理性认识学校管理制度

刘 雄 张 引

学校为了组织和管理各项行政工作,提高管理的有效性,依据国家各类法律、法规,按照一定程序制定一系列的规章制度。但不少学校管理者过于强调规章制度的积极作用,甚至完全依赖这些规章制度,这往往使管理的有效性大打折扣。学校管理者应该理性看待规章制度在学校管理中的功能,既看到规章制度在学校管理中的正功能,也应看到其在学校管理中的负功能。

规章制度概述

规章制度对于任何组织而言都非常重要,这也是管理学者关注的焦点之一,被称为“组织管理之父”的韦伯(Max Weber)认为:所有的现代组织,包括学校,都属于具备以下五个特征的理性科层制组织。

1.专门化。在科层制组织中,作业是根据工作类型和目的进行划分的,具有明确的职责范围。各个成员将接受组织分配的活动任务,并按分工原则专精于自己岗位职责的工作。

2.等级制。在科层制组织中,每个人的权威与责任都有明确的规定。这些职位按等级制的原则依次排列。部属必须接受主管的命令与监督,上下级之间的职权关系严格按等级划定。

3.规则化。在科层制组织中,组织运行,包括成员间的活动与关系都受规则限制。也就是说,每位成员都了解自己所必须履行的岗位职责及组织运作的规范。

4.非人格化。在科层制组织中,官员不得滥用其职权,个人的情绪不得影响组织的理性决策;公事与私事之间具有明确的界限;组织成员都按严格的法令和规章对待工作和业务交往,确保组织目标的实施。

5.技术化。在科层制组织中,组织成员凭自己的专业所长、技术能力获得工作机会,享受工资报酬。组织按成员的技术资格授予其某个职位,并根据成员的工作成绩与资历条件决定其晋升与加薪与否。

在规则化方面,韦伯认为每一个组织中都有一个规章制度系统,这个规章制度系统由专门制定的系列准则组成,管理行为实质上是把这些准则适用到每一个具体的事件中。规章制度系统规定了科层组织中每一个职位的权利和义务,并且有助于实现科层组织中的合作行为,在人事发生变动的情况下,该系统确保了操作的连续性,也确保了组织成员行为的一致性和稳定性。规章制度对于维护整个组织稳定具有非常重要的意义。

学校规章制度与学校管理

学校规章制度是为了实现学校教育教学目标,保证教育教学工作有序地进行,要求师生员工共同遵守的行为准则。学校规章制度对维系学校管理、规范学校师生员工的行为等方面有着极其重要的作用。

作为现代社会中的学校,由于其自身的特定社会使命,使得学校不同于社会上的其他组织。但是,作为一个组织,学校却具备了韦伯科层组织的某些特征,当然,不同层次、类型和规模的学校,其具备的韦伯科层组织色彩有很大的不同,我们可以把韦伯科层组织五个特征按程度“高→低”来进行描述,确定学校符合韦伯科层组织模式的程度,如图一所示:

(图一:学校科层化程度确定图)

一般来说,层次高、规模大的学校,其韦伯科层组织模式的符合程度就高,层次低,规模小的学校韦伯科层组织模式的符合程度要低一些。在韦伯科层组织模式的符合程度高的学校里,规则化程度高,规章制度完善程度也高。

学校规章制度,对于建立和维护学校的正常秩序,提高学校管理效率,完成学校的各项教育教学任务,具有重大的理论意义和现实意义。在学校管理中,特别是韦伯科层组织模式的符合程度高的学校管理中,管理者特别依赖完善的规章制度,这一点很符合高校的管理特点。但是,规章制度本身的缺陷和负功能以及新情况的出现,使得学校管理者们在面对新情况的时候,疲于制定和完善规章制度,而新的规章制度的不完善又使得他们陷于制定完善更新规章的泥淖中,从而形成恶性循环,导致管理效率的低下和师生员工的不满。由此可见,学校的管理者一味依赖学校规章制度进行管理是不可取的。

学校规章制度的功能

学校规章制度在学校管理中有着重要的地位,但规章制度本身远非管理的全部。正如人们对韦伯模式的批判一样,组织中规章制度的功能也受到人们的质疑。学校规章制度的功能并不是只有正功能,也有负功能,对于学校管理而言,这一点往往是被忽略的。

1.学校规章制度在学校管理中的正功能

学校规章制度的正功能,指其积极功能,具体来说有以下四个功能。

①说明功能。规章制度对学校中每个职位的职责和权利进行具体的说明,使得不需要通过重复的命令来指导常规工作,而且精心制定的规章制度的确立也比匆忙的口头命令更为明确。规章制度对学校教职员工的个体表现起到了引导作用。

②缓冲功能。规章制度成为了学校管理者和教职员工之间的缓冲器,因为,规章制度本身有“制度面前,人人平等”的意味。基于“制度面前,人人平等”,学校管理者就可以理所当然否决教职员工的某些要求。这样,教职员工的不满指向的是规章制度。规章制度使得学校管理者获得指导、命令教职员工的威权,也使得教职员工在接受这些指导、命令的时候不会产生背叛“人人平等”的感觉,因为“我是在服从规章制度的指导和命令,而不是服从学校管理者个人,我和学校管理者是平等的。”

③使惩罚合法化。当教职员工被明确告知什么样的行为会受到惩罚和惩罚的实质是什么,惩罚就得到了合法化。在我们的观念中,“不知者无罪”是理所当然的,那种事后再来制定规章制度进行惩罚的行为是不得人心的。规章制度不仅使学校管理中的惩罚合法化,也使得管理行为中的惩罚非人格化。

④回旋余地功能。把规章制度作为讨价还价的工具,使得学校管理者可能得到教职员工的各种非正式合作。不一味强加规章制度,随着学校管理者在教职员工中亲和力的提高,学校管理者的威权就可以得到扩展,从而能更有效地把管理决策贯彻下去。

2.学校规章制度在学校管理中的负功能

上述对学校规章制度的正功能进行了探讨,但是,我们也应该注意到基于规章制度本身的属性产生的负功能,主要有以下四个方面。

①使教职员工对工作产生冷漠。规章制度虽然很明确地说明了学校中每个职位的权利和职责,但是也使得教职员工知道了哪些是规章制度对他们所在职位的最低要求,这使得部分教职员工对工作表现产生冷漠,因为只需要达到职位所在的最低要求就可以保证安全。当这种冷漠和敌意结合在一起,服从的是规章制度的字面含义,冷漠行为就会变成蓄意破坏。

②目标转移。虽然学校规章制度可以在学校管理者和教职员工之间起到缓冲器作用,但是这种缓冲可能是消极的,产生目标转移,即规章制度变成了学校管理目标本身,学校管理者基于此做出决策时可能会重点考虑规章制度本身,通常牺牲了其他更重要的目标。

③守法主义的产生。虽然规章制度能使管理中的惩罚行为合法化,但是却会产生守法主义,当规章制度和惩罚相当普遍的时候,教职员工将变成守法主义者。更有甚者,在规章制度没有覆盖到的领域,因为规章制度总是不完善的,部分教职员工会利用守法主义作为实施不道德行为的借口。

④放纵现象的产生。虽然规章制度可以作为学校管理者和教职员工之间讨价还价的工具,但是这种讨价还价并不能一定确保学校管理者和教职员工之间非正式合作的产生,因为这种合作只是可能产生。所以这种讨价还价会导致放纵的危险。在这种情况下,上下级之间虽然很友好,但是管理却没有效率。学校规章制度的正功能和负功能可以通过图二表示:

(图二:学校规章制度的双重功能)

理性认识、科学利用学校规章制度

在规模大、层次高的学校里,作为学校的管理者,特别是校长,依靠规章制度管理是学校管理的一种有效手段,但没能看到学校规章制度的正负功能,完全依靠学校规章制度进行管理却是不可取的,应该理性看待学校规章制度在学校管理中的功效,通过以下策略,提高学校管理的有效性。

1.正确看待学校规章制度的正负功能

观念是行动的先导,作为学校的管理者,必须要了解规章制度的正功能,也必须了解其负功能,这样,才能在学校管理实践中,不会忽略其他有效的管理手段,不过分依赖学校规章制度进行管理。

2.多途径拓展学校管理者的威权

学校管理者在管理过程中,威权的大小非常重要,总的说来,管理者在实际的管理中有五种威权。

①奖励威权。这是学校管理者通过奖励来影响教职员工行为的能力,这种威权的大小取决于奖励品对教职员工的吸引程度和学校管理者对奖励的控制。

②强制威权。这是学校管理者通过惩罚来影响教职员工的能力,这种威权的大小取决于惩罚的严重程度和逃脱惩罚的可能性大小。

③合法性威权。这是学校管理者因为其职位缘故影响教职员工行为的能力,教职员工承认学校管理者在其职责范围内有权指导,而他们有义务服从,即在教职员工心里形成了一个“不关心地带”,在这个地带之内,他们会毫不犹豫服从,而超出这个地带,这种威权的效力很快就会消失。

④指示威权。这是学校管理者基于教职员工对学校管理者的喜爱和认同来影响教职员工行为的能力,拥有这种权力的学校管理者受到教职员工的尊敬和爱戴,这种威权源自学校管理者自身的人格魅力和人际技巧。

⑤专家威权。这是由于学校管理者自身拥有专业知识和技能而影响教职员工行为的能力,教职员工听从学校管理者的指导,因为他们相信学校管理者拥有的知识和技能是学校管理者管理行为的先决条件,这也是他们自身所缺少的知识和技能。

作为学校的管理者如何运用这五种威权,如何树立这些威权相当关键,成功的学校管理者,应该慎用奖励威权,太少或太频繁的奖励都会失去奖励应有的作用;尽量少用强制威权,因为强制威权使用的结果往往产生敌意和疏远;合理使用合法性威权,不要超过领导职权范围使用合法性威权,超出职权范围使用这种威权,教职员工只会冷漠应对;努力扩大指示威权,因为这种威权的使用能使教职员工和学校管理者之间产生信任和认同,能使学校管理工作更为顺畅;努力树立学校管理者的专家威权,学校管理者应全面展现自身的专业素质和管理能力,让教职员工对学校管理者产生信心,增加学校的凝聚力,使学校管理效能最大化。

3.塑造开放、健康的学校管理氛围

开放的学校,不仅指的是学校对外界环境的开放,同时也指学校内部教职员工与学校管理者、教职员工之间、师生之间和学生之间的开放,这种开放氛围的塑造不是短期就能达到的,这和学校管理者的管理理念是分不开的,过分依赖学校规章制度来进行管理,将无助于塑造开放的学校氛围,为此,学校管理者应该科学使用五种威权,教职员工与学校管理者、教职员工之间、师生之间和学生之间形成相互信任、相互认同的关系,保证管理的顺畅,才能塑造一个开放、健康的学校氛围,这样才能提高学校管理的有效性。

总之,学校管理不仅是一门学问,也是一门艺术,艺术的实质使得学校管理具有很强的可变性,在学校的管理过程中,应科学理性认识学校规章制度在学校管理中的功能,不过分依赖学校规章制度,科学利用学校规章制度,塑造开放健康的学校管理氛围,才能最大限度地提高学校管理效能。

(作者单位:四川理工学院人文学院)