关于高校档案馆参与数字校园建设的思考

朱玉清

摘要：数字化校园背景下，高校档案馆如何发挥自身作用参与学校发展建设，是一个值得探讨的问题。本文作者提出：在数字校园建设中，高校档案馆一要建设优质的档案数据库，服务于数字校园；二要发挥档案专业作用，积极参与数据中心的建设；三要培养高素质的档案人才队伍作为参与数字校园建设的最终保证。

关键词：高校档案馆数字校园

数字化校园建设是高校信息化发展的一个新阶段，为创立高水平的研究性大学提供了新动力。2008年教育部和国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》在第一章第五条中指出：“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”；同时，在第五章第三十八条中指出：“加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”，这在一定程度上明确了高校档案馆的工作方向。高校档案馆有必要为促进数字化校园建设和档案信息化作出切实努力。

一、建设优质档案数据库，服务于数字校园

目前，大部分高校已建立了目录数据库，但专题数据库和档案全文数据库有待进一步建设和开发利用。

随着信息化建设的不断发展，档案利用者希望得到完整、准确、系统、多样化的信息查询结果，而专题档案库的建立，可以更及时、更便利地提供档案信息，更好地满足档案信息需求者对查询结果的系统化、多样化需求。专题档案库建设主要根据高校特点、高校馆藏档案特色和不同时期的档案利用需求进行选题，整合原有信息资源，建设专题数据库。例如可以建立校领导、知名学者、博士生导师等名人数据库、历届毕业生合影数据库、学生成绩数据库、专利数据库等，以满足档案利用者的不同利用需求，同时供各高校间共享高校档案信息资源，实现高校档案信息资源利用的效益最大化。

进行档案全文数据库建设，馆藏档案的数字化是一个重要方面。应以需求为导向，以共享为基点，以优选为前提，以便于检索、在线利用为发展目标，根据利用需求确定优先数字化的档案范畴，及时将数字化的成果进一步转化为数字校园中可利用信息资源，实现档案数字化转换与档案利用工作互为支持、同步发展。

通过对档案利用者需求的分析决定数字化的规模、对象、先后顺序、实施步骤，明确档案数字化的范畴，确定优先数字化对象。1.与师生利益密切相关、经常查用的档案文件应优先数字化。例如学生在申请出国、深造、待遇、保险时所需要的学生成绩档案，用于高校经济建设的基建工程档案、房地产证等基本建设档案，用于高校毕业生认证的学历学位档案；以及教职工工作年限、工资变动、职务职称的凭证性文件等都应优先进行数字化。2.从保存原件的角度看，要优先考虑对具有特殊珍藏价值或年代久远、特别是濒危的、利用价值明显的珍贵档案进行数字化。高校档案馆的一些镇馆之宝，在高校办展览、做宣传、搞研究的过程中需要多次利用的档案，例如黨和国家领导人来本校视察及外国元首来访的珍贵照片，著名学者的手迹、实物档案，国家领导人的录音录像等珍贵档案，应该优先实施数字化。3.对于有特殊价值、有地区或行业特色的档案，进行数字化的价值更大。一些很有特色的馆藏——具有本校教学研究特色的科研档案，例如外语教学科研档案、地质勘探教学科研档案、音乐教学科研档案等等，突出本校馆藏档案特点，展示馆藏价值，优先数字化。争取用有限的资金和人力产生最大效果，构建高校档案数字化低投入、高产出的优化模式，以配合数字校园的建设与发展。

对于电子文件，文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读。档案数据库要在规划完毕后，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将需要记录的数据各就其位，根据文件保管系统的功能需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，明确规定元数据，确保文件在转载、传输过程中产生的元数据完整。

二、发挥档案专业作用，积极参与数据中心建设

《高等学校档案管理办法》第二章第七条、第八条指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”。在数字化校园发展背景下，高校档案馆从数字化校园的普通用户变为其主要建设者，以积极主动的精神参与到高校信息化建设中，利用自身专业优势与网络信息中心合作，借助其信息技术力量，实现优势互补，扩展工作边界，以适应网络信息化时代的发展。

数字化校园是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托，支持学校教学和管理信息流，实现教育、教学、科研、管理、技术服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用，使教学资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。数字化校园的主体部分可概括为“一个门户网站、一个基础平台和多个应用系统”，它的中心位置是基础平台，而其中的数据中心是数字化校园的核心之核心。

数据中心的设计思路和运作状态，对数字化校园建设的成功与否起着重要作用。在数据中心的建设中，高校档案馆可借鉴档案馆提供馆藏档案目录的模式，在数字化校园门户网站中提供数据中心的信息资源目录。同时，高校档案馆可发挥自身的档案编研优势，结合网络信息中心的技术力量，提供多种多样的个性化服务方式。

在数据中心的建设中，要加强对档案工作的认知，在信息化背景下有必要重新认识来源原则。因为，文件生成的来源信息是了解、管理和利用电子文件的前提，来源原则强调获取电子文件生成环境的各种背景信息，对梳理文件的来龙去脉，更好地实施整理、鉴定、著录等环节，实现电子文件的价值都发挥着关键作用。

随着信息化建设的发展，电子文件的格式很多，而且还在不断地产生新的格式。因此，为了确保电子文件的长期保存，电子文件格式的选择应考虑以下几点：首先是标准性和稳定性。即格式被广泛使用，具有自由使用的技术范围，可转换性高，支持保存元数据，不会随着时间的变化有重大的变动。其次是开放性和广采性。有公开的相应标准和技术规范，包括个人电脑随机软件包、web浏览器的本地化支持、数字产品格式易转换等。第三是软硬件平台的独立性。被多种操作系统和应用软件支持。支持多种存储技术，或不需考虑存储技术。最后是真实可用性。数据迁移要求选取的文件格式能够保留文件“原貌”，确保电子文件的可读性、可利用性。

对于权限管理，目前数字化校园提供的共享服务中，虽有这项管理机制，但权限的划分忽略了数据作为档案所应备的密级管理。如果档案部门能够成为数据中心建设的骨干之一，可给予有效的业务指导。不同级别用户对电子档案的利用有不同的权限，促进数据共享权限管理的完善，以避免因权限管理的不完善以及缺乏稳妥安全保密措施，阻碍信息资源的有效共享，使数据中心处于信息安全风险之中。

三、高素质的档案人才队伍

是参与数字化校园建设的最终保证

在现代网络环境与信息技术条件下，档案事业的发展和数字化趋势，对档案人员素质提出了更高要求。只有这样，才能切实保证档案的基础性工作与现代信息技术有机结合，取得良好效益。因而提高档案管理人员业务素质，引进计算机方面高级人才已十分必要和迫切。

面对档案数字化的发展，仅有专业知识和实践经验是不能适应信息社会的发展的，也是无法满足档案管理的长远发展需要。现在，存在于许多档案部门的现实是：按部就班做事务性业务的人较多，适应现代社会与时俱进，在理论与实践中力求创新的人才较少；掌握应用知识的普通计算机操作型人较多，能够参与系统开发、维护信息的人才较少；掌握单一专业知识的人较多，而既掌握档案专业知识又具备计算机等相关知识的复合型人才较少。这种现状需要大力改善，一是要激发档案人员继续学习的动力，树立终身学习的观念，提升自己的业务能力与水平；二是要进行在职人员的业务培训，以跟上社会发展的步伐。对档案工作人员进行有针对性的系统培训，提高其业务水平与专业素质。学习必要的计算机知识、法律知识等，使其更好地在数字校园背景下，对档案信息资源进行管理与开发利用。

同时创新制度是档案管理队伍健康发展的有效保障。近年来档案工作者已经在档案数字化和网络化的建设中积累了一定经验，做了大量的基础性工作，但还需要国家出台相关的用人政策作保障，以科学发展观和“以人为本”的管理理念引领档案管理人员队伍建设，做到有法可依，有章可循，用良好的待遇吸引人才，以竞争发展的机制发掘人才。政策的保障是档案人员素质提高和队伍不断发展壮大的必要条件之一。