《劳动合同法》对企业规章制度的影响

何美英

摘要本文在阐述《劳动合同法》实施后对企业规章制度总体影响的基础上,从招聘制度、合同管理制度、薪酬与考勤制度、培训制度与竞业限制和痕迹管理五个方面就《劳动合同法》实施后对企业规章制度的具体影响进行了专门的分析。

关键词劳动合同法规章制度影响

中图分类号:D922.52文献标识码:A

企业规章制度作为用人单位加强劳动管理,保障职工依法享有劳动权利和履行劳动义务的行为准则,是企业组织劳动所必须的一项制度,对于提高企业劳动生产效率,保护职工和企业双方的合法权益,促进企业和谐稳定的劳动关系具有重要的意义。2008年1月1日《中华人民共和国劳动合同法》正式实施后,企业的人力资源管理经历了变革性的挑战和考验,传统的人力资源管理势必受到深远影响。因此,企业的规章制度必须随着《劳动合同法》的出台而作相应的调整,避免出现法律风险与漏洞。

一、对企业规章制度的总体影响

(一)为规章制度的制定提供了法律依据。

《劳动合同法》第四条第一款规定,用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。这一规定意味着建立、健全规章制度既是用人单位的权利,也是用人单位的义务,更为用人单位制定规章制度提供了法律依据。

(二)规章制度的性质发生了改变。

规章制度的制定由企业的“单决权”变成了与工会或职工代表的“共决权”。《劳动合同法》第四条第二款规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。法律最后的用词是“平等协商确定”,从这一规定可以看出,企业在制定规章制度时已不再是自己能够单方面决定的了,需要与工会或职工代表平等协商确定。

(三)制定程序要符合规范。

企业规章制度的制定程序要符合规范。《劳动合同法》规定:企业制定的劳动报酬、时间、纪律等与劳动者利害相关的规章制度,应当经过职工代表大会或全体职工讨论,同时还要公示或告知劳动者。《劳动合同法》第四条第三款规定,在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。第四条第四款规定,用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。从而可知,企业规章制度生效的必要条件是制度条款内容的合法合理、民主程序和公示程序三个要件。

二、对企业规章制度的具体影响

《劳动合同法》对用人单位民主管理、规章制度等内容作了全新的规定,规章制度是企业行使管理权、合同解除权的重要依据,贯穿于企业人力资源管理的全过程。因此,企业应当充分发挥规章制度在管理中的作用,按照“内容合法、系统全面、标准具体、程序民主、公示告知”的要求,依法健全和规范各项劳动规章制度。以下主要从招聘制度、劳动合同管理制度、薪酬与考勤制度、培训制度与竞业限制和痕迹管理五个方面进行了详细的阐述。

(一)招聘制度。

1.完善招聘录用流程。

《劳动合同法》对于劳动关系的建立提出了非常具体的要求,主要体现在招聘中的告知义务和知情权。《劳动合同法》要求用人单位的告知是主动告知义务,而劳动者的告知义务是被动的告知义务,赋予劳动者的知情权是全面的知情权,而赋予用人单位的知情权是有限的知情权。这对人力资源管理中的招聘环节提出了更高的要求,对企业信息披露的准确性和全面性非常严格。因而在招聘广告和录用条件的发布过程中,必须将工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况以及劳动报酬等进行准确、全面披露。同时,在面试和筛选过程中要通过多种方式了解应聘者的真实情况。

2.加强合同签订前期的工作管理。

企业要建立完善的岗位说明书和职位说明书,收集审核人员工作场所情况,特别是那些可能涉及职业危害范围的工作场所信息。劳动合同的条款中,不易于在劳动合同中明确的,如工作内容、协约的福利,可用附件形式让劳动者签收,并做相应的备案。签订劳动合同时,要求劳动者填写《员工个人情况登记表》,并存档以便备查。

(二)劳动合同管理制度。

1.注重劳动合同的签订管理。

《劳动合同法》的颁布要求企业和劳动者建立长期战略合作伙伴关系。与《劳动法》不同的是:《劳动法》中规定是以劳动合同来确立劳动关系,而《劳动合同法》第七条里规定,用人单位一旦用工,用工之日起就与劳动者建立劳动关系,强调其建立劳动关系的标志是用工,不管劳动合同是否确立。同时,仅仅建立劳动关系仍不行,《劳动合同法》第十条规定:建立劳动关系必须签书面劳动合同。第八十二条规定:建立劳动关系一个月后依旧不签书面合同者,则需要支付职工二倍的工资。《劳动合同法》通过立法,把签订劳动合同的压力转移到企业一方,用工要签书面合同,不签合同则需要承担经济风险。因此,企业与劳动者一定要签订书面劳动合同,同时在签订劳动合同的过程中应注意对原有劳动合同文本与《劳动合同法》冲突的条款予以修改,或增加必备条款,请求劳动者出具未同时在其他单位兼职或全职劳动的证明书,尽量保持劳动合同签订与劳动用工的一致性,并且劳动合同签订地、劳动合同履行地、工资所在地尽可能的保持一致。

2.符合《劳动合同法》关于员工试用期的规定。

《劳动合同法》缩短了员工的试用期,第十九条规定:劳动合同期限三个月以上不满一年的,试用期不得超过一个月;劳动合同期限一年以上不满三年的,试用期不得超过二个月;三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同,试用期不得超过六个月。因而,劳动合同的试用期必须严格按照此要求进行。比如,某企业和劳动者约定3个月的试用期,试用期满考核合格后再签订劳动合同,这类协议是违法的,应该认定是签订了3个月的劳动合同。由于3个月的劳动合同最高可以约定1个月的试用期,那么违法约定的试用期为2个月,企业应当额外支付2个月的工资作为赔偿金。同时,在签订劳动合同时,企业应结合工作岗位的情况适当调整试用期,试用期注意不能超过法定时间。试用期工资的约定,不能低于约定工资的80%或相似岗位的最低档工资。

(三)薪酬与考勤制度。

1.按照《劳动合同法》要求,制定适当的薪酬制度。

薪酬制度是现代企业制度的重要组成部分,在激发员工动机,增强企业凝聚力,提高员工工作效率,促进企业生产发展方面都起着重要的作用。合理的薪酬不但能有效地激发员工的积极性、主动性,提高企业经济效益,而且能在人力资源竞争激烈的知识经济下吸引和留住一批高素质,具有竞争力的员工队伍。

《劳动合同法》从促进企业劳动关系的和谐出发,加大了对员工在薪酬方面的保护力度,并且多处强调要同工同酬。《劳动合同法》第十七、十八和五十五条明确规定:劳动报酬必须写进劳动合同并且不得低于集体合同标准,若约定不明确,引发争议的,用人单位与劳动者可以重新协商;协商不成的,适用集体合同规定;没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的,实行同工同酬;没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的,适用国家有关规定。

受此规定影响,企业必须进行适当的岗位分析和岗位评价。岗位分析和岗位评价是人力资源管理的一项基础性工作,也是按岗位确定薪酬水平的前提条件,不同岗位的相对价值不同对企业的重要性不同,对职工的素质要求也不同,其对应的薪酬水平也应当有所差别。因此,一定的薪酬差距是合理的、必需的。但是,薪酬差距应当控制在一个合理的范围,如果薪酬差距超过合理的限度就会挫伤职工的积极性,不利于劳动关系的和谐,进而影响企业生产经营活动的正常开展。所以,企业应当处理好不同岗位人员之间的薪酬分配关系,根据每个岗位对工作的内在要求,对岗位进行分类、分级。确定哪些岗位的薪酬水平应当较高,哪些岗位的薪酬水平应当较低,得出岗位等级序列,确定不同岗位之间的薪酬差距,使各类人员的薪酬差距合理、恰当。

2.按照《劳动合同法》要求,制定具体的考勤制度。

考勤制度是为加强员工考勤工作,确保单位有秩序地进行经营管理的相关规定,是企业进行正常工作秩序的基础,是支付工资、员工考核的重要依据。因此,企业要建立恰当的考勤制度,规范员工行为,尤其是要强化加班申请和加班记录制度。因为当企业根据需要或者员工表现进行不能胜任的调岗时,常常会遇到员工的抵触情况,实践当中常有企业遇到员工抵制不去报到时按旷工予以解雇,但其劳动纪律中并没有明确规定如不服从调动作为严重违纪予以辞退,从而导致要承担败诉结果。因此,考勤制度应该规定具体的违纪处理办法,采用列举法说明违纪的轻重程度。

(四)培训制度与竞业限制。

1.加强培训管理。

《劳动合同法》实施之前,为了防止员工的流失,企业往往采用在劳动合同中与劳动者约定违约金的做法来约束劳动者。而《劳动合同法》对违约金的适用范围做了非常严格的限制,规定违约金仅限于竞业限制和出资培训两种情形,这就意味着一般情况下企业不能约定由劳动者承担违约金,这对于企业来说无疑增大了员工接受培训后的流失风险。因此,为防范员工培训后流失的风险,企业应选择相对独立的机构组织员工培训。同时,采取员工预先垫付培训费用、单位分期报销等方式。该规定是针对现实中存在的大量约定劳动者违约时应当承担解除合同违约金、招聘费用、扣发违约前已经发生的工资或者奖金等现象做出的,而《劳动合同法》将培训费用和竞业限制损害赔偿之外的所有名目列为违法之列。因此,人力资源管理部门应当根据《劳动合同法》做出相应调整。

2.符合竞业限制的要求。

《劳动合同法》规定:竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他知悉用人单位商业秘密的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定,竞业禁止的最高期限是2年,竞业限制期限内用人单位按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的,应当按照约定向用人单位支付违约金。用人单位可以根据劳动者知悉商业秘密的价值和可能对单位造成的损害确定相应的违约金数量而没有最高限制,并且竞业限制的范围等也可以约定。因此,企业应该制定相应的保密制度。同时,在保密制度的设计上,应尽可能细化,注意保密人员范围和签订时机的选择,并充分利用保密协议保护自身利益。

(五)痕迹管理。

1.注意保留招聘各环节的书面材料。

由于《劳动合同法》对企业举证提出了更严格的要求,因此要减少招聘过程中的法律风险就需要注意保留招聘各环节的关键书面材料。例如,通过用人单位基本情况告知函与员工书面确认用人单位的招聘要求、招聘意图、合同变更意图等信息后,让求职者本人填写《个人基本信息登记表》等材料。这样一方面可以保留企业履行告知义务的证据,另一方面也可以避免在求职者存在告知虚假信息、欺诈用人单位的情况下,用人单位由于缺乏书面证据而无法以欺诈为由主张劳动合同无效或解除劳动合同的招聘风险。

2.在员工事务处理中要增强证据意识。

为了避免自己在劳动争议中处于被动地位,企业必须在员工事务处理中增强证据意识。《劳动合同法》规定:“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者”。企业如果主张已经公示,必须有充分的证据支持。因此,企业要建立员工名册、绩效考核、培训记录、考勤统计等台帐,强化劳动合同痕迹管理,做好相关证据保存。例如,在招聘劳动者时,要求其提供与前单位的解除或者终止劳动合同证明,并保留原件。对于存在竞业限制的岗位,要求劳动者承诺未承担竞业限制义务,并向原单位核实。

三、结语

受《劳动合同法》实施后的影响,企业经营的法律环境出现了一定的变化,企业只能是适时改变经营理念、经营方式和管理理念以及管理方式。这种转型就是从以往的以廉价劳动成本为竞争手段的企业发展模式,转变为以构建企业和谐劳动关系、提高企业创新能力为基本竞争手段的发展模式。在这个过程中,需要企业对自身目前的规章制度进行恰当的分析,对不合理地方进行修正、调整,制定完善、合理的企业规章制度,使其符合《劳动合同法》的要求,避免不必要的损失和风险。□

(作者:浙江嘉兴港口服务有限公司办公室主任,从事行政管理、人力资源管理和安全管理工作)

参考文献:

[1]吕列金.《劳动合同法》背景下企业招聘新风险及对策分析.辽宁师专学报(社会科学版), 2008,2.

[2]何磊,彭蛟娇.新《劳动合同法》条件下的企业薪酬管理.重庆工学院学报(社会科学), 2008,6.