约高校档案资源开发建设的重要因素。

缺乏资金的投入。缺少科学规划管理和专项经费的投入，使高校档案资源开发建设长期形成了条块分割的局面，造成数据库规模小、结构不合理等一系列问题，难以满足档案信息资源建设合理完善的需要。

缺乏技术及专业人才。目前高校档案管理工作者网络技术运用能力、信息资源处理能力和信息加工整合能力，难以适应信息时代的需求。

上述问题与不足的原因是多方面的，概括来说有如下几个方面：

1、对档案资源建设的重要性认识不足。高校档案工作人员普遍缺乏信息是资源的意识，对档案资源开发建设及信息技术的应用更是缺乏系统深入的研究。在档案资源建设方面，缺少必要的发展规划、工作思路、战略目标，人员配置、机构设置与档案信息化建设的工作要求也不相适应。

2、高校档案管理队伍结构不合理。从目前高校档案工作队伍现状来看，不少档案工作人员从未接受过档案管理专业培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本理念、基本知识、基本技能，人员的知识结构、专业技能都很不理想。

3、档案管理方法单一，设施简陋。不少档案部门仍采用传统的人工管理模式管理档案，基础设施薄弱，档案数字化管理空白，适应不了档案资源建设与开发利用的要求。即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只是建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投入到档案管理的基础设施建设。加上管理机制不灵活、用人机制、奖惩制度等均不够完善，直接制约着档案工作人员的主动性、积极性和创造性的发挥。

三、高校档案资源建设与利用的建议

1、充分提高认识，切实转变观念。新时期的高校档案工作者必须努力学习并不断提升自己的业务能力，了解和把握国家信息化发展对档案事业的影响与要求，创新方法，拓展档案信息资源开发利用和管理工作的思路，并不断拓展服务范围，从而真正提高档案信息的利用率。同时，档案管理部门要加强宣传，提高社会对档案服务工作的认识。

2、充分利用网络技术，不断促进信息化建设。网络信息技术是新时代管理最重要的武器，高校档案管理要注重与现代网络技术相结合，利用网络来提高档案信息的管理效率。要利用计算机系统和数据库信息技术手段，为高校教学、科研服务，实现电子文档一体化和档案资源信息利用网络化。

3、加强人员培训，提高整体水平。档案资源建设离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是馆藏档案的数字化转换、档案的网络利用等，都离不开计算机知识和档案知识的有机结合，所以高校应为档案部门配备计算机专业人员，对他们进行档案业务的培训，使他们能更好地完成档案信息化建设。

4、加大投入，立足校园，服务社会。高校档案部门可以针对社会的需求，拓宽服务的范围，在条件允许的情况下，为部分社会单位提供信息服务。这样既能为社会发展作出积极贡献，也能在一定程度上提高高校的社会形象。首先，可提供学历学位鉴定服务。当下，激烈的就业竞争，导致一些伪造学历学位证书的现象出现，影响了社会公平，对此高校的档案部门可以利用自身的资源优势，为社会提供鉴定和证明服务。如向用人单位提供毕业生学籍学位档案信息，通过检索学籍档案、入学记录等鉴定学历真伪，并出具书面证明材料等。其次，可积极促进科研成果的推广。高等院校是我国科研的重要基地，每年都要产生许多科研成果，然而这些成果当中的大部分都只作为档案资料保存，只有少部分被应用到实践中。如果对这些科研成果能够加以利用开发，将会对社会进步产生积极影响。第三，可开展人才信息服务。高等院校是高素质人才培养的摇篮，高校档案部门掌握了许多高级人才的相关资料，我们可以利用这些资源为社会提供人才服务。如开发高等院校的人才资源数据库，建立高校人才信息库，将学校的办学特色、学科专业设置、毕业生个人信息汇集起来，并通过网络工具进行传播，这样不仅可以为企事业单位提高人才选择的效率，也在一定程度上拓宽了高校毕业生就业、择业的途径。

①于建平：《浅谈档案信息资源利用》2006年第11期

②孔伟娟：《与时俱进开发高校档案信息资源》，《云南档案》2008年第01期

③徐英：《论高校档案资源信息化建设与发展》，《青海社会科学》2007年第6期

④尹美京、任凤仙：《档案意识与档案工作的关系之我见》，《档案学通讯》2009年第3期:87页

⑤华东师范大学档案馆：《积极推进数字档案馆建设,充分发挥高校档案资源的社会效应》，《中国教育报》2008-05-29第9版