安顺市烟草商业企业对全面预算管理的有益探索

[摘 要] 本文研究总结了安顺市烟草商业企业对全面预算管理的探索经验。第一,统一了思想,提高对预算管理的认识;第二,领导重视,加强制度建设;第三,认真分析,合理的编制预算;第四,强化预算的执行管理,严格奖惩;第五,推行预算管理的信息化建设,提高工作效率。

[关键词] 安顺市;烟草企业;预算管理

一、统一思想、提高认识

全面预算管理作为对现代企业成熟与发展起着重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。烟草企业是特殊的企业,既要执行国家总局的生产计划,又要融入市场经营。这就注定了企业在管理上存在很多需要调和的矛盾,而预算管理正是一个能统一协调企业各方面目标和需求的有力管理方式,也是烟草企业财务从核算型向管理型转变的显著标志。

安顺市烟草公司隶属于贵州省烟草公司,下设五县一区,2007年底卷烟年销量7万4千箱,烤烟年生产量20万担,年实现利润1亿1千5百万元。安顺市烟草公司结合实际,进行认真、全面、细致的分析,认为全面预算管理工作是促进各部门之间互相协调与沟通的有效办法,特别是可以促进公司领导与财务部门、财务部门与其他职能部门、公司机关与各县分公司之间的相互协调与沟通。安顺市烟草公司现行体制是市公司为市场经营主体,县分公司分别签订目标责任,市局机关进行垂直管理,通过开展预算管理工作,给法人代表和财会人员架起了一座沟通、理解的桥梁,公司领导通过全面预算管理,可以更直接地进行有效的财务管理、企业管理,而财务部门则可以通过全面预算管理让财务管理参与到企业经营管理的各个方面,很好地监督法人代表依照国家财经制度、财会法规对企业进行管理,依法管理。全面预算管理是企业最经常、最直接的一种监管手段,在日常管理、开支等工作中,该不该干、能不能干?谁说了也不算,按“秤”办,这个“秤”就是预算,能尽量避免矛盾,减少摩擦,寓制约与监督于无形之中,从而使法人代表能依法行使手中的权力,财务人员能参与管理;是财务延伸管理的一种有效管理手段,是提升财务管理水平最有效的措施,是企业切实控制成本费用,从而达到进一步增强企业整体竞争力的有效途径。

二、领导重视、组织保证、制度建设

为使预算管理工作贯彻落实到位,安顺市烟草公司组建成立了由“一把手”任主任,其他领导班子成员任副主任,各科(室)、中心部门负责人为成员的预算管理委员会。下设办公室,由财会部门负责人任主任,负责公司日常预算管理工作。在财务管理科常设预算部,由2名专职人员负责公司预算管理的具体工作。以各科(室)、各中心、各县分公司为全面预算编制和执行管理基本单位,各部门明确一名兼职的预算管理员。并依照国家有关财经政策、法规、制度和有关规定,结合公司实际生产经营情况,按照统一领导、分级管理、指标控制原则,在公司的统一领导下,根据发展的需要,统筹安排和使用各项经费,并通过制定各种项目指标,进行事前、事中和事后控制。同时制定了严密的财务预算管理实施办法,主要包括职责划分、编制时间、编制依据、编制预算的内容、要求及程序等,以制度的形式确定下来,确保预算管理的认真执行。本着“按月考核、按季兑现”的原则,每月、每季度对预算进行考评,将考评结果与每位员工的薪酬考核挂钩,严格兑现,确保预算管理工作的顺利开展。

三、认真分析、科学合理编制预算

全面预算管理的第一步是编制预算,安顺市烟草公司遵循“总量平衡、以收定支、效益优先、切实可行”的原则,遵循“自上而下、自下而上、自上而下”的程序,按照分级编制、逐级汇总编制财务预算。在全面预算编制工作中的具体做法是:

1、每年编制全面预算的方针、目标、方案

各单位根据确定的目标,结合本部门实际情况,层层进行目标分解,在12月10日前各职能部门完成预算草案的编制并报市局预算管理委会,预算管理委员会进行逐项审查后上报省局备案并落实指标先执行,待次年省局各项指标落实下达后,市局再将指标进行层层分解,各职能部门根据签订的目标责任对预算进行修订,在规定时间内上报预算管理委员会审批,预算管理委员会对各职能部门上报的预算项目进行逐项审议通过并报省局批准执行。通过如此反复研究与修订,最终经预算管理委员会确定后以文件形式公布执行。

2、在预算编制过程中做到分工协作,明确责任

各职能部门负责编制本部门预算,明确部门负责人为本部门预算编制和执行的第一责任人,预算管理员为第二责任人,负责与各部门具体协调沟通,并负责日常预算管理工作,保证预算编制质量;财务部门负责协调、沟通和督促工作。

3、认真抓好预算编制的具体工作

公司内部各职能部门、基层站点作为基础编制单位,根据公司预算管理委员会规定的预算项目,结合自身实际情况进行初步预算并编制预算草案,上交公司预算管理委员会,经预算管理部门依据公司有关目标计划,深入各职能部门、基层站点、市场等对目标年度内的生产、销售、收入、成本、费用、利润、资本性投入、现金流量等进行大量调查、分析、研究,找准经济增长点和增收节支的切入点,结合前三年,特别是当年的实际水平和预算期内的变化因素进行汇总、分析、调整。为防止有些部门打小算盘,有些预算指标偏大,有些又偏小,预算部门要与有关职能部门逐项落实,对个别突出问题经过认真分析和反复研究,形成调整意见后返回到各职能部门,各职能部门修改后再报给预算管理部门汇总调整,提交市公司预算管理委员会审核、修订、确认后,报省公司预算管理委员会审核同意后,预算管理部门将正式预算分解下达到各职能部门,严格贯彻执行。

预算管理部门每月对预算执行情况进行对照检查、分析,研究、收集外部环境、政策变化的信息,写出预算执行分析报告,发现问题及时向领导汇报。

四、强化预算执行管理,严格奖惩

1、尽可能完善考核奖惩办法,保证全面预算管理工作顺利开展

为确保全面预算指标的严格执行,安顺市烟草公司预算管理委员会分别制定了《安顺市烟草商业系统预算考核办法》及《安顺市烟草商业系统预算审批办法及预算调整流程》等制度。目前,《安顺市烟草商业系统预算考核办法》已经修订到了第5稿,每一次的修订都是根据当时的工作要求和管理需要作为基础,引导预算工作积极发展为目标,一次次的焕发出了新的管理效果和生命力。

(1)明确各职能部门考核的内容为本部门上报的预算项及负责控制的预算项。这样既加强了部门内部费用的管理,又增强了对其他部门费用的控制;另外,通过这种方式,改变了预算管理都是财务人员的事这种观点,现在,财务核算中心为各部门提供了能够查阅相应预算执行情况的窗口,各部门在自己办公室内随时就可以查看到自己部门发生的费用项目及控制的其他项目,为加强各职能部门与财务部门,各部门之间的沟通提供了一个较好的平台。

(2)把过去的部门控制转变为全员控制。安顺市烟草公司对可变费用加强了过程控制,根据各部门职能明确责任,转变过去预算全由财务控制为职能部门参与控制,对可变费用部分明确了相应的控制部门。如机关各部门发生的办公费用、会议费用等,均由机关服务中心控制,工资福利等由人事劳资科控制,这些职能部门不仅是对本部门开支负责,同时还需对所控制的公司整项费用的支出情况负责。具体控制程序为由预算管理委员会下达各部门控制的费用项目,各部门日常发生的支出,先由使用部门向控制部门提出申请,按正常程序报领导审批,费用支出后,在规定的时间内经本部门签署意见,再经控制部门签字(或登记),然后按公司规定报经相应领导签审,再到财务报销。无预算管理员签字的票据,领导签了,财务也不报销。

(3)加强对资金流的控制,真正实现收支两条线。预算管理部门在对全市资金的控制和管理上与资金决算部门密切配合,各县经营部每天的营业款全部存入全市统一的收入户,只能存入不能支取,每个月需要的费用开支由资金决算部门根据预算部门提供的各县资金流量预算划拨,遇到特殊情况需要追加资金的,必须按照规定办理申请追加资金预算的手续后方可追加。这样既严格控制了费用的开支,又使得全市的资金安排井然有序,为合理规划企业的资金使用打下了坚实的基础。

(4)充分发挥预算管理员的职能。为使公司的预算管理落到实处,公司预算管理委员会明文规定,各部门费用必须经预算管理员签字登记后方可到财务办理报销手续,由控制部门控制的费用,除了需要本部门预算管理员签字外还需要控制部门签字认可后才能到财务办理报销手续。目的是部门预算的执行,要由预算管理员来监控。在刚刚运行初期,有些部门不太理解,认为自己是部门负责人,我签字就可以报销了,为什么需要一个预算管理员签字认可,或者是说,自己发生的费用为什么需要其他部门来控制,但经过一段时间后,预算管理员监督的作用体现出来了,他们随时可以向部门领导提供部门费用开支、预算执行情况等,为领导下一步的决策提供了较为及时的信息。

(5)量化考核指标,区分考核级次。公司针对部门职能不同确定不同的考核指标,确定不同的考核分值,并规定预算与实际执行数的偏差不能超过±15%,一方面控制了实际开支不能超过预算数的15%,另一方面也避免了为了怕经费不够而在编制预算时出现“宽打窄用”的现象,有效地保证了预算的准确性。同时,针对不同的考核部门、考核项目,采用比率和绝对值相结合的考核办法进行考核加减分计算,最后得分计入每个部门的月绩效考核分数,分数实行按预算管理责任大小区分级次,不同级次分数不同,对本部门预算管理负主要责任的领导及预算管理员考核分值大,本部门的普通职工略减。奖惩对等,以部门为单位,范围为全体员工的一系列措施,起到职工监督领导,领导安排必须有计划的督促作用。这样,不同的岗位都参与了预算管理,真正使预算管理成为全员管理。

2、严格控制预算调整,保持预算严肃性

预算在执行过程中必然会遇到一些意外的、非人力可以控制的情况导致实际与预算出现偏差。就需要进行预算调整,为了保证我们的预算能与实际情况相吻合,又要避免出现随意调整预算的情况,安顺市烟草公司预算管理委员会出台了《安顺市烟草商业系统预算审批办法及预算调整流程》。详细规定了预算调整的各个方面,预算一般情况下不允许调整,除非遇到国家政策、企业发展计划发生变化;上级公司及政府部门等外在单位对本企业提出的会议、培训等要求;上级公司及政府部门等外在单位对本公司进行突发性的工作检查、审计;自然灾害和不可抗力等方面的原因才可以按规定流程办理预算调整手续。并且预算调整必须是在事前进行调整,事后的调整一律不给予办理。

通过规范预算调整更进一步强化了全面预算管理,也同时增强了全面预算的生命力。

五、推行预算管理信息化建设,提高工作效率

安顺市烟草公司的预算管理逐渐形成企业日常管理的一项重要工作以后,为了提高预算管理工作效率,在省公司的积极推进下,财务软件中增加了预算管理模块,公司率先进行了该模块的实施,并对全体预算员进行了操作培训。目前,公司的预算管理从编制、审核、批复、到调整、预警、考核取数全部实现了系统内操作,实现了每一个过程都有痕迹化管理,时时都可以分析比较当前的预算执行情况,信息化建设的推进,使公司的预算管理工作又上了一个新台阶。

[作者简介]

葛颖璐(1977-)女,安顺市烟草公司财务管理科预算部主任,助理会计师.