高校仪器设备档案管理的探讨

田太福

沈阳工业大学 辽宁辽阳 111003

高校仪器设备档案管理的探讨

田太福

沈阳工业大学 辽宁辽阳 111003

仪器设备档案管理是保证高校教学科研工作的重要手段，是进行实验室建设、管理和为维护仪器设备提供资料来源的基础性工作。本文对目前高校仪器设备档案管理中存在的一些问题进行了分析，并从加强规章制度、人才队伍建设等方面提出了相应的改进方法。

仪器设备；档案管理；改进方法

仪器设备档案是指作为学校固定资产的仪器设备在其购置、验收、运行、管理等过程中直接形成的，具有保存、利用价值的文字、图表、声像载体、随机资料等材料。仪器设备档案管理是学校资产管理的重要组成部分，也是学校建设与发展中不可缺少的一项长期性、基础性工作。

一、仪器设备档案管理的重要性

随着我国教育事业的不断发展壮大，各高校都投入了大量经费购置仪器设备，仪器设备作为高校从事教学科研、新技术开发和对外服务的物质基础有着重要地位。而设备档案管理是提高设备使用率和完好率，充分发挥其社会效益和经济效益的基础性工作之一，它直接关系到高校实验教学、科学研究的正常进行，关系到高校大量高新技术仪器设备的使用寿命。学校各职能部门和使用仪器设备的教学单位，都应该高度重视仪器设备档案的管理工作。

二、设备档案的收集与管理

高校设备档案管理工作的关键是档案材料的收集。我校的设备管理部门有专职的设备档案管理员，负责收集本校的教学仪器设备和一般设备的技术档案资料，经过分类整理后统一交到学校综合档案室。根据材料产生的过程，可分四个阶段来收集材料。

1.设备申购阶段。设备申购阶段形成的文件资料主要有：设备的购置计划书、设备购置技术论证材料，招(投)标文件、购货合同、发票单据等。

2.设备验收阶段。设备验收阶段形成的主要资料有：装箱单、设备安装调试记录、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、保修书等随机资料。

3.设备使用阶段。设备使用阶段形成的主要资料有：开始使用时间、设备的技术状况、操作规程、运行情况、事故及损坏记录、维修保养记录、功能开发和技术改造记录等。

4.设备报废处理阶段。设备报废处理阶段形成的主要资料有：报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。

设备档案材料收集齐全仅仅是做好了档案管理工作的第一步。从建档的角度来说，对反映设备的购置概况和设备技术性能的文件资料，都应集中统一归档管理。1994年，国家教委发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中规定：“设备档案的管理必须坚持统一管理的原则”。对收集来的材料根据内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于查找的原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷，并对案卷按一定标准进行编码。设备档案的收集与整理只是管理工作的手段，其目的还在于提高利用，只有设备档案在日常工作中发挥了作用，才能体现档案的价值。在设备档案查阅时，要严格执行相关的规章制度，认真办理查阅、借阅手续，既要保证档案的安全，又要充分发挥档案为学校教学、科研服务的积极作用。

三、存在的问题及改进方法

1.存在的问题

(1)长期以来，学校以教学为根本任务，对高校档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案管理工作不受重视的情况。一些高校对档案管理的整体意识不强，机构不健全、制度不完善。没有真正做好设备档案的建立和使用，没有形成一套严谨、规范、有效的管理方法，使设备档案管理工作处于一种较低的水平。

(2)设备档案管理工作是由学校设备管理部门、设备使用单位、综合档案室共同完成的。由于设备使用和管理部门为了便于设备的日常使用和维护、维修，不愿将随机技术资料归到校综合档案室。而学校综合档案室并不参加设备的验收工作，也就不能及时收集到设备的技术资料。

(3)学校一些部门的兼职档案管理员没有经过正规的培训，对业务不是很熟悉，也没有充足的时间和精力用在设备档案的管理工作上。并且这个岗位的流动性大，人员经常更换，造成一些兼职档案管理员工作热情和积极性不高，相互间在业务上很少学习、交流。在交接工作时不认真，导致设备档案管理的脱节，失去了管理工作的连续性。

2.改进方法

(1)建立完善的规章制度。建立科学的档案管理体系、健全档案管理的规章制度是做好仪器设备档案管理工作的关键。档案管理的制度很多，上自国家档案法，下到学校综合档案管理规定，对档案的机构职责以及法律责任都作了明确规定。要制定行之有效的设备档案管理各项规章制度，仪器设备档案资料应由仪器设备主管部门收集整理,设备出借、转让、维修、报废等均由设备管理部门记录归档,交到学校综合档案部门归档和保存。同时复印相关资料,供仪器设备使用单位日常工作使用。要明确专人保管这些资料,建立严格的借用、归还、交接验收制度,保证仪器设备档案资料的完好,避免其丢失。通过建立、健全必要的管理制度，并且认真执行，才能更好地指导和规范仪器设备档案管理工作，实现管理的科学化和制度化。

(2)加强队伍建设。要建好、管好仪器设备档案管理工作必须要有一支富有敬业精神、工作认真负责而且相对稳定的人才队伍，档案管理人员素质直接影响档案管理水平。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，这就要求从事档案工作的专、兼职档案人员既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要做到档案收集要耐心、档案立卷要细心、档案借阅要热心。努力学习、时时交流、拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。高校也要将档案人员培养纳入统一的人才培养计划中，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务能力，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，推动档案管理水平。

(3)加强档案管理现代化建设。档案管理现代化是以科学管理为基础，应用现代科学技术的理论、方法、手段来研究和管理档案，使得档案管理工作更加科学化、规范化。充分应用计算机、计算机网络，将纸质文件向无纸的电子文档转移，将相关档案在校园网发布，供领导、有关职能部门和教师查询使用。同时可以向社会开放，实现资源共享。

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Discussion on f le management of instruments and equipment in colleges and universities

Tian Taifu
Shenyang university of technology，Liaoyang，111003，China

Instruments and equipment records management is to ensure that the work of university teaching and research an important means of carrying out laboratory construction, management and maintenance of equipment to provide information for the source of the basic work. Equipment on the current records management in colleges and universities a number of problems were analyzed, and from strengthening the rules and regulations, development of qualified personnel, set the corresponding enhancement.

instruments and equipment; file management; improved method

2009-10-16

田太福，学士，助理研究员。