档案信息资源共享的内涵简析

2010-04-05易卓君

档案与建设 2010年7期

□易卓君

档案信息共享的观念在我国档案界早已有之，体现在公布和编研之中。上个世纪50年代，由于特殊的政治环境，档案用事实来教育人的宣传属性被人们认识，主要编纂对生产建设有参考价值的资料来传播先进的工作经验和先进人物的事迹。80年代，档案编研的广泛传播依旧在“以利用为纲”的方针指引下进行①。

进入90年代，受图书情报界的影响，档案界开始出现关于共享的专题论文和讨论。此时共享的研究重点已从信息的可获知性转向信息资源的可获得性上，档案信息资源共享日益受到重视，逐渐成为实践的焦点。档案信息资源共享在实践上红火但仍存在很多问题，如信息寻租和共享机制等；而在共享理论上，研究则相对薄弱，一直缺乏系统的阐述，显得发展动力不足。笔者在文中简述图书情报界和档案界关于共享的理论，在此基础上，尝试从主体、客体、目的三个方面来简析档案信息资源共享的内涵。

1.档案信息资源共享概念分析

图书情报界资源共享的概念起源于美国，上世纪70年代初，在预算锐减和图书馆网络发展的影响下，图书馆开始进行共享实践。80年代，我国对“图书馆资源共享”有了明确的定义。至90年代，我国学者更提出了“文献资源共享”，指出共享是共同开发和利用文献资源的活动，目标是充分发挥其社会效益和经济效益。进入90年代中后期，随着网络和数字化的发展，信息资源共享的概念被提出，图书情报界信息资源共建共享的模式进入实践阶段，如上海市就有文献资源共建共享协作网②。

程焕文与潘燕桃给出了图书界共享的概念：“指在自愿、平等、互惠的基础上，通过建立图书馆之间和图书馆与其他机构间的各种合作、协作、协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同揭示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度地满足用户信息资源需求的全部活动。”③图书馆界给出的定义有三个实质，即共同揭示、共同建设和共同利用，研究范围较广，基本涉及信息资源从开发到使用的整个过程；除此还涉及共享的基础、实现方式和目的，概括较为全面。

档案界对共享的研究尚处在发展中，一些学者提出过定义，如范宗斌提出：“档案信息资源共享是指在有效整合馆室藏档案信息的基础上，运用网络技术传递档案信息，同时加强科学管理及统筹规划，实现档案信息的社会充分共享。”④又如张艳玲提出：“信息资源共享是指在社会信息化的环境下,通过一定的方式,全社会乃至全世界都可以共同享用已经公开化的信息资源。”⑤由此可见，档案界对共享的研究深具自身的特色，共享范围一下扩大到全社会甚至全世界。

与图书馆界的定义相比较，笔者认为档案界对共享的定义尚未成熟：一是对“共享”缺乏深入的认识，范宗斌用“充分共享”来解释共享的行为，只用共享来解释共享，明显不妥，而张艳玲用“共同享用”来阐释，强调共享的结果，但不免有流于字面解释的嫌疑；二是定义表述不够全面，这两个定义同时强调共享的实现方式和达到的结果，但对实施主体、共享目的、共享基点等问题并无涉及。从概念强调社会共享的倾向上可看出档案界将共享归结为档案馆提供利用服务的研究范畴，侧重从扩大利用者范围、强调利用者对信息的可获取性等来进行拓展。

从档案界对档案信息资源共享研究的情况来看，基本处于实务层面，研究主要集中在共享的基础、制约因素和实现的方式途径上，尤其关注通过何种技术和方式来实现共享、共享的模型和类型等技术上的问题，缺乏对共享的理论研究，对共享的内涵还缺乏系统的解读。

2.档案信息资源共享内涵分析

此部分笔者尝试从共享主体、共享客体和共享目的三个方面来分析档案信息资源共享的内涵。

2.1 档案信息资源共享的主体

共享必定要在两个以上不同的主体间进行，能进行共享必须拥有可用的有价值的资源，因而共享主体必须包括拥有这些资源的个人或者机构，拥有这些资源而且进行共享的主体称为贡献主体，而接受资源并加以利用的主体称为受益主体，笔者从两方面对贡献主体进行分析：

（一）从贡献和收益来看

在档案信息资源共享中，贡献主体是遵循贡献原则，把自身原有的一部分资源拿出来交给其他主体使用的主体，而收益主体享用共用资源并获益。贡献主体很广泛，主要是各机关、团体、企事业单位和其他组织的档案保管机构以及各级各类档案馆，拥有资源的个人或者组织愿意参与共享计划也能成为贡献主体。然而贡献与收益并非等价，经常会发生不平衡，收益主体必定包括社会公众和其他获益的机构组织，但未必包括贡献主体。

在一个共享计划中，假设主体自身的贡献是G，自身的收益是S，便得出S=aG：a=1是临界状态；a＜1时，收益少于贡献；a＞1时，收益大于贡献。S=0时，主体便是纯贡献主体，G=0时主体便是纯收益主体，纯收益主体是个人和机构都抢着当的（公共领域的“搭便车”现象）。作为文化事业单位的各级各类档案馆是一类低收益的贡献主体，其肩负向社会开放和服务公众的义务，并获得财政支持，因而在共享计划中要求的a值很低，在临界状态以下，甚至为零，而享用共享成果的公众和机构组织便是纯收益主体。

另一种情况是，某个档案信息资源拥有者从获益的角度，当且仅当a≥1时，才会答应贡献资源。对于机关、团体、事业单位等机构内部档案保管机构，按照《档案法》和《机关档案工作条例》并无面向社会的义务，因而其档案信息资源共享要么是营利的，要么就集中在对自身业务发展大有益处的共享计划中；其共享范围有所限制，多为内部共享，在共享时也会严格设立权限，保护自身资源。在实践中有两种倾向：一为按不同系统、不同专业组成档案信息资源共享计划，如高校、药检、环境生态等；另一为按行政区域组成共享计划，如城市地下管线工程档案的共享，涉及建设局、规划局、城管局、电信、电力等众多机构的档案部门，对于减少地区地下管线的损害、保障管线安全大有裨益。

由此可见，贡献主体通过调整共享档案信息资源的数量、共享范围和共享程度，达到一个自身满意的a值，实现预期的收益。

（二）从营利和非营利来看

收益可以分为经济收益和非经济收益，若只考虑经济收益的标准，贡献主体可分为营利主体和非营利主体。按照档案部门的性质，个人、其他组织、企业档案部门和档案机构若以营利为目的参与共享计划便是营利主体，其余档案机构依靠国家财政基本可划分为非营利主体。营利主体要求a值越高越好，而非营利主体则主要考虑收支平衡，甚至在经济收益的临界状态也能参与共享，非营利主体参与的共享计划体现一定的公益性。比如各级各类档案馆参与的民生档案信息资源共享计划基本就采取非营利的方式和途径进行社会共享。

各级各类档案馆和机关、团体、事业单位等机构内部档案保管机构都是非营利主体，那为什么会出现“信息寻租”问题呢？因为各个贡献主体总能调整共享档案信息资源的数量、共享范围和共享程度，达到一个自身满意的a值，实现预期的收益。虽然非营利主体主要依靠国家财政，但也从事不以营利为目的的商业行为，如“公共图书馆为增加收益而提供信息定制服务”⑥。当非营利主体拥有营利主体和纯收益主体同时需要的有价值资源时，非营利主体不是为了营利，而是为了增加自身收益，故意阻止这部分资源进入公益性共享计划，转而通过低价收费的方式与其他营利主体共享，这便是非营利机构的“信息寻租”。这种行为取决于贡献主体拥有的档案信息资源的商业价值，非营利主体虽然能通过低价收费获益，但却明显妨碍档案信息资源的社会共享。

2.2 档案信息资源共享的客体

不同类别的信息资源，其特征和属性不同，必然影响共享主体的经济收益、资源的共享程度和共享范围。笔者将从以下三个维度来分析：

（一）从产权来看

马费成和赖茂生从经济学的角度分析信息资源共享的实质，认为“信息资源共享是一个信息产权租让的过程”⑦，按照产权的不同可分有偿共享和免费共享两种贡献方式。根据公共物品理论，信息资源可分为私人物品、准公共物品和公共物品，私人物品同时具有竞争性和排他性，公共物品无竞争性也无排他性，准公共物品则是介于二者之中。“一类准公共产品具有排他性和非竞争性，一个人的消费可以为其他人带来好处；另一类准公共产品具有非排他性和竞争性，不出现‘拥挤’现象其不会发生竞争，而超过‘拥挤点’，每增加一个消费者，都会减少全体消费者的效用。”⑧这类区分直接影响信息资源能不能社会共享，在共享计划中，也会影响共享主体能不能得到经济收益、以及共享范围的大小。

从所有权来看，现时我国的档案信息资源有国家、集体和个人三种类型的所有权，除了特殊情况，所有权决定了集体和个人所有的档案信息资源为私人物品，具有排他性和竞争性，主体能自行决定是否参与共享，共享的范围以及是否通过营利的方式进行共享。

国家所有的档案信息资源基本采取非营利的方式进行共享，陈永生和傅薇指出这部分资源具有准公共物品的属性。未公开的档案信息资源没有竞争性，但在法律上有排他性，如保密法、国家安全法、政府信息公开条例等都有限制部分档案信息资源的利用范围，档案部门和档案馆并不是通过收费的方式来进行限制利用，而是出于公共利益的考虑严密控制不参与共享。已公开的档案信息资源没有排他性，但其竞争性还需分析。对于公共档案馆及其他用户需求一直不踊跃的贡献主体，大部分馆藏资源没有得到有效利用，其拥有的信息资源的消费不存在“拥挤”，因而没有竞争性，在供求关系基本不变的情况下可把这部分资源视为公共物品。而对于用户需求踊跃的机关、团体、事业单位等内部档案保管机构以及专门、部门档案馆等贡献主体，若信息资源的消费超过“拥挤”点，就有必要采取相关措施来限制使用以保证效用，在共享中典型的措施是收费和控制共享范围，《政府信息公开条例》对收费设禁，因而控制共享范围成为主要的措施。

（二）从信息资源的相异程度来看

若各主体拥有的信息资源相异度高，各主体通过共享只花费较少的开发成本就能拥有更多的可用资源，达到资源互补和集成的目的，形成一种整合共享的模式，有集约化的驱动力。若各主体拥有的信息资源相异度低，通过共同建设以及标准化生产，达到节省建设成本的目的，形成一种共建共享的模式，对各主体而言虽无开源之收益，但有节约的驱动力。

档案信息资源有自己的特点，最突出体现在信息资源相异程度高这点上。从理论上来说，各档案部门收藏着不同的全宗，各机构保存的档案也鲜有相同，而且降低所收藏档案的重复率本来就是档案收集和鉴定工作的一部分，因而对各共享主体来说缺少降低资源建设重复率、减少重复劳动的动力，通过共建共享，难以实现节省建设成本的目的。同时由于资源相异程度高，各主体资源互补的优势明显，实行整合共享的模式能最大限度地实现档案信息资源的合理配置，通过共享各主体拥有更多可用资源。某些信息需求旺盛的共享主体，共享计划对自身业务发展大有益处，在集约化驱动力的作用下，会自动发起共享计划，典型的是地理规划、农业生产、文化等领域。但对于信息需求不踊跃的主体，大部分馆藏资源没有得到有效利用，维护馆内保藏资源并提供利用已经需要投入一定成本，若参与共享计划必定需投入更多的财力、物力和人力，如综合性档案馆的用户需求不旺盛，集约化的内驱力难以起作用，各主体参与共享计划的成本巨大却基本无经济收益，表现为缺乏积极性。

（三）从安全性来看

不同种类的档案信息资源，根据其载体、保密程度的不同，必然限制其利用的范围，载体的特性、秘密到自由使用的区别必然直接影响共享的范围和程度。

对于档案信息资源而言，其传统载体有孤本的特性，为保护此孤本，难以实现大范围的共享，而通过现代各种技术，如缩微、数字化处理、计算机技术、网络技术等则能突破孤本的限制。信息化是档案信息资源大范围、大规模共享的基础，必然要付出高昂的成本，甚至成为投入的“黑洞”。

档案信息资源还有一大特点，便是其内向性、回溯性，从而带来限制使用和保密的需要。档案信息资源的共享扩大了信息的使用范围，限制使用信息和共享信息共处一个平台或系统，增加了泄密的风险，更给档案部门的保密工作增加了难度。若没有较好的应对风险的措施，一向保密意识深厚的档案部门可能会在共享的进程中停步不前，严重影响档案信息资源的社会共享。转换载体之后，电子文件的长期保存反而成了新的安全性问题，信息界开始担心，现时能够共享的档案信息资源将来还能共享么。

因而，信息安全风险是阻碍档案信息资源共享进行的重要因素，也是档案界共享研究的焦点。

2.3 档案信息资源共享的目的

美国图书馆学家肯特曾提出，共享最确切的含义是互惠⑨。由于图书馆的信息资源相异程度低，一个图书馆完整的职能可以分担到几个图书馆中去，能通过共建共享来生产标准化的信息资源，达到节省建设成本、降低资源建设重复率、减少重复劳动的目的。通过共享，各馆还能使用到共享计划内各主体的特色馆藏，资源互补。从图书情报界共享的实践与理论的发展看来，这是一种自下而上的互惠行为，各主体在节约和集约的内部驱力作用下自发进入共享计划。

与图书界相比，档案界实行整合共享的模式，共享已经不仅是一种对贡献主体来说互惠的行动：

（一）实现档案信息资源的合理配置

共享能最大限度地实现档案信息资源的合理配置，充分发挥档案信息资源的社会价值。此点不少学者已有所提及到，如陈永生提出，档案信息资源在空间分布上地区失衡、城乡失衡导致档案信息鸿沟，影响档案信息的公平享用，要谋求档案的协调分布，最终要通过档案信息资源的全面整合和共享共建来真正得以实现⑩。因此，在公共领域共享甚至变成贡献主体的义务，是最大限度满足用户需求、优化信息资源配置的必须途径。

（二）提高档案信息化建设效率

各档案部门通过参与共享计划，能促进档案信息资源的整合，打破信息化进程中各自为政的局面。同时，有效减低档案管理应用系统低水平重复建设，解决档案信息资源数据异构等信息化建设中的问题。各共享主体在共享计划内各自进行档案信息化的建设，是一种制定规则并寻求联合的建设模式，也是档案界特殊的“共建共享”，其对于解决投入“黑洞”的问题大有裨益。

3.结语

档案信息资源共享既体现档案部门自身发展的需要，也是高呼知情权的社会公众的要求，是一项长期而艰巨的任务，实现档案信息资源共享在理论上需要理性的认识和思考，从而指导实践的进行。

通过分析档案信息资源共享的主体、客体和目的，能从中看到不少矛盾的存在，这些矛盾将在档案信息资源共享进程中成为障碍，并阻碍共享的实际进行。如各共享主体间利益的不平衡，因此在共享计划中各主体积极性不同；又如共享目的讲求整体利益，而贡献主体则主要考虑自身收益，这对于倚靠贡献主体而开展的共享计划非常不利，必须依靠外部的政策或法律来调控；再如共享主体可能藏有不同产权不同性质的资源，以资源为导向来进行共享计划，打破部门之间的壁垒，将彰显共享项目的社会效果。

注释:

①张锦：《信息与传播:研究分野与交融》，知识产权出版社，2008年

②③⑨程焕文、潘燕桃：《信息资源共享》，高等教育出版社，2004年

④范宗斌：《档案信息资源共享的几点思考》，《贵州档案》2003年第2期

⑤张艳玲：《社会信息化与档案信息资源的社会共享》，《漯河职业技术学院学报 (综合版)》2004年第1期

⑥张璋：《信息资源公益性开发利用和服务政策：理论与框架》，《档案学通讯》2009年第3期

⑦马费成、赖茂生著：《信息资源管理》，高等教育出版社，2006年

⑧陈永生、傅薇：《简论档案提供利用的准公共产品性质》，《档案与建设》2008年第4期

⑩陈永生：《档案信息资源均衡配置方案——我国档案信息资源分布状况及均衡配置研究之三》，《浙江档案》2008年第10期

①柯琳：《档案信息资源共享研究述评》，《档案管理》2006年第1期

②金胜勇、于森：《基于共建共享的文献信息资源建设理论构建》，《中国图书馆学报》2006年第4期

③何振：《政府信息资源共享的制约因素分析》，《中国科技论坛》2007年第12期