完善基层人民银行会计档案管理之浅见

□ 王 雷 叶群群

在力推会计基础工作规范化的大环境下，会计档案工作中也面临着一些亟待解决的问题。本文以人民银行宿迁市中心支行为例，分析辖区内会计档案管理现状和存在的不足，提出进一步完善基层人民银行会计档案管理的对策建议。

一、会计档案管理基本情况

目前辖区市、县两级行的会计营业、国库、货币金银部门会计核算业务，全部由市中心支行事后监督中心负责集中监督，完成监督后的会计档案资料主要分为以下几种管理形式：

(一)会计营业以及市级国库会计资料采取集中管理。央行会计集中核算系统产生的所有会计资料(包括中心支行核算中心、专柜和县支行网点柜产生的资料)和中心支行国库部门的会计凭证、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，由事后监督中心负责定期装订、归档，并办理日常会计档案查询和保管期满后与中心支行综合档案管理部门移交等事宜。

(二)发行会计以及县级国库会计资料采取分散管理。一是中心支行货币金银部门有关会计资料经事后监督中心监督完毕后，返回至货币金银部门，由其自行装订、归档、保管。二是县支行国库业务的会计凭证 (装订后移交)、账表、清单、系统工作日志等会计资料经事后监督中心监督完毕后，定期返还至县支行综合档案管理部门 (账表、清单、系统工作日志等会计资料由事后监督中心负责装订)，县支行综合档案管理部门负责归档、查询等后续管理工作。

(三)会计核算辅助资料实行自行管理。会计业务核算部门的各类登记簿作为会计核算的辅助资料，由各业务核算部门自行保管或定期移交其本单位综合档案部门保管。

(四)监督过程中形成的资料自行管理。事后监督部门在监督过程中产生的监督资料包括：事后监督工作日志；事后监督通知书、事后监督提示单、会计资料交接清单；档案移交清单、会计档案调(查)阅通知书、会计档案保管及调(查)阅登记簿；现场监督、主管检查以及重要会计事项的记录资料；监督情况月报、监督情况反映、监督分析报告以及中央银行会计集中事后监督系统产生的日志、报表(包括磁介质)，由其自行装订、归档、保管，定期移交至中心支行综合档案管理部门保管。

二、会计档案管理工作中存在的不足

(一)涉及职能部门较多，责任界定不明确。在目前运作的会计档案管理模式中，全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门，工作职责的侧重点不同，管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同。有时因职责落实不到位，管理会出现真空和时紧时松现象；有时因对政策理解的偏差，加大了协调难度。因此，分散保存、多头管理，在一定程度上难以保证会计档案管理质量。

(二)执行制度不严格，档案管理存在局部风险。通过实地检查发现，由于人手不足、职责不明确、硬件不配套以及会计档案管理知识缺乏等原因，基层人民银行会计档案管理还存在诸多隐患。如有的会计档案管理未实行专人保管，立卷、归档不及时，移交手续不全；有的缺少会计档案检查记录，会计档案调阅时无部门负责人审批记录；有的会计档案保管地点不具备规定的条件，没有防潮设施等。

(三)制度制定不完善，执行依据不够充分。一是监督形成资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能，其在实施监督过程中产生的监督资料是会计管理不可或缺的重要依据，是会计活动的延伸部分，而在《中国人民银行会计档案管理规定》中，涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。二是档案保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中，涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确，但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定：“事后监督产生的文档资料，由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定，因此，事后监督部门在事后监督过程产生的所有监督资料，归并于《中国人民银行会计档案保管期限表》中各年限类别下“其他需要保管的档案和有关资料”，并依据各种资料的重要程度人为确定其保管期限。

三、改进会计档案管理的对策建议

(一)严格管理，明确责任划分。会计档案管理能否取得成效，相关部门重视是关键，执行制度是前提，落实职责是保证。档案管理涉及到的各部门要高度重视会计档案管理工作，加强制度学习，掌握规定要求，严格按照规章制度操作，杜绝工作中的主观性和随意性。要及时修订内控制度，明确职责，落实到人，防范档案管理风险。规范会计档案交接、归档操作，严格会计档案查阅手续，库房设施要满足规定要求。不断加强指导和检查，促进会计档案管理工作步入科学化、规范化、现代化的轨道。

(二)实施档案集中管理模式，开设档案网络查询功能。为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题，建议逐步实施“集中监督，集中管理”的会计档案管理模式。由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档，不再将监督完毕的会计资料进行返还。这样不仅可以减少档案管理流通环节，还有利于立卷、归档、复制、查阅、移交等各环节的统一和规范。针对会计档案异地保管给会计档案查询工作带来的一定困难，建议实施会计档案网络查询功能，开通会计档案网络查询通道，同时出台相关制度，制定操作规程，落实任务，明确责任。

(三)完善制度建设，明确监督资料相关规定。《中国人民银行关于改进和加强事后监督工作意见》强调了事后监督职能定位，事后监督属于会计核算监督的范畴，是会计核算过程的延续，是会计核算业务的后台。建议《中国人民银行会计档案管理规定》将事后监督过程中产生的监督资料归属于会计资料的范围，并对监督过程中产生的主要监督资料的保管期限予以明确。