整合资源 集中管理 充分发挥社会保险业务档案“三服务”效能

□ 刁建霞

劳动保障档案在维护群众合法权益，化解矛盾纠纷，解决好人民群众最关心、最直接、最现实的各类民生问题中，具有不可替代的记录和凭证作用。近年来，我们以加强社会保险业务档案管理服务为重点，以方便社会和参保对象利用为目的，着力构建社会保险业务档案的大管理格局，在推动社会保险业务档案服务事业发展和服务民生上下功夫，使档案工作在改革创新中得到又好又快发展。

一、整合资源，创新社会保险业务档案管理模式

长期以来，社会保险业务档案管理存在三大突出问题：一是档案的分散管理与群众集中利用的矛盾。档案是一种社会公共信息资源，随着电子信息技术的广泛运用，群众利用档案的需求和途径发生了深刻变化。在传统的档案工作条块结合的管理体制下，档案被分散在不同的处室（单位），在群众利用档案需求日益多元化、利用途径日益多样化的情况下，档案分散管理与群众集中利用就成为档案工作更好服务民生的障碍。因此，亟须对档案资源特别是业务档案资源进行有效整合，着力解决档案工作服务民生的机制性问题。二是档案接收范围狭窄与利用需求广泛的矛盾。群众对档案信息的利用需求，正逐步走出单一的为维护权益的凭据性利用，走向多元化的利用趋势，这就要求档案资源体系覆盖更多的人，为更多的人服务。而较长时间以来，我们还没有走出重文书档案接收的惯性以及重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，档案接收仅仅局限于文书档案。如此狭窄的接收范围，造成馆藏门类不全、结构失衡、数量偏少，无法满足人民群众广泛利用档案的需求。三是群众快捷利用与信息化建设之间的矛盾。群众通过现代信息技术利用档案的需求日益迫切，但由于区域间经济、技术发展不平衡，信息化只能在一定程度上提高档案的查找速度，而不能提高整体档案信息化水平，与群众信息化的利用需求相距甚远。为有效解决这些问题，我们创新管理，切实改变原有的不适应的管理模式，采取相应的措施整合档案资源。

(一)从建立机构入手，夯实档案管理基础

2007年2月，我局成立了档案管理中心，授予其对全市劳动保障档案工作指导和管理的职能。档案管理中心负责对全局文书档案、基本养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案、工伤保险档案、生育保险档案、企业工资档案、仲裁档案、劳动监察档案、就业管理档案、培训鉴定档案、会计档案、科技档案、特殊载体档案、企业退休人员档案、失业人员档案、托管人员档案、死亡人员档案、会计电子档案等实行集中统一管理。

一是加大基础设施投入。我局兴建了使用面积为726平方米的档案管理中心，达到库房、办公、阅档三室分开。在办公经费较为紧张的情况下，确定专项资金，实行专款专用，添置了达到国家质量标准的660立方米、具备10年富余量的档案立式双轨道密集架，配备了空调、电脑、除湿机、激光打印机、温湿度记录仪、吸尘器、灭火器、去湿机等设备，安装了专业的防盗门、防紫外线窗帘、多功能监控摄像系统。完全符合档案管理“八防”要求。即防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防光、防虫。

二是扩大库藏档案规模。档案中心现有藏档125074保管单位，档案形成年代自1996年至今。编制了《泰州市劳动和社会保障局文书材料归档范围及保管期限表》、1996-2009年《档案中心指南》、《卷内文件目录》、《案卷目录》、《文书档案归档目录》、《全引目录》、《全宗介绍》、《干部职务任免一览表》、《历年获奖情况一览表》、《文号目录》等检索工具。汇编了《全宗指南》、《组织机构沿革》、《大事记》、《人事任免》、《发文汇编》、《基础数据汇编》、《泰州市劳动保障志（初稿）》、《泰州市劳动和社会保障工作 10年集锦（1996-2006）》等 63种编研资料。把“死档案”变成“活信息”，充分发挥劳动保障档案服务于劳动保障事业发展、服务于民生效能作用。

三是强化专业人员配备。我局选配了1名精通档案管理业务的副研究馆员担任档案中心主任，并狠抓档案管理专业人员队伍建设。目前，档案中心有专职档案员4名，兼职档案员28名，全部具有大专以上文化程度。

四是实施现代化管理手段。我局与软件公司合作开发了一套档案管理系统软件程序，利用该系统辅助立卷，并对卷内目录、案卷目录、收发文簿、著录卡片等进行随机录入管理，大大提高了工作效率。通过电脑输入档案资料的个别信息，如标题、文号等，利用定点、模糊查询功能，就能快速、准确地查找到所需的档案信息，极大地方便了档案的查询和利用。

(二)从强化领导入手，完善档案管理工作责任体系

我局对社会保险业务档案工作十分重视，将档案工作与业务工作同规划、同布置、同落实、同督查，纳入单位发展规划和年度工作目标计划。建立了档案工作领导机构，由局主要领导任组长，分管领导任副组长，各处室（单位）主要负责人为成员。局领导班子每年两次专题研究档案工作，解决档案工作中存在的问题。为争创国家五星级档案中心，去年局长办公会研究决定投入20多万元，进行核心档案无纸化扫描工作。同时，建立了以办公室为职能部门，以专职档案员为主，以兼职档案员为补充的档案管理网络，做到一级抓一级，层层抓落实。在对处室（单位）工作年度考核中，对档案管理工作一并考核，并每年评选出档案管理先进单位和优秀个人。

(三)从建章立制入手，促进档案管理工作规范化

我局深入贯彻实施《档案法》，完善档案管理的规章制度，建立健全各项档案管理制度。先后制定了档案整理归档、借阅保密、档案库房管理制度、档案鉴定销毁、档案安全保卫制度、档案工作保密制度等档案管理制度，并狠抓落实，使档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。

二、强化指导，构建全市社会保险档案管理大格局

我局在抓好自身档案工作的同时，由点带面，着力推进全系统社会保险业务档案管理工作上水平，努力构建全市社会保险业务档案的大管理格局。一是将各市（区）劳动保障局档案管理纳入考核目标。明确要求通过两到三年的努力，各市（区）局档案管理要达标升级，并把这次达标升级列入对各市（区）局年度工作的考核内容，在总分100分中占3分。二是加强对用人单位社会保险业务档案的指导。2008年我局下发了《关于做好我市用人单位职工档案管理的暂行办法》，对用人单位职工档案管理，特别是企业退休人员档案管理进行考核评比，凡档案管理不达标的不得评为当年劳动保障工作先进单位。全市统一印制了在职职工、退休人员、失业人员、托管人员档案封皮、卡片、卷内目录。通过近两年的努力，全市用人单位档案管理水平显著提高，失业人员，退休人员、托管人员档案全部实现由劳动保障部门统一集中管理。三是狠抓退休人员档案管理。我局从2002年起结合退休人员社会化管理，下发了《关于做好我市退休人员档案管理的规定》，要求各用人单位在将退休人员纳入社会化管理的同时，必须向社会保险部门移交经验收合格的退休人员档案，并先后举办三次培训班，加强业务培训。通过几年的努力，我市15万多退休人员档案全部实现了由社会保险系统集中管理，并全部符合档案管理要求。

三、充分利用，发挥社会保险业务档案服务事业发展、服务民生的效能

近年来，我们着力在档案信息资源的开发利用上狠下功夫，充分发挥社会保险业务档案服务于社会保险事业发展、服务于民生的功能作用。

(一)利用档案信息资源，服务于党和政府决策

我们通过大量档案信息资源和劳动保障工作中社会劳动力数字档案、专业档案，确保每月向政府提供就业、失业的档案数据分析，提出了就业援助工作对策、强化职业技能培训工作方案以及解决失业保险社会化发放制度接轨实施方案、解决享受低保的就业年龄人员的就业方案等，为党和政府决策提供了可靠的档案依据。我们还利用档案加工成编研材料，整体反映下岗失业人员的真实情况，对存在的困难和问题进行定性、定量分析，总结运作中好的做法，并提出针对性的对策建议，为做好劳动力资源和市场需求预测，提供了参考借鉴。

(二)利用档案信息资源，服务于社会保障政策

在档案管理工作中，我们及时捕捉信息热点，通过整体了解、掌握劳动者的真实情况，为制订出台劳动保障政策提供依据。2002年底大量下岗失业人员档案入库，我们发现许多人只参加了养老保险，由于当时政策限制，他们无法参加城镇职工医疗保险，劳动者意见很大。在综合分析和充分调研的基础上，我市及时出台了灵活就业人员参加医疗保险的政策。在档案管理工作中，我们先后运用职工档案信息，分析人员类别，实施分类保障；通过整体了解下岗失业人员真实情况，开展扶贫帮困以及劳动能力鉴定；利用专业档案，进行有效仲裁调解，公正处理各类劳动争议；利用失业人员档案，为下岗失业人员争取协保名额，帮助失业人员解决保障的后顾之忧。

(三)利用档案信息资源，服务于参保对象

前不久，一名职工到档案中心查找档案以确定工龄，当查阅到相关信息后，这名职工高兴地说：“天天跑信访办，不如来劳保局查档案”。如今，像这名工人一样，每天到我局档案中心来查阅各类档案的有数百位。民生档案的大量进馆，顺应了群众对档案的需求，档案利用量呈逐年大幅上升的趋势。2008年，我局档案管理中心接待利用者突破3000人次，涉及核实工龄、学历，职称评定，企业改制，落实政策，解决财产权属纠纷等多个方面的问题，提供利用档案6800余卷（件），分别是2005年的18倍和12倍。今年我市按照《江苏省计划生育条例》的规定，首次对符合条件的退休人员发放一次性补贴。由于年代跨度大，涉及人员多，情况复杂，要把10多年来每个退休人员当时退休时的审批表找出来逐一对照，难度可想而知。由于我局档案齐全、管理到位，仅用了一个多月时间，就从退休人员档案中核查清楚了有关信息，为全市2.8万多名退休人员增加补贴提供了档案依据。