加强英语教学档案管理的措施

张巧红　高诚嘉

教学档案是高校档案的主体、核心和重点，是教学工作的重要组成部分，科学、系统、规范，的教学档案，对强化教学管理、促进教学改革和提高培养人才质量有着至关重要的作用。因此，加强英语教学档案管理的工作应从如下几个方面人手：

1加强队伍建设，提高全员档案信息意识

由于档案管理工作专业性较强，教学管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。高校应当有计划、有步骤、有针对性地对各级、各层次专兼职档案员进行多种形式的教育、培训和指导，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识、规律和方法，并实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应性，同时要加强监管力度，定期检查或抽查各部门档案工作开展的情况，制定档案工作的等级标准和对个人考核标准。建立奖惩制度，激发责任心，调动工作的主动性和积极性。此外，各级领导应该认识到档案在学校发展建设中具有举足轻重的作用，组织广大师生认真学习《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案规范》，利用各种媒介进行宣传和指导，提高对教学档案价值的认识。只有通过学习真正上下统一思想，才能真正重视教学文件资料的平时积累，坚决杜绝关键时刻临时突击、被动应付的现象。

2完善管理体制，做好教学档案的收集和整理工作

国家教委、国家档案局发布的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》和《归档文件整理规则》是制定规章制度的重要依据。教学档案管理工作作为一种动态的存在方式，要实现教学档案的科学管理。必须以管理科学的原理为指导、方便利用为目标。结合高校教育实践的有关特性，确立“教学档案一体化管理”新理念，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度。规章制度的建立由校档案馆具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。在收集整理各类有关部门教学资料时，严格按归档范围归档立卷，做到完整、准确、精练、规范。并及时进行编目、统计，根据档案著录格式编制检索工具，以便提供利用。教学档案的收集工作应同计划管理相结合，纳入到各级管理人员的岗位责任。要求下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步。同时，鉴于高校教学工作的连续性和长期性，可抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期定期收集整理。把教学档案的归档立卷工作纳入经常化、制度化和正规化的轨道。

3重视编研，提高教学档案的服务水平

随着高等教育改革的不断深入和发展，开发高校教学档案信息资源，挖掘档案利用功能，充分发挥档案的作用，已成为高校档案工作的重要部分。首先是深入开展编研工作。开发深层次的编研成果，是对教学档案信息的浓缩加工，是教学档案的精华所在，是教学档案开发利用的重要手段。高校档案编研工作是以学校馆藏为主要对象，在研究档案内容的基础上，按照一定的专题，对档案材料进行分析研究、选排和编辑，进行科学的研究，从而开发出具有一定学术价值、使用价值的和有针对性的编纂和资料汇编。高校教学档案编研选题应注意现实性和迫切性，以需求为出发点，围绕学校当前的重点、难点工作和热点问题，利用网络资源，对优秀的教案、课件、先进的教学方法与经验、考试分析、教研成果等进行编研。有选择、有目的地传递给校园网，实现网上专题汇编资料的传送。其次充分发挥档案的服务功能。要认真组织教学档案信息的交流，主动了解各部门和师生对教学档案的利用需求，采取上门服务、咨询服务、跟踪服务、预约服务和网上服务等方式，充分发挥教学档案的作用。运用简报、校园网络等各种手段，及时对教学档案信息进行收集和加工，把静态的档案转化为动态的信息，向全校广大师生及时反馈。同时要及时收集各部门利用教学档案的反馈信息，不断调整和改进教学档案管理工作。

4开拓创新，不断推进教学档案的信息化建设

随着办公自动化的逐步普及，积极推进教学档案资源信息化建设、档案管理现代化建设。档案管理信息化是将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相链接，从而更好地促进用户和信息资源的紧密联系和有效结合，提高教学档案管理信息资源共享率。要养成在纸质文档生成和归档时同时生成和递交电子文档的习惯，并制定计划对过去纸质文档进行数字化处理。应安排专项经费搭建档案管理信息系统的平台，要有熟悉计算机系统开发的专业人员参与教学档案的系统管理、档案网站建设、电子文档规范化体系建设。能够利用计算机管理系统进行教学档案的查询检索、辅助立卷、编制目录、数据处理等业务。真正做到部门立卷，实现文档一体化，使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息系统；使文件与档案管理紧密衔接，避免文件归档不齐全、档案利用困难等；使档案更规范化、标准化，达到充分利用网络环境，快速、准确、广泛地为英语教学、科研、教学管理等工作服务的目的。

(作者单位：洛阳理工学院来稿日期：2009-06-20)