隐性知识管理的障碍浅析

朱海英

摘要:隐性知识管理越来越受到重视。清楚认识隐性知识管理中隐性知识的外显化和工作流程,有助于管理者统筹管理全局。对隐性知识管理存在的各种障碍进行分析,有利于管理者抓住关键点,解决问题,实现组织内部知识的交流、共享和创新。

关键词:隐性知识;管理;障碍分析

中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1003-3890(2009)12-0047-04

世界范围内的经济竞争已从资源竞争转变为科技的竞争,创新能力成为决定竞争成败的关键因素。对于组织,管理的重心不再是效率的提高,而是科学决策和创新能力的增强。在波兰尼提出隐性知识概念后,企业管理者逐渐认识到内隐于人身上的知识将成为提升企业创新能力的关键性要素,隐性知识管理越来越受到重视。

一、隐性知识的外显化步骤及工作流程

所谓隐性知识是一种不易用语言表达、不易传播、不易确知、不易编码等高度个性化且内隐于个体或组织中的经验类知识,通常表现为个体的思维模式、心智模式、信仰价值体系及个人某些难以表达的经验、技艺、专长及团队默契和组织文化等。隐性知识管理主要是为隐性知识流动、转化、创新和应用提供和创建良好的机制、体制、文化氛围、各种有利环境和技术条件等,实现有效管理隐性知识。

隐性知识分为两种:潜在的可表达的和不能表达的。对于前者,可通过交谈和沟通使其外显化,便于交流和学习,而后者的外显化比较复杂。对于专家们而言,除去主观因素,他们不可能把所有经验全部描述出来。那么获得这些经验最好的方法就是根据隐性知识的情境性特征把专家经验通过回忆性描述表述出来,这些描述包括应用场合的描述、要解决的问题、相关的情形、解决问题的步骤、特定的数据和信息以及最终结果。

(一)隐性知识外显化的步骤

通过以下步骤可以促进隐性知识向显性知识的转化:首先通过发现、挖掘、引出和沉淀来推动知识从动态隐性转移到动态显性;其次通过试用、修正、判断和固化来推动知识从动态显性转移到静态显性;再次通过宣传、普及、培训和默化来推动知识从静态显性转移到静态隐性。这个过程只是知识推动的一个周期。隐性知识管理需要循环、螺旋地进行这种推动,不断促进隐性知识的外显化,加快实现知识在实践中的价值和创新发展。

(二)隐性知识工作流程

隐性知识从获得到交流需要经历一个工作流程,这个流程对于不断获得知识创新的人来说,是一个动态循环过程。笔者将隐性知识工作流程(如图1)归结为:(1)信息积累。组织成员通过知识学习和实践,将工作中获得的广泛信息在大脑里沉淀,形成一个有效的“信息数据库”,便于以后工作中随时提用。(2)隐性知识形成与积累。这个过程是组织成员脑力再学习和潜移默化的过程。组织成员使用已有的知识将“信息数据库”的信息进行不断加工和创新成新的知识,包括新的隐性知识和显性知识,这些知识会融入到其个人知识体系中,通过知识结构的更新和调节达到个人知识的优化。(3)隐性知识的初步转化。组织成员对长期积累的隐性知识进行整理和归纳,做好隐性知识外显化准备。(4)隐性知识的进一步转化。组织成员运用合适的工具和方法将上一步整理的隐性知识表述出来。这种表述是一种规范成形、有效的文字化表述,有利于传播和交流。(5)知识传播和交流。运用各种渠道实现隐性知识的公开化,加快知识交流和传播的速度,实现知识创新。

二、隐性知识管理的障碍分析

在实践中,由于隐性知识自身特点和各种障碍因素的存在,隐性知识在转化、转移、共享和创新等方面存在诸多困难,这成为企业实现技术创新、建立动态适应能力、形成长期竞争优势的重大阻碍。

(一)隐性知识转化的障碍分析

1. 信任难以实现。知识转化的基础是知识主体间相互信任,只有在信任的基础上才能让每个人都愿意贡献自己的知识,让交流学习者从中受益。影响成员间相互信任的因素主要有组织上层管理人员的公平感、正式组织以及组织内部网络数据库的开放程度。(1)组织上层管理人员的公平感。管理者缺乏基本的公平感,将直接影响组织内部人员之间的信任,导致隐性知识管理难以有效地执行。(2)正式组织。在正式组织中成员之间的信任度和依赖感由于制度的制约,很难产生一种融洽的高强度的“集体意识”和建立信任圈。(3)组织内部网络数据库的开放程度。内部网络数据库一般作为情报库,组织通常不会将其开放,甚至对于组织成员的开放程度也是很低,而数据库的开放程度体现了组织对组织成员的信任程度。因此数据库较低程度的开放难以减轻或消除员工交往中的防卫心理,难以建立良好的信任。

2. 有效的沟通存在困难。沟通本质不仅是以言传的信息与知识进行交流,而且还有感觉、体会乃至于感情的交流。因此在沟通过程中,人的行为因素占主导,沟通的可能性和知识主体之间的相似性呈正比例,而且沟通主体最基本的要求是学习这种“编码”,即掌握隐性知识转化的规则。

由于隐性知识的特性和沟通的复杂性,有效的沟通存在极大的困难。书面沟通对于信息的记录具有一定的稳定性,但是很难实现隐性知识的转化;口头沟通能使隐性知识得到快速传递,加强知识理解,密切人际关系,但是口头沟通不能保证信息在传递过程中保持一致;非语言沟通要借助语言之外的工具或媒介,包括用身体运动(目光、手势、表情等)、副语言(声音、语调、节奏等)、物体的操作(物体运用、环境布置等)等,增强隐性知识相互转化过程中对知识的隐含性和灵活性的理解,提高隐性知识的转化效率。另外,在组织内不同知识背景的人对沟通信息的理解具有差异性,也将影响到沟通的有效性。

3. 适当的激励难以到位。激励的目的是为了强化主体良好的动机意识,促进主体将动机转化为行动。在隐性知识转化过程中,知识主体的动机是在需求的激发之下产生的,存在着内在动机和外在动机两种形式。隐性知识的转化在良好的信任和沟通条件下是一种互利互惠的活动。然而隐性知识的积累有成本,一般的分配制度和激励方式对隐性知识主体缺乏适用性,缺少物质和精神等多方面组合的高效激励机制,客观上阻碍隐性知识转化的顺利进行。

(二)隐性知识转移的障碍分析

知识转移是指知识客体在知识主体之间的移动,包括三个基本要素:知识主体(知识转入方、知识转出方)、知识客体(知识转移内容)、知识转移环境。知识转移主体一般可分为三种形式:组织、团队和个人。知识主体对隐性知识转移具有决定性作用,即知识转出方和知识转入方。此外,环境也影响隐性知识转移是否能成功。

1. 知识主体分析。(1)知识主体间的相互信任程度低。(2)知识主体对隐性知识的认知能力和认知结构差异大。知识主体的隐性知识大多是一些零散的、无序的知识片段,需要知识主体的认知能力将其系统整理和思索,用较合适的方式转移给知识转入方,主体的知识转移能力越强,流动的速度越快,成本越低。因此,知识主体的认知能力对隐性知识的转移具有影响。同时知识主体在认知结构上的差异性导致被转移的知识不兼容,因而影响知识转移的效率及有效性。(3)知识主体的吸收能力不一致。知识主体的吸收能力的强路径依赖性和有效性,取决于以往的技术培训和研发积累形成的知识基础。知识发送方,针对不同内容的知识、不同的知识需求主体,选择不同的知识传递方式,都将影响知识转移的效率。(4)知识主体动机不纯。当内部动机表现为以下情况时,会妨碍知识的有效转移。第一是内部动机的成员并不经常为单位和部门的利益而工作;第二是与外部动机相比,内部动机的转变更困难,结果更不确定;第三是内部动机可能含有不值得提倡的内容,包括嫉妒、排斥和敌视等动机且内部化程度高。典型的外部工作动机是知识主体为报酬而实现知识转移,而不是对知识转移本身感兴趣。在一般情况下,强加的外在奖励会对内在动机产生削弱作用,外部动机往往被单纯理解为货币动机,致使知识主体的学习水平更低,工作表现更加表面化。(5)知识主体间的凝聚度低。凝聚力是知识主体之间联系、交流、合作的程度。低的凝聚度,会导致沟通不畅,加剧误解和错误的产生,影响知识转移效率,甚至误导转移的方向。(6)知识主体的价值观不统一。价值观具有选择、控制以及鼓励等功能。不同价值观对知识的选择、控制产生不同的影响,对组织的创新、可持续竞争力产生影响。

2. 知识客体的自身因素。(1)隐性知识自身的特征。隐性知识不仅是存在于某处(人脑)隐含的、没有编码或者是难以编码的知识,而且与知识所有者紧密结合,是反映知识发展和个人生存发展需求的知识,是属于个人私有的、受到知识主体需求和观念影响的活的知识。知识转出者所拥有的绝大多数知识是难以转移的隐性知识。这种知识从一开始就由于其隐含性,与知识共享有着天然的矛盾,不利于流动和转移。隐性知识的特征对知识转移形成的障碍:第一是隐性知识的非格式化和非编码化的模糊性使知识主体在转移过程中形成沟通和配合的障碍,学习的难度较大;第二是隐性知识的强路径依赖性与知识主体原来的路径依赖性的冲突形成严重障碍;第三是隐性知识的动态性和情境性要求隐性知识的转移环境的特定性,如某种技术特长、工作小组或部门的业务活动等,这种知识传递倘若不是通过面对面的直接沟通与交流很难有效传递;第四是知识的隐性特征对知识转移具有决定性的影响。(2)隐性知识转移的成本与折旧。知识转移在经济活动中存在成本问题,且在很大程度上取决于双方的交易成本。成本过高或过低,都会挫伤发送方或接收方参与知识转移的积极性。知识转移成本主要包括发送、接收以及管理等成本,包括知识转出成本和知识接受成本。知识的转出者根据知识转入者的需求,把自己的隐性知识以语言、文字、符号等形式适当地展示出来,这个过程需要借助一定的实物工具进行反复演示。由于隐性知识的海量性、复杂性、深藏于人的大脑,加上隐性知识的显化总是伴随着大量的噪音,所以必然加大知识转入者寻找知识源的难度,增加了知识接受成本。因此隐性知识转移的各种成本对于隐性知识转移构成威胁。

知识折旧是同一时间变化过程中,知识主体的隐性知识增长速度小于整个社会的知识增长或隐性知识的变化而产生的贬值,表现为知识价值的时限性。随着时间流逝,过去的知识可能因为社会的发展而贬值甚至变为负资产,给组织带来损失。

3. 知识转移环境对知识转移的影响因素。环境的好坏要从现有的软环境和硬环境两个方面综合表现。软环境主要包括知识主体与企业所具有的文化、观念、习惯等;硬环境主要包括知识主体拥有的各种物质条件、方法措施、工具条件等。(1)软环境方面。第一是价值观方面:广泛被认同的价值观,组织认为拥有有利于企业发展的、含有高知识含量的人力资本才能体现组织的社会价值,知识主体认为拥有信息或知识就能够体现出个人的价值,且在组织中占据重要的地位;第二是企业文化方面:以竞争机制为主体的人力资源管理体制促使个体独立性、本位主义、非合作化等企业文化行为的产生,分工文化形成的部门化产生了组织内部利益矛盾;第三是意识方面:知识主体的权力意识、经济意识、隐蔽保护意识得到加强,知识产权的意识越来越浓厚和清晰。(2)硬环境方面。第一是知识主体自身知识专业能力:知识主体并非都具备清楚表达和管理好自己的知识的能力;第二是工具条件及方法措施方面:缺乏有效的将隐性知识规范化的语言描述、成形的工具和方法,知识工作者之间缺乏有效的沟通、对话方法、工具和工作制度,缺乏关注、及时发现问题、提供帮助的工作制度,隐性知识转移过程中缺乏与实际情况和需求的结合;第三是尚未建立有效的以知识贡献率为核心的知识考核体系。(3)组织的规模、组织的机构设置、组织或个人对新知识的开放度等环境氛围都会影响隐性知识转移的速度和程度。通常,组织的规模越大、机构设置越繁杂,知识转移的速度越慢;组织或个人对新知识的开放度越低,转移的程度就越低。

(三)隐性知识共享的障碍分析

1. 隐性知识拥有者的独占性。存在于个人头脑中的隐性知识被认为是个人价值的体现,与其在组织中的地位和待遇紧密相连。如果把知识传授给他人,就会影响他们工作的稳定性和个人利益。所以,员工不会主动将自己的隐性知识与他人分享。另外,竞争使隐性知识主体期望在企业中保持比较优势,害怕“教会了徒弟,饿死了师傅”。这些现象实际上阻碍了隐性知识的共享。另外,为保护个人利益,个人通常选择避免隐性知识进入公共传播领域,或控制知识的传播与共享,某些法律条文也保护知识产权,限制某些知识的广泛传播和共享。因此,隐性知识的独占性在一定程度上影响了知识的传播和共享。

2. 组织的文化氛围问题。组织文化在知识共享中占有重要的地位。组织文化反映组织成员对环境变化的态度和观念,其反应和行为模式会对组织的知识创新过程带来影响。缺少共同愿景的氛围,缺乏“自觉合作”、“自觉交流”与“自觉共享”的价值观,缺少以人为本的知识主导型的组织文化都会影响隐性知识的流动、转化与创新。

3. 组织结构的合理性问题。传统的组织结构是金字塔型组织结构,是一种刚性结构,强调组织结构层次分明,这种组织结构使组织内部知识传递速度缓慢,质量衰退或失真现象严重,极大阻碍组织知识共享的有效实现,甚至使某些隐性知识流失。

(四)隐性知识创新的障碍分析

1. 知识主体的意愿和动力不足。创新是需要知识主体自主地开发自身的知识体系和结构来实现的。由于能力的有限性、有效显化隐性知识的工具和方法的匮乏、知识交流的空白,难以激活员工头脑中已有的知识,所以知识创新是组织的重点和难点。此外,知识成本和知识折旧的存在,让知识员工有收益回报的要求,组织缺乏有效地外部激励机制,将难以激发员工创新的积极性。

2. 法律和政策的不完善。长期以来,知识产权的保护水平低下,尤其是我国,对进行创新活动的企业来说是一个极大的风险,创新产品一旦被仿冒,企业将面临包括企业声誉、资金等多方面的损失,因此在组织发展战略中更倾向于无风险的跟进战略。创新的风险性,让员工往往倾向直接运用显性知识,而不敢运用自身的隐性知识进行创新。知识主体对创新所具有的这种畏惧心理,阻碍和延缓了知识创新。另外,阻碍知识创新的因素还有其他,如市场因素、资金因素、产业环境、技术创新市场中介组织等等。

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责任编辑:孙 飞

责任校对:王岩云

Analyzing the Hindrance of the Tacit Knowledge Management

Zhu Haiying

(Economy and Commerce College, Shihezi University, Shihezi 823000, China)

Abstract: The tacit knowledge management is paid more and more importance. Recognizing the dominant character of the tacit knowledge and the management procedure can help managers monitor the general situation. Analyzing each hindrance existing in the tacit knowledge management can help managers grasp the key issue, resolve problems and realize the exchange, mutuality and innovation of the inner knowldge of an organization.

Key words: tacit knowledge; management; hindrance analysis