浅谈声像档案管理的重要性

王海燕

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理模式的深入发展,声像档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。因此,必须采取有效措施,加强声像档案的收集和管理工作。

一、声像档案存在的突出问题

1.声像设备管理滞后。近年来,随着企业和社会的发展,档案部门的声像设备有了很大改善,呈逐年增加的趋势。但声像设备管理比较混乱,多数单位没有声像设备管理制度或相应的使用规定,致使有的设备闲置,没人会用,难以充分发挥作用,最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

2.摄录人员素质有待提高。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。目前存在着兼职较多、专业工龄短、专业知识及技能普遍较低的问题。甚至有的人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而在公务活动中形成的照片、录音、录像带等拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。

3.归档意识不强,声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有的单位有些积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是“一盘带子反复用”,原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,虽管理不规范,但当档案部门去收集时,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。

4.保管条件差,声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。大部分单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,但个别单位将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

档案虽然是一个庞大的信息库,但它是一种原生的信息资源,各种信息零散地储存在众多的单堆资料中,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用,实现其价值。声像档案管理作为档案工作中的一项重要工作,为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用,才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

1.形成齐抓共管的局面。搞好声像档案工作不仅是档案部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的声像档案意识,营造出一种良好的声像档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过声像档案以及生动的利用实例,发挥声像档案自身的宣传教育作用。

2.加强管理,制定办法,狠抓制度落实。要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案部门移交。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。

3.加强监督,提高素质,注重业务培训。针对声像档案管理现状,要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下工夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.结合实际,创造条件,力求妥善保管。声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。所以结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;同时,录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

5.增大档案宣传力度,增强全员档案意识。一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;二是在本单位的半年、年终工作会议上,由档案部门提供材料,将声像档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;三是档案部门要办好自己的宣传栏,大力宣传声像档案的作用及重要性;四是增加《档案法》的宣传力度,要全员懂法,以确保重大活动产生的声像档案,得以及时、齐全、完整地归档,统一管理,方便各方面利用。

总之,声像档案工作存在的一些问题,影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下,声像档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。声像档案工作要创造性地开展,推进档案工作跨越式发展的重要一步,这是时代发展的必然要求,也是声像档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。□

(编辑/丹桔)