信息技术对高校档案工作管理的影响

段晓芳

（河北日报报业集团，河北 石家庄 050013）

高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，运用网络媒体等新技术完善档案管理工作，提升档案管理水平。档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。

一、信息技术扩展了档案管理功能

随着计算机技术、通讯技术和网络技术在高校档案管理工作中的应用日趋广泛，不仅优化了档案管理的传统功能，而且催生了档案管理的新功能。

（一）档案管理工作兼具档案信息的转送功能

高校办公自动化和电子政务的推行，伴生了大量电子档案信息。大量文件经过数字化后，被录入计算机，由档案员对其进行分类、价值鉴定和著录标引等，同时标注文件的主要特征信息以备检索。文件在有关部门流转完毕后，经档案馆进行鉴定、筛选，转入档案管理系统，或以磁盘、光盘等存储实体入库保管。随着电子档案数量的增加，高校档案馆逐步演变成信息管理中心。它可通过网络满足不同使用者的需要，使档案资源得到充分而有效的共享。这样，高校档案馆就又成了档案信息资源交换中心，进一步凸显了枢纽功能。

（二）档案管理工作在宣传教育方面支撑功能更为突出

高校档案记录了高校历史及学校的发展轨迹，贮存着大量珍贵的原始信息。它包含了教学、管理、科研等诸多方面的内容，反映了各职能部门、教师、学生等不同层面的活动，包括研究报告、调查采访录、研讨会发言、笔记、项目计划报告和政策方针等；扩大了人际交流的范围，提供了更多直接交流的机会。学校还可以通过档案信息的原始呈献，发挥宣传教育服务功能，展出档案实物，编纂出版史料汇编，举办专题讲座、知识竞赛等等。此外，可将档案信息的教育功能拓展到培养人才和科研活动中，直接为师生员工提供服务。比如：为科研课题研究、产品研发、学术论文撰写提供相关档案情报资料条目和系统查询，向广大师生发布教学、科研成果信息，提供与高等教育相关的网上信息查询服务等等。主动挖掘馆藏档案中体现特色的信息，有针对性的加工整合，可强化发挥档案的宣传教育功能。

二、信息技术丰富了档案管理的形式和内容

（一）档案的收存形式范围更为多样

高校档案馆的首要功能是收集在学校工作中具有保存价值的纸质档案。随着网络信息技术的出现，各高校陆续建立起校园网，以纸质档案为主的存档格局已被磁盘、光盘、缩微胶片等其他档案载体所打破，收集范围进一步扩大，而且增设了数据库，扩展了专题库。为多方面满足学校教学工作，提高服务能力奠定了基础。

（二）档案服务功能更为人性化

服务功能是档案生存和发展的基石，利用好网络信息实现资源共享，多方面多角度显现给利用者，是网络信息技术赋予档案服务工作的新功能。网络技术对档案管理工作的进一步渗透拓展了档案管理工作的人性化服务空间。查阅者对信息的需求己由单一性向综合性方向发展，用户希望能一次性获得关于某一主题的目录、论文、照片、图像、声音等全面的信息。往往无从下手，知识的多样性、无序性和人们的精力、时间的有限性形成尖锐的矛盾。因此在服务方法、服务质量方面可对档案查阅者进行心理分析，根据查阅者的不同需求设计不同的查阅模式或个性化档案服务功能。具体来讲，可以采用以用户为中心增设用户名，开展在线咨询服务，增设专业提档及资料备份服务功能；对一些专业性较强的学科或边缘学科，可以增设针对性强的参考咨询工作，在档案馆和各对口服务单位之间建设一个动态的信息交换服务平台，为促进教学、科研工作发挥信息导航作用。

三、信息技术对档案管理工作者素质提出了更高要求

虽然高校档案馆员学历水平较高，能够熟练操作计算机、懂得网络知识且具备对文献进行深加工能力的复合型人才并不多。因此，档案馆员必须转变观念，提升素质，为增强档案管理的服务功能尊定人才基础。

（一）应具备的多种能力

高校档案馆员首先要具备来自各方面资源的评估和收集能力，对信息进行分析选择、评价筛选、加工应用，才能准确服务于利用者。其次要具备强烈的竞争和信息意识，多角度、全方位帮助用户获取正确的信息。此外在信息化的当下要能熟练掌握相关的信息技术。如：计算机日常操作、系统开发与维护、快捷查询等。只有具备扎实的基础知识、广博的知识，才能成为一种复合型人才。

（二）提高馆员素质的途径

根据实际情况适时开展岗位培训、专业进修是提高馆员素质的重要途径。有计划地针对与工作相关的专题，进行不同专业不同层次的培训，使全体馆员都有更新知识、拓宽视野和提高技能的机会。在平时的工作中要善于总结，加强横向联系，以适应数字化档案管理的发展需要。参加各种有一定深度和广度的学术活动，进行学术交流且举办各种学术研讨会，能有力促使馆员的理论知识与实践经验相结合。同时要加强与其它馆合作，请专家、学者作学术报告，以了解国内外高校档案管理的新动态，从而收到拓宽知识面，促进提高馆员业务水平的效果。

（三）针对薄弱环节采取有效手段

在合理安排人才、加强岗位培训和开展继续教育的同时，还应针对馆内的不足，结合高校档案馆的发展趋势，积极引进专业人才。对一些基础好、素质高、接受新技术能力强的馆员，开展一些启发式培训，培养他们的自学能力、研究能力、创新能力，使他们能及掌握档案管理的发展动向，逐步成为高校档案管理界科研与现代化技术应用的高级专业人才。

总之，高校档案工作是学校事业发展的一个重要基础。在信息时代高校快速发展大力提高教学质量和办学水平的形势下，使高校档案工作更好地为教学、科研和各项管理工作服务，实现档案管理的创新化、科学化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。因此，高校档案工作者应该与时俱进、锐意进取，努力提高自身素质、拓展档案管理知识，积极主动地服务于高校和社会，开创高校档案馆工作的新局面。