同仁堂健康药业：6个月成功实施两个系统

邱燕娜

人员缺乏,经验匮乏,同仁堂健康药业却在半年时间成功上线了ERP和POS系统。做到这一点,与同仁堂健康药业采用四个有效的策略不无关系。

在位于北京中环世贸古色古香的北京同仁堂健康药业股份有限公司(简称同仁堂健康药业)总部,董事兼总经理俞俊的办公室更是将古典发挥到了极致——办公家具古朴雅致,还有不少古董。而在俞俊的办公室门口,用的是人脸识别系统;在他办公桌边典雅的雕花盒子里,装的是网线等高科技相关的东西;在他的电脑里,可以看到上千家销售终端的实时监控录像。

同仁堂健康药业是百年老店同仁堂科技创新的一个典范,而在2009年实施的ERP和POS系统,更是让同仁堂健康药业迈开了智能管理的步伐。

ERP开启二次创业之旅

同仁堂健康药业是北京同仁堂(集团)有限公司所属的十大公司之一,也是集团三大支柱公司之一。同仁堂健康药业是以高新技术为主导,全方位发展的现代化企业,研发、生产、销售传统中成药、参茸饮片、滋补类保健食品、普通营养食品等产品。

得益于良好的研发和市场建设,以及对产品品质的追求,同仁堂健康药业于2003年4月注册成立,到现在只有短短的6年多时间,营业额从3.2亿元增长到30亿元,拥有上千家零售终端。但是,俞俊却面临很大的管理压力。

他介绍说:“我们在产品研发方面有很好的研发队伍,每年都有30多个新品种推出来。在市场方面,我们建立了上千家不同形式的门店。可见,我们的产品研发和市场都没有问题,最大的挑战就是管理。”

之所以做出如此结论,是因为在过去的发展过程中,同仁堂健康药业和我国几乎所有传统药业企业一样,采用的是比较传统的人工管理方式,只是在日常管理中应用了一个已经应用了9年的定制的功能比较简单的进销存软件。

尽管同仁堂健康药业不断对系统进行完善,但是随着企业的飞速发展,系统已经不能支撑业务发展,数据的准确性也受到考验。业务部门亟待拥有一个能够提供准确数据的业务平台。2008年底,同仁堂健康药业已经拥有900多个零售终端,如果依旧采用传统的手工作业,很难对所有这些终端进行很好的控制。

谈到以往同仁堂健康的管理状态,俞俊说:“我们不缺资源,但是依靠手工作业我们没法把各种数据整合起来。”因此,信息化已经成为同仁堂健康药业的必然选择。

为此,同仁堂健康药业将2009年定为基础管理年,希望建立以人才、科技为支撑的智能管理体系。俞俊将ERP系统的实施和应用作为同仁堂健康药业进行二次创业的重要举措,帮助企业实现前端高效、后端有序的管理。他指出:“要建立这个体系,就要以ERP为基础。有了这个基础,我们宏伟的规划才能得以实现。只有这个规划得到实现,我们在传统行业中运用现代科技手段来运营的理念才能得到实现。”

四招保证系统平稳上线

2007年,首席信息官俞睿璇来到同仁堂健康药业时,IT部门只有5个人。“我们的信息化基本上从零开始。”俞睿璇介绍说。而在2009年3月至9月,同仁堂健康药业用短短的半年时间就成功上线ERP和POS系统,其中ERP系统包含了财务、分销和制造。之所以能做到这样,主要取决于同仁堂健康药业在系统建设时采用的四个有效策略。

策略一:软件选型 磨刀不误砍柴功

在2008年初,同仁堂健康药业开始从价格、软件与管理现状的匹配度和实施难度几个角度对ERP产品进行海选。他们把当前的ERP产品分成三类:国际化厂商的产品,如SAP、Oracle;国内知名厂商的产品,如用友、金蝶;国内区域性/行业性软件厂商的产品。为了保证能够选择到合适的ERP产品,俞睿璇带领选型小组每个月都出去看产品、看案例。

尽管俞睿璇已经想好同仁堂健康药业最终要用成熟的国际化厂商的ERP产品,但是考虑到当时企业需求最紧迫的是零售管理,她希望先选一个中型的国内ERP产品以短平快地解决当务之急。后来,考虑到如果采用这种做法,在一年后可能还要面对选型的问题,无论是IT部门还是业务部门,压力都会很大,同仁堂健康药业最终决定一步到位。

与此同时,考虑到同仁堂健康药业的零售终端都是自有门店,对门店管控的需求较高,同仁堂健康药业决定在上ERP系统的同时再上一套POS系统。

2008年8月,当某国际厂商的ERP产品走入对自身需求已经非常明确的同仁堂健康药业的选型组时,所有人都认为该产品与同仁堂健康药业的实际情况非常匹配,特别是在看到该产品在化妆品企业雅诗兰黛的实际应用之后。

策略二:系统实施 借船出海

同仁堂健康药业深谙“三分软件,七分实施”的道理。值得一提的是,在同仁堂健康药业的信息中心,除了一个员工参与过ERP项目以外,其他员工都没有ERP项目经验。所以,对他们来说,选择一个经验丰富的实施合作伙伴更加重要。

正因为如此,同仁堂健康药业选择了在实施方面具有丰富经验的IBM作为其战略合作伙伴。“他们有一整套的方法论,不用我去想太多。”俞睿璇认为,IBM的经验可以弥补她在ERP项目实施上经验不足的缺憾。与此同时,俞睿璇还在签约时特别强调要求经验丰富的顾问刘运霞作为IBM方的项目经理。

俞睿璇认为,事实证明这种做法是正确的。在项目的筹备和实施过程中,IBM不仅为同仁堂健康药业带来了先进的管理理念,更帮助他们实现了业务流程的优化。俞睿璇透露,同仁堂健康药业在实施ERP过程中,对200多个流程进行了重新梳理,刘运霞在此过程中起到了非常关键的作用。

策略三:系统上线 宁推迟不仓促

2009年8月,系统已经实施完毕。但是考虑到POS系统与门店的销售密切相关,一旦系统出现任何问题,就可能直接影响销售业绩,俞睿璇在模拟测试问题不大的情况下还是顶着压力决定推迟上线。

与此同时,项目组在IBM的帮助下用了74天在系统正式上线前抢出来一个信息中心帮助台,并在上线前做了演练。帮助台匹配了呼叫中心,除了接线员,项目支持人员还作为二线人员来协助帮助台处理问题;二线人员不能解决的问题,内部顾问还作为呼叫中心的三线专家来处理。有了这个帮助台,ERP用户一旦在应用过程中发现任何问题,都可以在第一时间通过帮助台来得到解决。相关人员将这些问题进行完整的记录以供以后的业务参考。

2009年9月1日,经历6个多月努力,同仁堂健康药业的ERP和POS系统终于正式上线。因为听说过很多企业在ERP上线切换时问题层出不穷而提心吊胆的俞睿璇,与IBM的实施团队一起走访了总部以及试点实施的门店。结果让她非常满意:财务没有出现问题,业务也没有出现问题,一切风平浪静。

2009年的“十一”长假期间,同仁堂健康药业的业务状况非常喜人,营业额达到了当年春节的量。但是这种状态却让项目组的员工非常紧张,他们都在担心系统能否通过这样大业务量的挑战。最后,系统顺利度过了这个应用高峰期。

“我们提出了运维提前的做法,打了一个有准备的仗。”提到系统平稳上线的原因,俞睿璇如是说。

策略四:人才培养 实战练兵

尽管在系统实施过程中,同仁堂健康药业充分借助合作伙伴的力量,但是他们并不是完全依赖IBM。“我们是边实施边建设团队。”俞睿璇说。

在项目实施之初,同仁堂健康药业信息中心的力量比较薄弱。为了保证系统的成功实施,同仁堂健康药业充分利用信息中心以外的资源,对ERP和POS项目在内部进行了总动员,并且成立了由各部门主管组成的进度督导小组。同时,他们还将员工对项目的支持情况作为绩效考核指标之一。

在系统上线前,对最终用户的培训是同仁堂健康药业项目组的一项非常重要的工作。同仁堂健康药业的很多业务部门的工作方式从没有系统支持到依赖系统来工作,很多员工都很难改变原来的工作习惯去适应这种转变。面对这个问题,项目组最有效的做法就是加强培训。他们首先对18个关键用户进行一对一的培训,然后再让这些关键用户回到工作岗位后对本部门的最终用户进行培训。

“这些关键用户,已经成为我们企业人才的第三梯队,也就是我们的中坚力量。”俞睿璇透露。值得一提的是,不但很多关键用户已经成为业务部门的骨干,还有一些关键用户被吸收成为信息中心成员,成为原来人才力量较弱的信息中心的重要补充。

到目前为止,同仁堂健康药业的信息中心已经从原来的5人壮大到今天的52人。俞睿璇说,同仁堂健康药业还要培养内部顾问,因为企业正处于快速扩张时期,他们要为新门店成立后进行系统的快速复制做好准备。

向智能管理迈出第一步

到记者采访时为止, ERP和POS系统已经在同仁堂健康药业顺利运行两个半月。俞睿璇认为,ERP的成功上线,标志着同仁堂健康药业向智能化管理体系战略目标迈出了第一步,是传统中医药行业进行信息化建设的一次有益探索。

系统首先帮助同仁堂健康药业实现了信息流、物流、资金流和数据流四流合一,实现财务、业务的一体化;其次,帮助同仁堂健康药业消除了信息孤岛,实现了资源的统一调配;最后,系统促进了同仁堂健康药业经营模式的转变,从以往的以产定销转变为现在的以销定产。

同仁堂健康药业财务总监何琼认为,上ERP系统后,受益最大的是财务部门。这主要体现在三个方面。第一,ERP帮助同仁堂健康药业的财务管理从核算型向管理型转变。她分析说,同仁堂健康药业业务飞速发展,如果仍然采用原来的手工作业,工作量之大不可想象,现在通过ERP系统自动处理数据,财务人员不用再埋头记录数据,转而关注数据的准确性和有效性。第二,财务管理更加纵深化,因为同仁堂健康药业的业务包含从生产到物流,再到多种销售终端、电子商务等内容,财务工作从单一维度的分析记录要转化为多维度的分析,从粗线条管理转化为细节化管理,这靠手工作业是无法实现的。ERP给财务部门一个很好的财务核算工具,使财务工作更加细致、多元化。第三,实现了财务业务的一体化,使得所有数据都可以整合共享,提高财务管理水平。

将ERP系统和POS系统打通,让同仁堂健康药业市场部对门店的管理更加高效、可控。市场部的关键用户介绍说:“我们可以从系统实时看到各个销售终端的销售、库存数据。如果发现他们的库存不足,我们就会提醒他们及时补货。如果我们发现某款产品的销售额特别低甚至为零,我们就会和门店的负责人一起讨论到底是什么原因,商量相应的对策。”以前,门店一个星期给市场部传真一次手工统计的数据,但是这些数据有可能跟实际的数据不一样,市场部的工作人员经常要去门店核查数据。

采购部门的工作也有了很大的提升。相关人员可以从ERP系统上直接导入物料需求计划,结合库存情况生成采购订单,而且每个产品都会显示其可选择的供应商。

俞俊认为,ERP是同仁堂健康药业规划的基础,ERP的成功上线保证了企业的战略规划得以实现。他评价说:“现在我们的每个数字都是准确的,财务是垂直管理的,上千家零售店是可控的。我们的经验告诉同行的兄弟们,传统药业也可以实现信息化管理。”

期待再次起航

信息中心帮助台不但为同仁堂健康药业ERP和POS系统的上线保驾护航,还能帮助信息中心在系统上线后为最终用户提供统一、规范的服务。俞睿璇透露,系统上线后帮助台还陆续收到来自一线的应用问题。值得庆幸的是,这些问题都是些操作、使用和需求问题,而没有根本性的大问题。

到目前为止,信息中心帮助台已经收到了1000多个问题,但是收到问题的频率变得越来越小,而提出需求的比重越来越大。俞睿璇指出,目前是同仁堂健康药业ERP项目的休整期,信息中心正在对这些问题进行归纳、整理,并将这些问题汇总到高管层,由他们对问题进行再跟踪,助力管理升华。他们还将在ERP二期工程启动的时候着手解决这些问题。

完善ERP系统只是同仁堂健康药业未来五年信息化建设的一部分。在信息共享中心的规划中,他们还将邮件系统、统一通信、工作流、审批流等内容整合到统一的协同办公系统中,在企业内部实现无纸化的智能办公。与此同时,为了更好地利用ERP系统所提供的数据,他们还将为管理层实施BI(商业智能)系统。

与此同时,在建的北京亦庄开发区同仁堂健康药业新的办公大楼已经规划部署了新的数据中心。这为同仁堂健康药业未来的信息化建设解除了后顾之忧。