企业资产管理信息化的基石——资产主数据管理

赵 斌

（思爱普软件系统有限公司中国研究院，上海 210203）

企业资产管理混乱的一个突出问题就是设备信息记录混乱和缺失，造成设备流失、闲置、荒废、重置、失修等巨大损失和浪费。另一方面，现代设备越来越多地采用当代高新科技的成果，自动化、电子化和精密化程度越来越高，结构复杂，资产价值高，管理和维护难度不断提高。虽然现代企业计算机应用已经很普及，但倘若依然沿用老的设备台账管理模式和思路，仅凭借企业本身的经验和能力自行开发软件，企业仍无法真正提高自身的设备管理水平，也就摆脱不了日益复杂的设备管理困境。

主数据是企业经营中经常使用的相对固定不变的基本数据，如关于客户、供应商、产品、文档等的基本数据。资产主数据是企业资产管理中经常使用的相对固定不变的基本数据。如设备、备件、质保、设备文档等。

一、SAP企业资产管理的对象及其定义

SAP将企业资产管理的对象称之为“技术对象”。技术对象可以分为“设备”和“功能位置”两大类。设备之间由于在功能上、流程上或空间上存在联系而可以被定义为一个区域，SAP把这个区域称为功能位置。而这些功能位置之间由于在功能上、流程上或空间上又存在更高层面的联系而可以定义为一个更大的区域，这个区域也称为功能位置，只是它是一个更大的功能位置。可以按照功能、流程或空间关系把整个企业层层向下切分成越来越小的功能位置，而设备就在最底层的功能位置上，从而把企业的资产定义为一个树形的层级结构。设备与功能位置实际上是“分配”与“被分配”的关系，反映在现实业务中就是“安装”和“拆卸”的关系。设备与功能位置在EAM系统中只是逻辑概念，也就是说现实世界的设备根据实际设备管理的需要也可以被定义为功能位置，这其实是一种很灵活的技术对象定义手段。由此可见，SAP企业资产管理的对象不仅仅是单个的设备，还可以是区域（即功能位置）。

在SAP EAM中，记录设备和功能位置基本信息的最重要手段就是建立设备主数据和功能位置主数据。

1.设备主数据中记录的数据

（1）设备的一般信息数据。如设备类别、技术对象类型、重量、大小等；

（2）设备的位置数据。如负责维护该设备的工厂、在工厂中的具体位置、标识设备重要性的ABC标识等；

（3）组织结构信息。如设备所属公司、资产代码、成本中心等；

（4）序列号相关数据。如设备对应的物料代码、序列号、所在工厂等；

（5）保修数据。如保修开始日期、结束日期、保修是否继承设备上级技术对象的保修条款等。

2.功能位置主数据中记录的数据

（1）一般数据。包括功能位置类别、类型、重量、大小等。

（2）位置数据。如负责维护该功能位置的工厂、在工厂中的具体位置、标识设备重要性的ABC标识等；

（3）组织结构数据。如功能位置所属公司、资产代码、成本中心等；

（4）结构。如上级功能位置、对象中的位置、是否有安装限制等。

显然，SAP EAM通过明确企业资产管理对象（即设备和功能位置），实现了企业资产的点和面的管理。

二、技术对象的管理（即设备和功能位置的信息管理）

1.技术对象的分类

分类系统是一个通用的工具，广泛应用在几乎所有的企业业务领域，如客户、物料、供应商等。在企业资产管理中，就可以把它用来对技术对象（即设备和功能位置）进行描述。

分类系统体系由类别（Category）、类（Class）、对象（Object）和特征（Characteristics）四个层次组成。简单地说，就是任何设备在不同的分类层次上仅具有唯一的值，即唯一的细分，对分类的一个或多个特征值指定数值后执行查询，就可确定某个确切的设备。分类系统大大方便了设备信息的描述、收集和查询，有效避免了数据的冗余。

2.技术对象的文档管理

SAP EAM系统提供独立的管理模块对文档进行集中管理，并可建立文档与每个技术对象主数据之间的对应关系。

文档数据也是企业经营中相对固定不变的基本数据，因此也称为文档主数据。具体到每个文档在系统中则是作为一条文档记录存在的，具有独立的编号，并且可以建立层次关系。且可根据文档的更新历史建立多个版本。文档进行集中存储，按需分发给需要的用户。在设备文档管理中同样可以运用前述的分类系统将设备文档进行分类管理以便查询。每条文档记录可以链接到EAM系统的对象（如设备、备件、功能位置），企业用户可以从这些对象中方便地打开相关文档。

3.设备序列号——设备库存管理的关键数据

设备序列号是当需要对设备进行库存管理时，企业需要在设备主数据内分配一个物料号和一个序列号，建立起设备号、序列号和物料号三者之间的联系。物料号实际代表的是一个物料的统称，而不是代表这个物料的一个具体实例。如型号为T60的电脑，它的物料号为HT-1130，那么所说物料HT-1130的数量为10，实际上是说物料HT-1130的实例的数量有10个，而物料号始终还是一个，即HT-1130。设备号是某个具体设备的编号，它是一个具体的对象。如果一个设备本身就是系统中存在的某个物料的一个实例，则这个设备号就已经分配有对应的物料号，设备与物料之间的这种关系是N:1的关系。由此可见，只有物料可以是库存管理的对象，而由于物料号的唯一性，为了区分具有相同物料号的设备，就必须引入序列号来实现既可识别不同的设备又可以进行库存管理的要求。SAP EAM实现了设备采购收货、转移、拆卸入库、修复、发货等功能。

4.测量点和计数器

现代精密设备往往本身安装有各种测量仪器，用来实时监控设备的状态，SAP把这些装置统分为测量点和计数器两类，计数器如汽车的里程计和自来水的水表，测量点是指对设备的技术数据进行测量的装置，用来反映设备的某种特定条件或状态，如液压系统的液压、冷却剂的温度、列车的行驶速度等。

之所以要关注测量点和计数器，是因为需要其数据来开展设备维护工作。通常测量点数据可以使企业根据设备的条件和状况开展设备的预防性维护；而计数器数据可以使企业根据设备累计的运行数据进行预防性维护。计数器数据还是设备质保管理所要参考的重要数据。每次记录的测量值和读数都会在系统中形成一张计量凭证。

5.质保管理

质保称为保修，是供应商给使用者提供的保证，在保修范围内免费维护或只收取部分费用。质保分为三种：原厂商质保、供应商质保和客户质保。前二者称为内向质保，后一种称为外向质保。即企业获得外部供应商的质保称为内向质保；企业向其客户提供质保，称为外向质保。外向质保仅用于企业的售后服务业务中，与本文介绍的设备管理业务无关。质保并非仅仅是根据时间来定义有效期的，即有效期质保，也可以基于计数器的读数制定质保，企业还可以提供临时有效质保。质保在系统中也是作为主数据存在，可以分配给技术对象。在执行设备维护任务之前，系统可以自动检查该技术对象是否还在质保范围内，启动质保流程，从而降低设备维护成本，进而降低设备投资风险。质保是企业选购设备的重要依据。

6.许可

按照法律法规或企业的管理制度，一些设备和功能位置在使用或维护之前要满足一些特定的要求或者得到特定的批准。这些要求在SAP EAM系统中称为“许可”，可以用来进行安全性控制，如划定安全区域、执行听力保护措施等。许可也可用来进行工作流程的控制，如相关责任领导的审批、库管部门的材料确认等。

7.合作伙伴管理

企业在从事设备维护的过程中往往会涉及许多内部或外部的组织和个人，例如设备维护小组、外包维护服务商等。SAP把这些组织和个人统称为合作伙伴，并建立合作伙伴主数据来对他们进行管理。这些合作伙伴可以分配给某个技术对象或者某项维护任务。这些合作伙伴主数据维护得越细致，未来在EAM系统中处理设备维护事务的效率就越高。

三、备件主数据

SAP EAM是用物料主数据来管理备件的编码、描述和数据管理的。备件物料主数据主要记录了与备件相关的业务的数据，这些数据涉及备件采购、备件成本、备件计划和备件库存等业务。备件物料的编码主要有三种：一种是无赋意物料编码法，即指编码不代表含义，仅仅是流水码；另一种是完全赋意物料编码法，即编码的每一个字段都含有具体的意义，代码具有可读性且易于使用。这种方法比较常见。SAP EAM还提供了一种采用分类系统的编码方式，采用这种编码方式的物料代码只含有少量的意义，主体编码采用流水号唯一判断，各种属性作为“特征”只需对其进行设置、编码，并维护特征值范围，那么在创建设备物料主数据时选择特征和特征值，物料代码就可以按照流水号自动生成。

四、物料清单BO M

物料清单（BOM）普遍地应用在生产和设计中，即大家熟知的生产BOM和设计BOM，用于表示制造产品或者设计产品所需的物料分解结构清单。BOM同样可以应用于EAM业务中，用来进一步细致地结构化表示设备和功能位置的物料组成，即维护BOM。它可以作为预防性维护、维护请求和维护工单等业务的备件计划基础，也可以在接收到维修请求时，通过展开维护BOM的结构，定位故障的位置。还可以在执行维护工单时，通过在BOM结构选择其中的部件作为维护所需的备件。在系统中可以直接建立设备和功能位置的维护BOM，称之为“直接分配”，也可以先建立一个物料BOM，然后把这个物料BOM分配给技术对象（设备和功能位置），这样，技术对象也就间接拥有了自己的BOM，称之为“间接分配”。