以科研成果促基层档案管理

○连红

一、以改革主导研究，提升档案管理水平

（一）档案管理人员需要积累交叉学科知识

社会的迅速发展向档案管理人员提出了严峻的挑战。基层档案管理者首先应是一位档案工作的“研究者”，因此需要具备广博的知识。特别是作为服务教学、研究第一线的基层档案管理者，不仅要有一定的档案专业知识，而且要熟悉教学环节，了解教学动态。因此，笔者便通过参加研究生课程进修班，学习课程教学论、教育心理学、教育学、美学理论、管理学、档案学、图书情报，电脑编辑等多种学科，不断地为自己充电，逐渐地增长相关领域的学识。同时在档案管理实践中边学边干边研究，虚心向专家同行学习，借鉴其他管理领域的先进经验。这样才能有助于高校基层教学研究档案管理工作的创新。

（二）运用创新思维改革基层图书档案管理

随着教学改革的不断深入，教师对信息资料的需求越来越大。那种被动的管理已不能适应当今高等教育的发展，为了转变这种局面，开展适合教学改革的档案管理调研活动是理论研究的第一步，而迈出这一步需要管理者具有聪睿敏捷的思路和捕捉问题的创新能力。笔者申报了相关研究课题并进行了广泛的调研活动，在走访国内二十几所高校资料室后，发现普遍存在的共性，人员编制问题使大部分二级学院图书档案管理面临着无人管理的尴尬境地，重点高校的二级学院虽然有专人管理资料室，但是档案工作仍不被重视，无专门的档案室和工作人员的情况屡见不鲜。处于兼职的档案员无暇顾及，专职的资料员也只是一般性日常服务。此事难就难在兼职，是敢为人先迎难而上，还是回到原位顺其自然。人的精力是有限的，超越自我，超越极限，本身是对自己的挑战。显然，在复杂多样的工作环境中创新，是一种能力的提高，选择超越更有价值。笔者根据实际情况，从以下几方面考虑并加以实践：

1、对分散的二级学院档案采取集中管理，原来由各教研室分管的教学档案统一集中学院管理。

2、实行图书档案一体化管理。笔者以为档案工作与资料室管理之间存在着天然的联系，都属于信息资料，特别是占据二级学院资料管理主导地位的教学档案。于是，在调查研究的基础上确立了以服务教学研究为中心的图书档案一体化管理的目标。

3、将改革列入学院发展规划，全面建立学院档案管理，为教学科研服务。有计划、有目标地开展，打破了原先被动的工作状态。

4、采取互动的方式，调动教师积极性，共同建设资料室、档案室。其一，将集体智慧融入档案管理，号召广大师生参与，共同营造崭新的研究型档案资料室；运用集群的方式进行创新，达到功能互补，以学科团队来丰富资料室内涵，使之进入互动交流的良好状态。其二，改革的切入点亦很关键，根据分院实际情况，笔者因地制宜地开辟了“学术信息服务窗”，并设计了多个栏目征求师生的意见，得到众多师生的积极响应。

以上信息管理改革措施经过几年的实施，渐露成效。譬如，围绕学院中心工作，资料室成功举办了科研成果展、学术交流、如何申报课题、申报精品课程等名师讲座；开辟了教学评估专栏——“如何编写教案讲稿”、“读书月”等活动；出版了“外国语学院论文集”上下两册。“学术信息服务窗”被学校科技处评为十大科技新闻奖。教师参与的个人业务档案的建立、毕业设计、试卷整理等教学档案的汇总，逐步形成了图书档案一体化管理的新模式。由于师生参与其中，学院的学术研究逐年升温，学科团队参与资料室建设更加踊跃。信息服务产生的效果是营造了外国语学院的学术氛围，促进了教学和科研活动的开展，在校内外产生了较大影响。这种档案管理改革举措，是对高校基层资料室管理模式的新突破。

二、以理论指导实践，实现研究成果价值

高校基层档案管理是门学问，在当今越来越激烈的高校竞争中，如何建立规范化、标准化的二级学院基层档案管理模式，为教学科研服务，值得深入研究。特别是高校二级学院的档案管理没有先进模式可参照，有些改革举措在实践中发现其缺乏系统性和连贯性。为追求卓越的基层档案管理新模式，结合课题进行研究是最好的办法，是提升档案管理品质的重要途径。为此，2007年笔者主持申报了“基于高校外语资料室特色的集成管理模式研究”获得了校级课题立项。

（一）以课题研究为依托，实施档案目标管理

目前我国高校二级学院档案管理普遍存在的问题有：一是缺乏规范化的制度；二是无系统化的管理模式；三是管理队伍不稳定等，造成了教学档案束之高阁，无人问津等现象。笔者认为开发教学档案，与图书资料链接一体，形成一个庞大的分院资料库，统一实行标准化的目标管理，这种教学档案管理目标是学院发展的长久之计。

以教学评估为契机，笔者结合校级课题“构建高校系级教学档案体系的新思路”，把课题研究与教学档案管理工作捆在了一起，按照课题计划进行管理改革，同时在改革实践中不断完善理论研究，以研究成果来实施档案的目标管理。整个过程是动态的，发动师生参与建设教学档案新体系；联合其它分院共同探索改革途径；着重抓住教学档案的主体部分——试卷、毕业论文、教案讲稿的收集及管理，以此成果为样板，创建教学档案管理新体制。

（二）边学习边研究，力求管理模式推陈出新

为把课题做到位，让教学评估专家满意，真正实现研究成果的价值，为教学研究的中心工作服务，课题组终于探索出一条高校系级教学档案管理的新途径。

1、积极探索研究方法，创新信息储存载体。例如：将教学档案汇编成册，这样既便于查阅，又有利于管理。于是，笔者在传统编纂的方法上进行了创造，将每个项目的材料进行整理、分类、编目做成汇编数百册，既有专题性的单行本，又有综合性的合订本。在此基础上，又借鉴了教学评估材料的某些整理方法，提炼了每项材料的内容，撰写概况，统计数据，分类编辑目录等。把死材料变成活信息，方便了教师查阅，这就使得管理层次又提升了一步。最近编辑的《外国语学院近三年教学档案纵览》一书，是教学档案六大体系的浓缩，也是对课题成果的总结，是整个教学档案管理的品质升华。

同时，向计算机专家学习制作教学信息网站，由于较好地把美学等学科综合地运用到网站制作中，使外国语学院“资料——档案在线”网站达到功能全、视觉美、优雅而实用的效果，受到广大师生欢迎；这种教学信息网站，在国内高校二级学院中仍属罕见。

2、课题研究需要链接所有的知识信息库。从理论到实践，再从实践上升至理论；笔者体会到只有充分利用自己储存的知识，将文学、美学、档案学、管理学等知识融合一体，才能达到教学档案内容和形式的完美统一。这种理念为教学档案管理改革注入了新鲜血液，由于国内档案学界目前尚无涉及高校基层教学档案管理改革实践领域研究，因此此项研究成果在管理改革实践中，获得了视觉效果和使用效果的双丰收。这种新颖的集成管理模式，也受到教育部教学评估专家、浙江省档案学专家、各兄弟院校以及学校各部门领导、师生的一致好评，成为中国计量学院教学评估的亮点。它是以研究促工作带来的成果之一。

（三）凝练课题成果，推广高校教学档案管理经验

丰硕的课题研究成果，得到专家认可，更值得推广应用。笔者申报的“高校教学档案系统开发集成管理模式研究”获得了浙江省档案局科技项目计划立项后，便在原有基础上建立了外国语学院“资料——档案在线”网站，分门别类地创设了图书、音像、档案、学术信息服务窗等模块，下设若干个资料库；同时开展了多样化的编研形式，充分利用档案信息资源，为中国计量学院30周年校庆撰写了院志，编成画册，做成展板，以大型橱窗展览的形式营造校庆氛围，通过多媒体在网上进行对外宣传，充分发挥了档案资料室的功能。

课题研究的目的是为了解决工作中的问题，拓宽视野，在实践中寻求理论支撑；但无论在课题研究或改革实践中，往往会出现没有先例可以参照的情形，这就需要以实践创新来提炼理论，再由实践来检验理论。例如：课题“构建高校系级教学档案体系的新思路”，最初没有任何具体理论的指引，但课题组借鉴并利用了其他管理方法及相关学科知识，奠定了档案管理理论创新的基础。在结题时发现创新的理论缺乏高度，还有逻辑漏洞，后来查找了各门类管理文章，得到了启发，经过思考与鉴定，终于从已建立体系的一些改革成果中提炼出集成管理模式。为大力推广研究成果，课题组又提升出适用于各行各业基层档案管理的方法，创设了“3部曲10步法基层档案集成管理模式”。该成果经验还被撰写成讲稿，制作成PPT多媒体课件向兄弟院校进行推广；并得到浙江省档案局有关部门领导和浙江大学档案学专家的肯定和赞赏；课题品质的提升还孕育了实用新型专利的诞生。各地慕名来参观考察的高校络绎不绝，应国内部分高校的邀请，课题主持人所作的二级学院档案管理工作改革的专题报告，受到广泛好评。

三、爱岗敬业才能有所作为

社会发展需要现代化管理，信息时代一方面给档案事业提供了良好的发展平台，另一方面也为档案管理人员提出了更高的要求。因此档案管理者必须解放思想、转变观念，用新的管理学理念武装自己，要有敢为人先的勇气和锲而不舍的忘我工作精神，只有这样档案管理工作才能与时俱进，才能在平凡的岗位上有所成就。

笔者始终认为，高校二级学院的档案管理承担着为学院中心工作、为师生服务的应尽责任，在教学改革和提高教学质量中发挥着重要的作用；特别是教学评估对档案的需求越来越大，分院档案发展势头前景无量。作为基层兼职档案员要胸怀宽广目光远大，应把自己定位得高一些，以科学发展观建设基层档案。只要有心，理论研究方面肯下功夫，是完全可以出创新成果。中国计量学院外国语学院教学档案管理工作改革的成功经验就是一个典范。

笔者在课题研究和改革实践中体验了研究工作的全过程，概括为八个字：执着、坚持、充实、快乐。首先要热爱本职工作。要把档案管理作为自己的事业来干，做得越深入越感受其中的乐趣。其次要打破旧框框，敢于创新。教学档案大部分是在教学第一线的二级学院，有着得天独厚的资源和条件，既然从未有人开辟教学档案的系统编研，但是探索了而且做到精益求精就是创新。

善于总结经验也是档案管理人员必备的一项技能。笔者将课题研究的每个阶段成果都撰写成论文，目前已在全国档案学核心期刊上发表了25篇，其中有2篇论文被人大复印资料全文转载；4篇论文在2007年和2009年分别获得浙江省档案学会、浙江省高校档案学会优秀论文成果1-3等奖，其中2篇获一等奖。2009年课题成果还获得了国家实用新型专利3项，外观专利1项；2008年编研成果《外国语学院教学档案纵览》获得了浙江省档案局优秀编研成果三等奖；课题项目成果《高校院系教学档案集成管理模式初探》获得浙江省档案局优秀科技成果三等奖；2009年论文类成果《高校档案集成管理模式系列研究》获浙江省教育厅高等学校优秀科研成果三等奖。

结语

俗话说：一分耕耘一分收获。近几年由于中国计量学院外国语学院档案管理和科学研究的重视，促进了基层教学档案管理工作的改革，因此也提高了档案管理品质，无论集体还是个人在其中都获得了“双赢”。档案管理改革改变了过去师生对教学档案工作的看法，分院领导也更加重视了此项工作，专门建设了分院档案室，改善了师生查阅文献资料的条件，从而更有效地发挥了高校基层文献档案资料为教学科研服务的作用。