高校室藏档案数字化工作的实践与思考

□许 昉

上海第二工业大学成立于1960年，随着教育事业蒸蒸日上，由一所业余工业大学发展演变成全日制大学，学校以工科为主，经、管、文、理等多学科协调发展，是以多层次职业教育为主的一所新兴本科院校。学校先后经历了“树全国半工半读一面旗帜”、“当代成人教育战线的排头兵”、“发展高等职业教育”三次历史性的跨越，培养了包起帆、李斌等一批高技能劳模，被社会誉为“劳动模范的摇篮”、“高级技术人才深造的平台”，是全国业余大学中最早获得学士学位授予单位之一。学校保存的档案，对研究我们国家上世纪六、七十年代走自力更生道路、半工半读模式、校企合作办学培养新知识型实用性人才等活动极具历史研究价值。由于历史原因，学校经历了多次归并,各个历史阶段档案全宗的内在质量参差不齐，造成信息资源开发利用的不便。尤其是部分档案由于纸张质量先天不足,已严重影响到利用价值。因此加快档案数字化建设步伐，运用现代化技术手段提高档案管理水平，适应学校各项工作发展的需要，应摆上议事日程。笔者结合本校室藏档案数字化工作实践，提出几点看法供探讨。

一、室藏档案数字化的内涵及作用

“室藏档案数字化”是指将学校档案室保存的传统介质的档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程。以纸张、录音带、录像带等为存贮介质的档案材料，用计算机、扫描设备、图像处理等现代化信息技术转换产生图片文件或影音文件，并运用数字存储管理技术将图片和元数据索引字段存贮于光盘库、磁带库等大容量的存贮介质上，通过全文识别（OCR）等技术达到图片或文件相匹配，使之能够通过各种方便的查询途径,迅速检索出所需要的档案材料。数字化的档案信息，可以通过办公局域网、校园网实现高效便捷的提供利用。

室藏档案数字化在高校档案工作中，可以起到多方面的作用。一是挽救历史档案。高校档案室保存了一些价值珍贵的历史档案，因年代久远，出现老化甚至破损的现象，档案数字化后，可以有效地通过信息载体将原始内容和原貌保存下来，便于流传百世。二是可以提高档案检索的速度。高校档案全宗多，门类多，案卷数量多，查找信息比较费时。档案数字化后，查找档案的检索时间由原来的每次平均20分钟缩短到十几秒，甚至几秒钟,速度显著加快，便捷高效。三是提高档案查全率、查准率，解决信息查找困难的问题。档案数字化后，可通过计算机进行模糊检索,避免由于利用者提供的信息不准，导致漏查、误查和大量调卷的现象。四是有效保证了档案实体的安全。档案数字化后，普通的信息查询可在计算机上直接查阅，无需调阅档案原件，避免翻阅案卷造成的物理磨损和复印对档案原件的损害。五是对部分字迹已开始模糊褪变的档案，能够在数字化过程中，对字迹变淡部分进行局部加深，起到修复档案的作用。

二、室藏档案数字化的前期准备

档案数字化建设实际就是档案资源在数字状态下的重组和再建，磨刀不误砍柴工，前期对档案保管、利用情况的调查研究是做好高校室藏档案数字化工作的重要前提。目前高校室藏档案数字化存在的主要矛盾不是技术问题，而是数字化的成本，既包括资金成本，也包括时间成本。笔者认为室藏档案数字化，必须结合高校实际情况，先期对室藏档案进行鉴定，确定分期分批进行数字化的步骤，急用先“数”，“数”用结合，在满足今后网络环境下档案利用需求的同时，尽可能减少成本投入，最大限度体现档案数字化的成效和档案工作的效益。

在调查研究的基础上，我们主要考虑以下因素：一是从利用需求出发，依据利用率高低安排档案数字化的顺序,对平时利用比较多的档案先期安排数字化。如改革开放以来，学生走出国门，到世界各国深造的很多，需要提供在校成绩单、学籍证明，教学和学籍档案的利用率因此逐年上升，每年的借阅量占学校全部档案借阅量的三分之二，就要优先安排数字化。二是从档案保护角度出发，对珍贵的历史档案，已经破损严重的档案，尽早安排数字化，作为抢救的措施。三是从投入资金出发，对室藏档案有所筛选，确定数字化的范围，避免对利用价值不大的档案数字化，浪费人力、财力。根据上述考虑因素，上海第二工业大学档案数字化一期工程先对教学档案中新生录取名册、学生学籍卡、学生成绩总表进行全文数字化，二期工程再重点解决历年重要文书档案的数字化，体现了利用为纲和成本效益的理念。

三、室藏档案数字化的方法实践

1、电子文件格式的选择。室藏档案数字化的主要形式是通过计算机扫描，将档案的纸质幅面转换为电子图像文件，其转换格式的选择是技术核心问题。

一般情况下,图形图像文件的保存格式以JPEG、TIFF为主，两者各有所长，JPEG格式可用最小的磁盘空间得到较好的图像质量，适合网络传输，缺点是有损压缩，容易造成图像数据的轻微损伤；而TIFF格式可以实现非失真的压缩，图像质量好，但占用磁盘空间比较大。笔者根据档案的特性，认为PDF(Portable DocumentFormat)格式作为档案数字化的文件格式比较理想。主要表现为：（1）通用性强。PDF文件格式不受操作系统平台的影响，不管是W indows，Unix，还是苹果公司的Mac OS操作系统，都可以用。（2）集成度高。PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中，还可以包含超文本链接、声音和动态影像等信息，同时支持特长文件。（3）安全性好。系统使用WORD、EXCEL等文件时，不同利用者打开文件，偶尔会发生格式改变，打印的效果与预期有出入，而PDF文件不存在这个问题，突出了档案的原始性特点。

高校档案中的学籍档案数量众多，考虑到档案数字化后，这些档案要挂在校园网上，会受到校园网的容量限制。实践中，我们结合学校的实际情况，比较了几种电子文件格式的长处和短处，选择JPEG为图形图像电子文件基础保存格式，把一个学生的几张成绩表图形图像文件合并后转换成PDF格式，再挂接到档案管理系统中，既能够保证文件质量，又可以满足文件上网对容量的要求，取得较好的效果。

2、电子文件的命名。高校档案一般采用实体分类法，档号编制方法为“年度-分类号-案卷号.文件序号”，如2008年某教学档案档号为“2008-JX11-20.1”。实践中我们认为，档案数字化后的电子文件以相应的纸质文件“档号”命名比较合适。上述“2008-JX11-20.1”案卷，其数字化后的电子文件名称也对应地为“2008-JX11-20.1”,关联参见方便直观，有利于保管和利用。

3、关注数字化工作的安全。维护档案的安全是档案工作的重要原则，也是高校档案数字化工作应时刻注意的问题。一是保证档案原件的安全。在档案数字化过程中，要对案卷拆卷扫描、重新装订，要防止人为因素造成的原件污损、失窃等。二是要保证信息内容的真实性。数字化仅仅是改变档案存在的形式，不能改变其内容，必须保持电子文件与原件内容的高度一致。三是信息利用的安全。必须采取密级设定、用户利用权限控制、防毒杀毒、网络防火墙等措施加强管理。实践中我们采用的档案管理系统，通过对用户账号加密、数据访问权限控制、数据加密传输等手段来保证档案信息的安全。

四、室藏档案数字化带来的思考

1、转变观念，增加数字化意识。现代信息技术和网络技术的发展改变了人们对档案利用的需求，利用档案，需要的不仅只限于“纸质文献”，而且还有更加利于检索和贮存的数字化档案信息资源。数字化的档案信息能够为利用者提供更加方便、快捷的服务，在进入数字时代的今天，不能再用抄抄写写、装装订订的老眼光来看档案工作，各级领导，尤其是学校领导，要用科学发展的眼光审视档案在学校发展中的地位和作用，充分认识档案数字化的深远意义，从与时俱进的角度和事业发展的高度，积极支持档案信息化建设，在人、财、物等方面保障档案数字化工作正常开展，并不断加快步伐。

2、夯实基础，提升人员素质。规范化是科学管理的基础,开展档案数字化工作的重要前提是室藏档案管理有序，案卷整理规范。因此，必须强化学校档案室的各项基础业务工作，只有夯实基础，才能插上现代化翅膀腾飞。档案数字化工作专业性强，需要提高档案人员自身的数字化知识和工作能力。现代信息技术在给档案数字化建设提供技术支持的同时，也向管理手段提出挑战，档案人员要勇于面对挑战，主动学习信息技术，探索信息技术与档案学的融合与应用。要针对不同层次的人员开展系统的档案数字化工作的培训和指导，不断提升档案人员的综合素质，适应档案信息化建设和档案事业发展的需要。

3、调整方法，适应网络管理。档案工作长期处于传统的半封闭管理模式，“重藏轻用”倾向比较严重，在很大程度上限制了档案信息的开发和利用。随着办公自动化和信息技术的普及，利用计算机网络和文档管理软件进行文件收发、鉴定、归档、提供利用已成为现实，室藏档案数字化后，要与计算机网络融为一体，依靠网络平台更好地发挥数字化档案信息的作用。档案管理从传统的手工操作向计算机管理转变，整个过程快捷、准确，可以节省大量的人力物力，提高工作效率。要适应网络化管理，传统的工作流程要作相应调整，使收集、整理、保管、鉴定、利用的每个环节都能适应计算机管理的操作，借助计算机网络，使档案信息有更加开放的利用环境和更加方便的利用途径。

4、理顺职责，形成长效机制。高校档案数字化工作是一项系统工程，涉及面广，工作量大。随着高校校园网和各种数据平台的建立，档案数字化的需求日益迫切，要充分考虑档案数字化工作与相关校务管理工作的有机衔接，理顺相关工作部门的职责，才能更好地为高校中心工作服务。

高校档案数量众多，档案数字化是一项长期的任务，需要档案工作者长期不懈的努力。要兼顾档案工作现代化建设与档案信息的实用性，远近结合，制定档案数字化工作的长远规划和具体实施计划，只有建立循序渐进，持之以恒的长效机制，将档案数字化工作放上正确的位置，抓住机遇，勇于创新，才能把这项利在当代，功在千秋的任务做实、做好。