浅谈企业采购成本管理与控制

王 红

(湖南特种金属材料厂,湖南 长沙 410013)

浅谈企业采购成本管理与控制

王 红

(湖南特种金属材料厂,湖南 长沙 410013)

降低采购成本是企业参与市场竞争的需要,加强采购成本的控制与管理是降低采购成本的主要手段。企业应建立全方位成本观念,通过完善采购制度,采取公开招标、电子采购等方式,增加采购透明度,建立供应商信息库,确保采购主渠道的畅通,减少采购中间环节,选择最优采购方案,降低采购成本。

采购成本;市场经济;采购信息;性价比

1 我国采购成本控制现状及弊端

1) 片面地注重采购价格控制

传统的企业采购通常将重点放在与供应商之间的价格谈判以及争取更大的价格折让等方面,既不重视合同中关于售后服务条款,也不重视与供应商战略性伙伴关系的建立、培养和发展,以及自身采购流程的优化,对采购货物的质量、交货期等问题通常采取事后把关的方式加以控制[1]。这种通常以价格作为供应商选择标准的做法,无论从眼前还是从长远来看,都不能给采购企业带来最大的收效。

2) 采购成本管理的观念陈旧

产品生产耗用材料的多少,除生产过程能否节能减耗以外,更重要的是取决于产品的设计方案。面对企业之间的竞争日益加剧,管理者虽已意识到产品生产成本控制的重要性,但往往认为成本管理就是控制产品的生产成本,将控制的责任归结于生产环节,而不是从产品的设计、替代材料等方面加以考虑。殊不知单靠成本节省和控制生产成本是难以确立企业长期竞争优势的,因而要控制采购成本必须树立创新型、全局性成本管理观念。

3) 采购管理制度不健全

从宏观上看,我国尚未建立一套行之有效的、规范化的企业采购管理制度和采购行为准则。企业内部方面考察也缺少健全的采购制度。采购本身是一门包容和涉及管理、贸易、法律、保险、制造、材料、工程技术、计划控制、贮运、物流管理等多项复杂专业的管理科学。鉴于采购科学本身的复杂性,以及在企业经营和管理中的重要地位,现代企业管理中,采购管理应是由具备专业知识和技能的专业人员来承担的专业工作。但在企业管理层认为采购是油水最足、漏洞最大的环节,因而采购重任总是把握在企业领导手中,凭个人主观意识干预采购工作,或者将采购工作交给一些未受过采购专业知识和技能培训的不懂业务或经验不足的亲信进行管理的状况比比皆是。从而导致采购材料质量不符合要求、材料性价比低下、成本居高不下的恶性循环[2]。

4) 采购信息不通畅

采购信息可以通过网络、报刊杂志、电视广告、电话查询、市场调研等途径来获得。而我国有很多企业对材料市场缺乏研究,未能把握市场动态,没有建立企业自己的价格信息系统,不能充分利用互联网及时获取供应商和市场信息,不了解国际市场对国内市场和行业市场、国内市场对区域市场和小市场的影响,以及这些市场对企业所需材料价格的影响。对市场的了解肤浅,造成企业的供应商单一,制约了企业的材料供应,失去了很多直接采购机会,采购价格信息不及时,也加大了采购成本。

2 采购成本管理与控制措施

1) 树立全方位成本管理观念

企业要降低采购成本,不能片面地注重采购价格的降低,应树立全方位成本观念。在选择供应商时,应把所购货物的性价比作为采购决策依据,既要考虑采购价格,也要注重货物的质量、性能和供应商的承诺,如售后服务、保质期、送货与安装等。

企业降低采购成本的另一举措就是要注重产品设计的创新,在保证和提高产品质量、性能的前提下,通过改变材料状态减少原材料消耗,科学尝试材料替代降低材料成本。

2) 建立和完善企业采购制度

严格的采购制度和操作程序不仅能规范企业的采购活动、提高效率,还能明确责任人的工作权限,理顺物料采购的流程、相关部门的责任和关系。采购制度应包括:采购计划、申请、预算制度;招标、投票和定标制度;采购验收和审核制度等,如采购方在采购项目使用前应组织相关人员进行调试、验收,必要时可聘请专家共同组织验收或聘请国家认可的质量检测机构参加验收,确保在正式使用前各项性能指标等完全满足各项采购要求,验收成员应当在验收书上签字,对验收质量承担责任等。此外还应建立采购人员业绩考核与培训制度。

3) 选择合理的采购方式和渠道

企业除了可以通过与供应商面对面谈判采购以外,还可采用公开招标采购、电子采购等方式。公开招标采购方式是竞争最充分的一种采购方式,企业大宗采购,首先应该考虑公开招标采购方式,它能实现厂家直供、争取价格优惠、节约采购费用、降低采购成本、提高采购质量的目的。电子采购也是现代企业采购的一种有效方式,它能优化采购过程,缩短采购周期,提高采购效率,降低采购成本。

为了能获得最优的采购渠道,企业应加强市场调查,建立供应商信息库。对企业采购有关的供应商要建立详细的信息档案。供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核,如有可能要实地到供应商生产地考察。在确定企业的合适供应商后,企业应采取稳定主渠道、及时付款的供应策略,建立起与主渠道供应商协同发展的长久合作的良好关系,谋求共同发展,这样既可以降低材料采购成本,确保采购主渠道的畅通,又可强化与供应商的密切合作关系,共同抵御市场风险[3]。

4) 考虑综合成本选择最优采购方案

影响材料价格的因素较多,价格波动较大,为了保证充足的货源和实现最优采购成本目标,采购人员必须及时了解和掌握供求变动的规律,避免高价位采购。企业也可在确定的多家供应商中,通过招标、询价、谈判等方式,实施比价采购。企业还可在综合考虑成本的前提下,进行成本分析,通过调整采购批量,选择合适的进货地点、运输方式等,选择最优采购方案,降低采购成本。

[1] 焦洋.企业采购成本控制之我见[J].现代商业,2007,(3):41 -43.

[2] 彭轶达.完善政府采购制度降低政府采购成本[J].中国锰业,2007,25(3):49-51.

[3] 蒋索英.强化材料采购成本控制浅谈[J].内蒙古煤炭经济, 2008,(5):27-30.

A Study of Management and Controlof Purchasing Cost in Enterprises

WANG Hong
(Hunan Special Metal Materials Factory,Changsha,Hunan 410013,China)

It is greatly necessary for an enterprise to reduce procurement costs participating in market competition,also the principal means to strengthen the management of procurement cost to reduce the purchase cost. Enterprises should establish comprehensive cost concept,inimprovement of the procurement system,byadopting the open tendering an de-procurement,etc.to increase the transparency of procurement.In setting up vendor information database,it will ensure that procurement master programme and reduce the middle link in procurement,by selecting optimal procurement scheme to reduce procurement costs.

Purchasecost;The market economy;Price information;Cost performance

F234.2

C

1002-4336(2010)01-0057-02

2009-10-08

王红(1966-),女,河北宣化人,会计师,主要从事会计管理工作,手机:13574119868.