新时期涉密地质资料档案的安全管理

□锁晓霞

按照江西省国土资源厅、江西省国家保密局《关于在全省开展涉密地质资料清理工作的通知》精神和具体部署，我局共清理登记馆藏地质成果档案3214卷，其中涉密3051卷，清理登记破损档案824卷。局档案馆共清理登记馆藏地质成果档案1607卷，其中涉密1588卷，清理破损档案334卷，并分别建立了成果地质资料目录数据库。但涉密地质资料的安全管理给我们带来了新的课题，为做好这项工作，我们强化了以下措施，保证了涉密地质资料档案的安全管理。

一、强化涉密地质资料档案的保密意识

为使各级领导和广大档案管理人员对涉密地质资料档案的重要性有更深层次的认识，我们要求各级档案部门要不断增强做好涉密档案保密工作的责任感和使命感，站在国家安全的高度，切实重视和不断强化涉密档案的保密工作。要加大档案保密宣传工作的力度，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的自觉性和责任感，自觉履行保守国家秘密的义务，把安全责任意识贯穿于档案工作的始终。同时，要认真贯彻“预防为主”的方针，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展档案安全教育工作，把涉密档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。

二、加强各级档案库房的安全建设

档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。涉密地质资料清理工作结束后，我们要求各级档案部门加强档案库房的安全建设。

1.各级档案库房基本配备了防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。

2.档案库房指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

3.涉密地质资料档案实行单独保管，配备带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全管理。

4.尽量减少档案的破损率，延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质配备专用的档案防磁柜，对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。同时，坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

5.各级档案管理部门和人员不断学习先进的管理经验，向科学化、现代化管理方向进行探索和改进，逐步提高管理水平。对档案形成时间跨度较大、管理人员多次更迭的单位，重在管理工作中强化保证安全措施。

6.为使全局档案管理工作迈上新台阶，全局尽快全面实施地质成果资料数字化管理。

三、完善保密档案借阅管理制度

我们根据《档案法》、《保密法》等有关规定和我局工作实际制定了细致完善的涉密地质资料档案借阅制度、外借制度、复制制度、归档制度等四项制度。制度中对涉密地质资料档案的重要性进行了阐述，明确了档案保密工作的指导思想、目的任务和具体要求，并对涉密地质资料的管理和利用全过程作了具体的规范。

1.各项档案借阅规章制度的条文既严密扼要，又便于执行；既符合国家和行业有关政策，又结合了全局工作实际；既便于档案人员安全管理，又方便了技术人员借阅利用。并准备在实际工作中认真加以总结，不断充实和完善，确保涉密地质资料档案的安全管理。

2.制度对涉密地质资料档案的归档、借阅、移出、销毁等均做了严格规定。如我们对新归档的涉密成果资料的定密范围做了明确规定，并要求按V 1.1版本电子格式归档；借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让涉密地质资料成果；涉密地质资料档案使用完毕后应及时核对、检查和维护，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项；借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，立即向领导和档案部门报告，进行补救，并追究其责任者责任，按国家有关规定严肃处理。

3.涉密地质资料档案须在阅览室借阅，原则上不外借，特殊情况要借出的，应有直接领导、项目负责人签字，履行登记手续，填写借阅卡及借阅簿，手续齐全后方可借阅。因工作调离、离退休和长期病休、出国工作及出国探亲的，都必须全部清还借阅的档案。属借调工作人员借阅涉密地质资料档案时，必须由项目负责人代借，当其离开单位时由代借人清还档案。

四、涉密地质资料数字化管理系统的开发及应用

随着数字技术、信息技术和网络技术对社会经济发展辐射作用的日益增强，涉密地质档案管理也必须走向数字化。本次局档案数字化管理系统的开发，定位在涉密档案管理软件的开发。主要以全文数据库、多媒体数据库和关系数据库为管理工具，以扫描的纸质档案图像、全文内容、采编与转换的音视频等多媒体资料和档案目录为管理对象，利用海量全文数据库技术、数据加密和压缩存储等技术，实现从原纸质档案数据化、档案接收、整理编目、档案移交到档案阅读管理和档案利用全过程的计算机管理，达到对地质档案的目录、文、图、声、像等多媒体档案统一管理。

这一档案数字化管理系统，实现了对核地质档案资料的全文管理和智能检索，提高了档案的查全率和查准率，采用了文、图、声、像等档案内容的关联管理，方便了关联档案内容的查询和利用，该系统在全局推广和使用将全面提高涉密地质档案信息化安全管理的水平。

五、加强涉密地质资料电子档案的安全管理

安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。涉密地质资料电子档案从保管形式上主要分为两种，一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案，另一种是存储在网络数据库中的电子档案。

存储在磁盘、光盘上的电子档案，相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，可以复制副本或异地保存。存储在网络数据库中的涉密地质资料电子档案，在借阅方面我们做到了以下几点：

1.所借的涉密地质资料电子档案项目要与正在实施的地质项目内容相同，且要经主管领导及项目负责人批准，方可借阅。

2.根据使用者的具体情况，不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式。

3.根据涉密地质资料电子档案内容的秘密等级进行有效管理，对秘密等级比较高的，不能用复制的方式提供利用。

4.对重要涉密地质资料电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案，则应重点做好数据库的安全与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理，做好内外网分离工作，并对内外网服务器部署好防火墙，管理涉密地质资料电子档案的计算机不得与国际互联网相连，借阅涉密地质资料电子档案的计算机不可复制资料。借阅者可根据权限查阅，在权限范围内更改、编辑图纸、文本，但是不能将图纸及文本内容下载到终端用户及任何设备上。这样，所有的保密数据统一集中地保存在服务器上，既方便了利用者，又保证了涉密地质资料电子档案的安全，从根本上杜绝保密信息的泄漏。

我局建局已经半个世纪，形成了大量的地质成果资料，做好涉密地质资料的安全管理工作，是对我局档案管理工作及档案队伍素质的一次全面检阅。我们将认真研究在涉密地质资料管理工作中存在的问题和不足，逐步完善涉密地质资料的安全管理工作，使涉密地质资料的档案管理工作及早走上科学化、规范化的轨道。