贯彻 号令，完善高校学生档案管理工作

□ 徐静娟

近年来，我国高等教育事业发展迅猛，由原来的精英教育普及成为大众教育，办学理念、办学条件、办学层次、办学规模都有了根本性的改变。不少高校在大力改善办学条件的同时，也加大了对档案工作的投入，高校的档案馆在库房面积、专业设备、办公条件和人员配置等诸多方面都得到了不同程度的改善和加强。但相对于高等教育近年来根本性的发展而言，高校档案工作的发展明显滞后。27号令的颁布，为新阶段高校学生档案的管理提供了新思路、新机制，也为高校学生档案的规范管理提供了基本法规。贯彻落实27号令，使高校学生档案管理真正实现专业化、规范化和现代化，是我们档案工作人员的重要职责。

一 高校学生档案管理工作存在的问题

1.管理体制不够规范

目前，全国高校人事档案有3种管理模式：有的高校是由各院（系）管理，有的高校研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生工作处管理；有的高校是统一由学校档案机构管理。但因当前人事档案管理还有许多理论问题与技术问题没有得到彻底解决，在实施过程中缺乏一套切实可行的大学生档案管理制度实施细则。近年来，由于全国许多高校扩招与合并，使得一些高校学生数量猛增，而学生档案管理人员的编制却未随之增加，故人员配置标准也是需要考虑的问题。另外，各学校对档案工作重视程度不一，档案工作人员的专业素质也参差不齐。如此等等，都可能影响27号令中关于单独设立“学生类”档案的实施效果。

2.管理技术比较落后

现阶段我国大部分高校的学生档案仍以纸质档案为主。档案管理仍以手工操作为主，这种状况与高等教育的迅速发展、高校学生档案管理工作日趋复杂的现状不相适应。加强对高校学生档案信息资源的开发利用，实现大学生档案管理的信息化和网络化，为用人单位提供便捷的档案查询途径、准确的毕业生档案信息，为毕业生择业、就业提供优质的服务，这是高校学生人事档案管理工作发展的方向。

3.学生在校期间的档案管理存在缺陷

学生在校期间的档案管理工作包括：档案材料的收集、整理（分类、编目）、立卷、归档、鉴定、保管、利用、借查阅登记、转递等一系列环节。工作中常见的问题如下：

档案的收集整理不够完善。目前，相当一部分高校的学生档案由学生管理部门主管，并由院系完成学生档案的收集和整理。管理过程中较注重学生档案的行政化管理，业务管理方面较薄弱，学校又缺乏监督检查和业务指导，这就造成了学生档案归档不齐全、材料不符合归档要求、档案材料的利用价值不高等一系列问题。

档案的服务利用不够方便。高校学生档案是学生在校期间生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着我国劳动人事制度的改革，大学毕业生就业制度发生了深刻变化，毕业生就业由国家指令性计划培养、分配的“统配”模式变为学生与用人单位“双向选择”、“自主择业”的就业机制，这使大学生档案的功能也发生了变化。在“双向选择”、“自主择业”的过程中，档案成为用人单位考察、录用学生的依据，在学生择业、就业过程中起着重要作用。档案管理的服务利用范围也大大扩展，包括学生档案材料的证明、配合用人单位政审、毕业生档案流向查询、遗留档案的查询、国家人事档案管理法规政策、地方及学校学生档案管理办法的咨询等一系列工作。但现有管理体制无论在人员配置还是设备更新上还无法及时满足社会需要

毕业生档案的转递不够准确与快捷。近年来的高校扩招与高校合并，使在校学生人数急剧增加，各个教育层次、多种教育途径并存，无疑增加了学生档案管理的工作量和难度。特别是在毕业生档案的转递环节，因时间集中且紧急，档案流量大，涉及面广，参与的人员多，转递环节复杂，这些都使档案转递工作出现失误的可能性增大。目前的“双向选择”就业机制为毕业生就业带来了多种选择的机会，也给毕业生档案的转递带来了许多问题。许多地区的人才代理服务机构，由于其管理制度不够健全，工作不规范，管理过程差别较大，加之不同的地区、学校或用人单位制定的毕业生分配、接收、管理制度不同，导致一些学生档案下落不明，给学生的就业带来了不良的影响。另外，目前由于毕业生档案转递只能由邮局按机要件处理，邮寄方式的单一以及缺乏市场化的竞争也是影响转递效率不高的重要原因。

档案遗留问题逐年增加。每年都有一部分毕业生档案无法及时转出，或者有一部分档案尽管寄出但又被退回来。究其原因有：部分私营企业及就业者本人缺乏档案意识，毕业离校时不及时转走档案；部分毕业生一时没落实就业单位，档案暂时无法转出；相当部分肄业、退学的学生，其档案因政策法规、人才服务机构及机要件转递的种种规定而无法转出，造成高校遗留档案逐年增多，数量可观，常有学生离校多年以后才返回学校索要档案。档案遗留问题是近年来档案管理中出现的一个不可忽视的问题。

二、贯彻27号令，改进和完善学生档案管理工作

在此大背景下，中华人民共和国教育部和国家档案局联合发布了《高等学校档案管理办法》（简称27号令），并自2008年9月1日起施行。27号令是指导新时期高校档案工作科学发展的重要法规性文献，它的颁布实施，标志着我国的高校档案工作进入了一个新的时期。27号令的颁布顺应了高校档案工作科学发展的需要，有利于促进高校档案体系逐步完善，促进高校档案工作逐步走上规范化、标准化的道路。相对于原有的规定，27号令中明显的改变是：在文件材料的归档范围中增设了“学生类”，明确了学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念，也体现了“建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系”的新阶段档案工作的发展方向。

27号令明确将学生档案划归学校档案馆或综合档案室，将学生类档案管理纳入到档案综合管理的范围中，实行由高校档案部门集中统一管理，变条块分系统管理模式为统一系统管理模式，改分散管理为集中管理。这种“纳入式”的新管理模式，具有技术上的优越性和可行性，有利于促进高校学生档案管理趋向统一化、规范化和专业化，提高学生档案管理的水平。27号令首次将学生类档案作为高校档案的基本类别，并将其纳入到统一规范的档案管理办法之中，明确规定了学生档案归档案馆或综合档案室管理，体现了对学生类档案的充分重视。有利于改变目前各高校中普遍存在的学生档案管理散乱、归口不一的局面，也有利于发挥高校档案自身价值，扩大高校档案工作影响，引起人们对于高校档案资源建设的重视和研究，推动高校档案资源整合、档案管理体制创新的步伐，从而更好地服务于高校师生。

贯彻执行27号令，做好高校学生档案管理工作，就业务工作层面来讲可从以下两个方面着手：

第一，加强学生档案的规范化管理，不断提高档案管理水平。学生档案管理的规范化，即是统一业务规范。档案分类应根据大学生学籍管理规定，做到大类基本一致、小类适当灵活、类目层次划分要明确。档案案卷形式统一，填写项目一致，应避免文件材料的重复归档和遗漏，确保各种文件材料的完整、准确和系统。学生档案管理部门应及时有效地反馈档案管理的情况和提供利用各种信息，从整体上提高高校学生档案管理水平。

第二，积极促进信息技术在学生档案管理中的应用，实现高校档案网络化管理。高校档案部门亦应与时俱进，积极研究计算机技术、网络技术在高校档案管理中的广泛应用,实现高校档案网络化管理。要实现这个目标，首先要重视基础工作，研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据管理系统，做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等数据库建设工作，保证数据库数据的真实完整。同时注意电子档案与原始档案的相互结合，互相补充。将计算机信息技术和网络技术用于毕业生就业工作，不但可以减少就业信息管理工作中的重复劳动，还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率，更好地发挥学生档案的社会效益。目前许多高校已开始利用校园网提供上述服务，宣传学生档案管理政策，在设置查询权限的前提条件下，发布毕业生档案流向、遗留档案信息，以满足毕业生及用人单位对学生档案的查询利用。档案信息的网络化管理和服务应是实施档案管理现代化的方向之一。

①教育部、国家档案局第27号令，《高等学校档案管理办法》，2008年8月。

②韩变琴：《高校学生档案管理三阶段》，《山西档案》，2006年第5期：38~39。

③侯丽丽：《建立高校学生档案管理制度的分析》，《兰台世界》，2007年第10期下：40~41。

④庞晋伟：《加强高校学生档案工作的几点思考》，《档案与建设》，2000年第2期：41~42。

⑤李冠英：《高校学生档案管理的改革》，《兰台世界》，2006年第3期理论版：47~48。

⑥宋焕敏：《高校人事档案工作存在的问题及对策研究》，《兰台世界》，2006年第 1期工作版：29~30。

⑦文泽华：《高等院校档案网络化管理的研究与应用》，《甘肃科技》，2007年第4期：232~234。

⑧牛乐：《谈高校扩招后学生档案的管理》，《山西档案》，2006年第6期：39~40。