不断创新思路抓住档案工作与业务工作的结合点

倪永宁

“十一五”以来，北京市公安局档案部门在市公安局党委的领导下，在公安部档案局、北京市档案局的监督指导下，创新工作，提出了“前移”、“反推”的工作思路。通过“前移”监督指导环节，“反推”公安业务工作，打破“只有办结材料才是档案”等传统理念，建立“公安大档案”概念，即把能够对一线实战提供服务的各类业务材料都纳入监督指导范围，使专业档案的收集、整理、利用等各个环节全部围绕业务工作展开，确保了档案工作与业务工作同步发展和互相促进，并从搭建“全局公安专业档案管理审核备案体制”人手，全面介入和指导业务部门相关业务工作中档案材料的规范化管理工作，使档案工作变成促进业务工作规范化的重要抓手。

以档案工作的“前移”、“反推”

促业务工作规范化

通常情况下，档案工作作为最后一个环节，是以业务部门移交什么，档案部门就接收什么的工作模式开展档案工作的，而对于公安工作非常重要的專业档案来说，这种工作模式对业务部门在形成工作材料阶段的质量，以及出现归档不全或遗失等问题都难以起到监督的作用。面对这些问题，有效的解决办法，就是要求档案部门的监督检查环节要提前介入抓第一手档案资料，融入业务工作当中，与业务工作同步发展，这也就是所谓的“前移”。

而且“前移”可以消除基层民警整理档案的抵触情绪，提高案卷整理质量。从传统做法来看，档案工作基本上是一个独立的工作，平时民警办案，经常加班加点，超负荷工作，如果按照传统做法，案件办完了，还要继续加班完成档案整理组卷工作，时间久了很容易产生抵触情绪。因此，将档案工作前移到业务工作当中，使它成为业务工作的一个环节，并作为其中的重要组成部分，而不再是一个单独的环节。根据前移的方法，在业务工作开始布置的时候就参与进去，结合业务工作实际提出必须要形成的材料和对材料的要求，这样民警在开展业务工作的同时，就可以规范地完成档案工作，不再需要另外加班完成，甚至事后再整理档案，少走了弯路，民警的抵触情绪也就随之减少。

目前，正是“公安专业档案管理审核备案体制”确保了“前移”目标的实现。在规范公安专业档案的基础上，北京市公安局档案部门扩大了专业档案管理工作的内涵和外沿，不以档案材料的完结作为档案工作的开始，而是以业务部门主要业务的开展为起点，每开展一项新的工作，业务部门主动联系档案部门，说明这项工作开展的依据，这项工作包括哪些环节，每一环节要形成什么材料，具体到有什么表格，是什么样式，如何规范填写等等。这种业务工作到档案部门备案的体制，就是“北京市公安专业档案管理审核备案体制”。据档案处负责人介绍，目前，北京市公安局的专业档案在公安部要求的基础上拓展了数倍属类，而且还有很多单位在与档案部门进行探讨，通过这种做法，将原来业务中的不规范，通过档案工作实现了规范化。

“反推”，就是用档案工作来反推业务工作，包括业务工作中的规范、程序要求等方面，同时还可以通过基层档案工作中出现的问题反推出主管机关相关工作规范的制定和监督指导职能的发挥等情况，从而进一步完善、规范业务工作，提高工作效率。在北京市公安系统，要评价一个单位业务工作的规范程度如何，档案是一个很重要的方面。进一个单位首先要看档案，通过调阅档案案卷，可以从中发现问题，进而引起领导干部和基层民警的重视，由此档案部门就可以为其提供规范化建议，进而提高执法行为的程序化和规范化。

一般来说，我们在每项工作结束之后要进行总结，档案工作的“反推”就是一个总结的过程。通过这一总结，反推业务工作中存在的问题，梳理出产生问题的根源，然后寻求解决方案，改善业务工作。这样，通过“前移”和“反推”，不仅找到了档案工作与业务工作的结合点，为档案工作的科学、可持续发展增添了生机，同时，档案工作的规范化要求也在逐步提高业务工作的规范化水平，从而促进了公安事业的良性发展。

以一线需求为依据确定档案接收范围

围绕“前移”和“反推”这一做法，北京市公安局档案部门打破了传统档案接收进馆的理念，建立了“公安大档案”的概念。北京市公安局档案馆认为，凡是一线需要的，凡是业务工作需要的，不属于归档范围的，也要接收进馆。他们现在接收进馆1956年至2000年的户籍卡片，在公安部关于公安档案类别设定中并不包含，但是这些卡片一线离不开它。比如某人需要证实亲属关系或核实常住户口迁入迁出情况，那么他就必须要查询这些户籍卡片。为满足基层工作的需要，北京市公安局档案馆将全市数千万张手工填写的人口卡片全部接收进馆。现在这部分卡片集中保存到档案馆后，群众通过派出所在公安档案馆网站的“户籍资料预约查询”窗口提出查询要求后，一般在当天，档案馆就会给予回复。

档案信息化建设成果显著

无论是“前移”还是“反推”都是为了档案工作能更好地为业务工作服务。“十一五”期间，依托首都“公安信息化建设总体框架”，北京市公安局档案部门全面启动“公安档案信息综合管理系统”的建设，以档案信息资源为领导决策、中心工作和公安业务提供优质服务为出发点，利用数字、网络和缩微等技术，全面实现了公安专业档案的信息化管理和快速、准确、高效的远程查询。其中“公安档案数字化加工中心”和“公安专业档案远程查询系统”的建设取得突出成绩。

“公安档案数字化加工中心”作为“公安档案信息综合管理系统”的重要子系统，其为整个系统提供了源源不断的档案数据，最大化地保障了基层一线实战单位查询利用专业档案信息的需求。“十一五”期间，市公安局档案数字化加工工作形成了公安档案馆和所属各分县局(处)两级数字化加工运转模式，档案馆加工对象为馆藏专业档案，所属单位加工对象为移交进馆前的专业档案。截至2009年底，通过原文扫描、图像转换、数据上传、原文发布及数字存档、缩微拷贝等工作，系统已挂接档案检索条目和原文图像数百万余条(幅)。目前，为满足公安工作对档案信息资源的需求。档案馆数字化加工中二期工程已通过市有关部门的可行性审批。