我参与的奥运档案工作

张彦清

2007年9月,我受北京市档案局(馆)委派,来到奥组委秘书行政部负责奥运档案管理、服务利用、档案收集、整理等工作。

全力以赴,做好保管与利用服务工作

来到奥组委后,档案利用服务方式由后台间接服务转变为前台直接服务。我工作的位置被安排在奥运大厦B楼。离办公室不远处,便是存放验收后的奥运档案库房。而未验收的档案则存放在离B楼300米的奥运大厦主楼12层的档案室里。这样,给利用服务工作带了诸多不便,经常是两楼之间来回跑。有时利用者需要的档案在奥运大厦主楼时,我就让他先填好调卷单然后集中在奥运大厦主楼12层办公室等候,我就用最快的速度奔向主楼为其调档,这样才有效地减少了利用者等待时间。但经常是刚回到B楼就有人打电话利用奥运大厦主楼的档案,我就再次快速返回为其调档提供利用。时间久了,无论是午饭或下班时间,我都以快捷方便、准确无误的服务,让利用者体会到档案移交给他们带来的便利。

奥运会开幕的日子临近了,办公用房趋于紧张。我们的办公室与档案库房被用作奥运服装的发放地,我们被安排在奥运大厦主楼12层一间拥挤的办公室里,而档案被安置在地下三层车库一角临时搭建的库房里。由于是车库电量负荷有限,没法安装电脑、复印机等办公设备。库房低矮潮湿,车库通风条件有限,汽车进出繁忙,尾气排放严重,在这样的环境下,我没有半点怨言,依然坚守在这个属于自己的阵地上。当利用者利用档案时,我就楼上楼下的来回跑。在这期间,奥运档案资料和实物的接收、清点、登记、上架、调阅、装箱、运送等一系列工作都是在这时完成的。

克服困难,坚守档案服务工作岗位

2007年底,我母亲病危住院治疗。在近四个月时间里,医院要求病人家属一刻不能离开。而此时咨询和利用档案人员突增,实物档案的移交数量也在增加,特别是奥运特许商品、样品的寄送等工作也在紧锣密鼓地进行着。我曾考虑请假照顾母亲,但又一想,自己的请假,就会给他人带来困难,特别是此时不能影响查阅档案和奥运特许商品样品的寄送等工作,我最终选择了坚持。就这样,我白天坚守在自己的工作岗位上,以微笑面对着利用者,下班后匆忙赶往医院照顾母亲。秘书行政部的领导得知此事后,多次让我每个星期休息一、两天来照顾母亲,那时,自己身体也不好,就加大服药剂量,以保证当天的工作。母亲去世后,办完母亲的后事,我马上回到岗位继续默默地奉献自己微薄的力量。

兢兢业业,做好实物档案收集工作

根据奥组委对实物档案收集的相关规定,各部门产生的实物档案都纳入收集范围。

收集实物档案中也碰到了一些困难,经过不懈的努力,奥运实物收集工作逐步顺利展开。那时,某部门有两件非常重要的实物,而保存人不知道应移交到哪里,因此就一直保存在本部门内。当我上门到这个部门收集其他实物档案时正巧碰上,她对我说:“我一直不知道这两件实物应交给谁,一直保存在这里总是担心。这回好了,交给你我就放心了”。办理了交接手续,我们收下了这两件非常珍贵的实物档案。就这样,在各部門领导的支持与自己的努力下,奥组委机关内各部门应移交的实物档案悉数接收进馆。

尽职尽责,圆满完成档案的运送任务

运送各种载体档案也是一件不轻松的工作,每次运送前,都要对各载体档案进行清点核对、装箱、贴标识,以保证档案不遗失。有时赶上三四家同时搬运货物,稍不注意就可能造成无法挽回的损失。每次搬运前,还要楼上楼下的跑,随时提醒本组搬运人员的高度注意,保管好自己搬运的货物。这样才使档案搬运和运送中没有发生一件遗漏或损坏的事情。有一次,在清点完整车的档案后,就立刻坐上送往北京市档案馆的车子。途中汽车突然熄火,司机查看一番后回答:“需要两个小时才能修好”。我开始着急了,此处有些偏僻,感觉很不安全。当时,为确保奥运档案万无一失,我握紧手机,在汽车前后左右地转悠,准备随时处置突发事情。终于,盼来了维修人员,很快把汽车修好,我跳上开动的汽车,才算松了一口气。就这样圆满地完成了这次奥运档案的运送任务。

在奥组委一年多的时间里,我完成了14万卷(件)档案原件与复印件的保管,1万多件实物档案的收集、1万多册资料的收集整理与登记工作,近20车次各种载体档案的运送任务。

难忘的奥运之年,难忘的日日夜夜,我们经历了太多的艰辛却收获了一生难忘的快乐。

作者单位:北京市档案馆