提高校务会议效率ABC

张传刚

校务会议是学校通报日常工作情况、总结前一阶段工作、部署下一阶段工作等事务的重要平台,是校领导和教师直接沟通的便利渠道,是一所学校正常运转不可缺少的一部分。校务会议少则一月一次,多则两周、甚至一周一次。不过,在校务会议的运行过程中,由于开会形式一成不变、会议时间过长、会议内容多有雷同,久而久之引起教职工的反感,会上不再认真听会,甚至做起小动作,读书看报、玩手机、窃窃私语等。会议主持人就要多说几句,强调会议纪律,无形中就又延长了会议的时间,教职工愈加不满。长此以往,校务会就变成了领导说领导的,教职工做教职工的,会上安排的工作落实不好,学校整体工作懈怠。于是校领导愈发要在会上强调,会议时间拉长,教职工愈发不满,形成了恶性循环:学校工作无起色,开长会强调,教职工消极怠工。要改变这种情况,当从以下几方面入手,提高会议效率。

1.利用现代技术手段,减少“会次”。在现代技术条件下,许多学校都已经建成了校园网,开通了“校信通”等信息平台,但在实际工作中并没有充分发挥它们的作用。因此,要充分利用现代技术的便捷条件,提高工作效率。比如说,依托校园网,开通现代办公系统。现代办公系统方便快捷,覆盖无遗漏。学校的日常工作安排、文件传达、通知等均可通过其来传达。“校信通”也可把学校的相关信息及时地发到各位教师的手机上。不需要再把全校教职工集合起来宣读文件、发布通知。学校在安排工作、布置任务、传达文件、发布通知等方面,要能上网发布的就网络公告,能文件传达的就文件传达,能短信群发告知的就短信发送,能不开的会就不开,两个会能合成一个的就合成一个,能一月开一次的就不两周开一次,充分减少会议的次数。减少了会议次数,也就提高了工作效率。

2.有针对性地开会,减少“会员”。因为工作有主次,任务有侧重,校务会并不是每次都要全校教职工参加的。在开会之前,会议组织者应对会议的工作内容进行准确的安排,确定参加会议的必要人员,做到应该参会的一个不漏,无须参会的一个不来,减少参加会议人员,保证会议的针对性、有效性,避免会议的大锅饭现象,减少教师的抱怨。会员贵在“vip”,而不是全员。假如是班主任老师的事情,就不要安排代课老师参加;是教学的事情,就不要通知后勤的教师参加;是一年级级组教师的事情,就不要告知二年级的老师参加。当然了,非常重大的、确实需要全校全员参与的会议除外。减少“会员”,并不会降低会议效率,相反会提高效率。

3.确定主题,言简意赅,减少“会时”。会前,对会议的各事项进行详细周密的安排,将会议需要注意的细节问题整理出来,提前准备,设定合理的流程,减少中间环节,使会议的内容启承转接,流畅自然,避免重复内容的出现。开会时,围绕会议主题,开门见山,就事论事,不借题发挥,不迂回曲折;语言精练简短,不唠叨啰嗦;前面人讲过的问题,后面的就不要重复讲。如此以来,就使会议过程重点突出,详略得当,言简意赅,既减少了会议的环节阻塞,也节约了会议的时间。李敖曾说过,演讲要像迷你裙,越短越好,其实,会议也是如此。进行时间越短的会,落实工作越有效。

4.保持会议的新鲜度,提高“会趣”。校务会内容的重复乃至陈旧,是导致广大教职工参会兴趣不高的重要因素。当然,由于学校工作的单调性、重复性,校务会很难避免会议内容上的重复。尽管如此,还应当从看似重复的工作中,挖掘重复事件上的新鲜点,换角度思考,撷取其中的亮点,来作为会议的内容;从看似平常的工作中,发现新鲜事,呈现在会场上,激起教师参会的兴趣。此外,也可以从会议的形式入手,创新会议形式,如让广大教职工切实参与到会议中,这将会极大地调动起教师参会的积极性。

校务会,对于一所学校而言,是非开不可的。但要秉着高效的原则,减少会次、会员、会时,提高会趣,消除教职工的会议疲劳症,消弭开会者的会议依赖症,充分提高校务会的“会率”,进而提高学校的工作效率,开创学校工作的新局面。