专家支招:回顾展望利再战 决策参考意义大

记者：有人戏称应付差事式的年终总结是“条分缕析成绩，一笔带过不足；再谈三点打算，一篇总结完毕。放之四海皆准，保证领导满意”。您认为HR应该如何写这份年终总结报告?

刘秋华：很多企业做年终总结会流于形式，这是普遍的问题。根本原因就是没有认识到年终总结的重要性。实际上年终总结是对一年工作的回顾和展望，要分析我们取得这样的成绩和业绩的原因，导致年初计划目标没有实现的问题和不足是什么，比如说招聘实施过程中招聘周期和招聘方法错了，招聘方案的分析是很重要的，总结得失的基础上提出我们明年的改进方案。

对于年终总结走形式这个问题，我们重点做了几项工作来解决。第一是制度流程。制度是企业的法律，从制度上进行规范强制去做。二是让员工从内心去认识，愿意做总结。可以通过员工培训和企业刊物介绍总结工作的重要性，让员工认识到总结也是对个人的一种提升，更有利于职业生涯的发展，不断总结改进才能达到个人螺旋式的提升。

记者：虽然年终总结每年都做，但有些时候HR的辛苦劳动换来的却是老板的漠视和员工的误解，从而使得年终总结达不到应有的效果。您认为HR应该如何避免这种情况的发生?

李立成：年终总结，是员工对一年的工作进行一个回顾分析并对下一年度的工作提出自己的想法。年终总结报告更是给管理者对下一阶段决策的依据与考核员工绩效的标尺。如果不是真的时间很忙的话，我建议各管理者还是要把年终工作总结作为一项重点工作来抓。领导都这样对待年终工作总结了，还能指望员工能重视吗?工作总结，表面上是给管理者或是上级看的，但更是我们自身对一年工作成果的一个很好的回顾。年初定的目标我完成了多少?出了哪些问题?为什么会出现这样的问题?如果这样问题再让我遇到，我会不会解决?我们要从总结回顾当中总结经验寻找不足之处，给领导看，也是一种寻求解决和帮助的方法。

刘秋华：解决这个问题的做法是将年终总结考核表放在一起，根据计划将业绩、内容和新方法等都一一列出来，根据年初计划中指标完成情况评估甚至可以直接打分，大家都会很认真。并且考核结果还与年终奖金、任免挂钩，尤其是对发展不太成熟的中小企业，这是非常有效的。

记者：在年终总结执行过程中，HR通常会遇到什么样的情况?您有没有一些好的解决办法?

刘秋华：在我咨询的企业中，年终总结会遇到很多问题。比如一个典型的例子，有的公司老总一到年终就特别忙，抱怨人力资源部门给的表格太多，公司有四五十个中层干部，下级部门也不专心做总结。针对遇到的情况怎么办?我给出的方法就是点对点沟通解决。先抓关键岗位，与他们充分交流，先和他们做好朋友，然后再通过他传达公司意图。只要关键岗位上的人能充分认识到事情的利和弊，他就会以身作则带动起其他人的积极性。

李立成：现在，很多企业把工作总结，当成是下属员工的述职报告。有的时候HR的报告没有得到应有的重视。这其实是一个观念转化的问题。部下到底有没有在全身心的投入工作，工作总结就是最好的试卷。实际的工作当中，领导没有也不可能有那么多的时间和精力参与部下每天的工作，那么年终总结最基本的，你要把年初既定的各项目标完成情况做一个完整的汇报，再就是把一年当中有影响力的或是有代表性工作以及为达到既定的工作目标所采取的措施都要阐述清楚。以上是最基本的。回顾总结之后，就要对当年的工作情况、市场状况、竞争形式做一个分析了，如SWOT分析。前面是回顾所做的，后面就是对现在的情况做一个有效的分析，从而为管理者提供决策依据，对下一年的计划制定针对性和目标达成率更高。也就是有效果的总结自然会引起领导的重视，效果执行也就不成问题了。