中小企业邮件归档：外包还是内部归档

张　磊

对于大多数企业来说,电子邮件都是十分关键的应用。如果用户不能获得其电子邮件,包括以往的电子邮件信息记录,那么很多重要的信息就可能丢失。因此,围绕电子邮件产生了许多合规性的要求和诉讼条款。企业间的每笔交易记录都有可能成为关键证据。在这种情况下,电子邮件归档的重要性日益凸显。如果在电子邮件归档过程中出现错误或者无法查找到全部相关信息,企业在相关诉讼中就可能面临败诉的结果,甚至被判高额罚款。

美国马萨诸塞州米尔福德市企业策略(Enterprise Strategy)公司资深分析师Brian Babineau表示:“人们最初对电子邮件进行归档,使用的是Microsoft Exchange或Outlook文件夹。后来,人们发现需要更好的电子邮件归档方式。”使用文件夹归档要求用户执行很多手动操作,用户很难把这些事情做得很好,而且也不应该要求用户做这些工作。很多用户常常发现找不到所需的信息,或者把本来应该存储的信息删除了。使用Exchange归档邮件还有其他问题。Brian Babineau表示:“用户希望采用其他方法而不是Exchange对信息进行归档。如果用Exchange进行归档,当电子邮件文件夹增长到一定程度时,系统的处理性能会降低,而且必须采用更多昂贵的存储系统。如果采用其他的电子邮件归档系统,企业就可以利用那些低成本的硬盘,减少Exchange所需的存储,同时提高性能。”

企业在进行邮件归档时可以有两个选择:采用在线归档服务或是在企业内部自行部署归档软件。在线归档服务很容易获得,而自行部署归档软件则要求企业购买归档服务器和存储,并进行管理和备份。Brian Babineau表示:“如果企业拥有的电子邮箱不足1000个,那么企业可以选择在线归档服务模式。但是,如果企业的电子邮箱超过1000个,最好还是自行部署归档软件。”

Barbara Jeans是一家小型海鲜连锁餐厅,位于美国佛罗里达州的杰克逊维尔。该餐厅为应对诉讼需求必须对电子邮件进行归档。该餐厅财务副总裁Tilbrook介绍说:“很多诉讼案件都与电子邮件有关。我们需要电子邮件归档系统来保护自己的数据。”该餐厅大约有25个Exchange邮箱,提供给公司总部和餐厅经理使用。在进行仔细考察之后,该餐厅选择了LiveOffice在线邮件归档产品。

Tilbrook表示:“我们有一个兼职的信息技术人员。他倾向于建立企业内部的电子邮件归档系统。但是,他要求的薪水超过了我们同意支付给LiveOffice的服务费用。”LiveOffice在线邮件归档的服务费起点是每月每个用户8美元,用户数越多服务费越便宜。此外,LiveOffice在线邮件归档服务除了能提供归档功能以外,还能提供备份、搜寻和电子发现等功能。

佛罗里达州的Palm Beach County是一家中型企业。该公司自行部署了按需配置的归档软件。该公司信息支持服务部门的服务经理Santhosh Samuel表示:“我们在2007年采用了Microsoft Exchange,同时安装了一个电子邮件归档系统。在此之前,我们一直使用Novell Groupwise来处理邮件,但是其归档能力有限,还要求大量的人工操作。”

Palm Beach County公司曾经拒绝采用在线邮件归档服务。Santhosh Samuel解释说:“出于保密的要求,所有的数据处理工作必须在公司内部完成。在与EMC、Symantec、CommVault等知名公司接触以后,我们最终选择了Mimosa公司的NearPoint产品。在NearPoint上线运行后,公司用于电子发现的时间减少一半。”

一些小企业正在使用的电子邮件归档功能可能是免费的,但是这种通过人工方式来管理信息文件夹的方式,增加了电子邮件归档的复杂度,不仅要付出一定的成本,而且要冒一定风险。在众多在线归档产品和按需配置的归档软件中,中小型企业一定可以找到既适合自身需求又价格低廉的电子邮件归档产品。