浅谈档案管理的自动化

李燕琳　李军艳

在电子技术日新月异发展的今天,办公自动化、标准化、网络自动化日趋完善,并普遍应用于机关、企事业单位,无纸办公走进我们的日常工作,许多工作可以在计算机和网络上办结,大大提高了工作效率,缩短了办件时限,受到住户的好评,实现了经济效益和社会效益双丰收。

目前我单位实行档案半自动化管理,我相信在不久的将来随着网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展,档案会实现完全的自动化管理。下面,结合我单位的实际,谈谈档案管理自动化。

一、建立高质量的自动化系统

建立档案自动化系统,实现档案工作各个环节的计算机化,使实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础的重要手段。根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定的水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。目前我单位存在着应用软件烦琐,硬件的功能没有充分发挥的现象。现阶段我单位应用的软件很多项目录用不上,通过房屋坐落,产权人姓名等进行快速查询系统不完善,影响了系统的整体水平。要根据工作实际,加强自动化系统的提高,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、统一性、统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从实际出发,循序渐进,提高应用水平。

二、抓好数据库的建设推动自动化

目前档案自动化系统仍处于文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是自动化的核心和基础。数据库的含义是依托先进的信息、技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据系统是一项长期的任务,要坚持计算机人员同档案业务人员协同配合,面向应用,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”突出重点,由单一库向系统库发展。把中心综合数据库的完善提高和各基层单位档案目录库建立起来,通过网络连接形成开放的分布式数据库群,将使自动化系统效率大大提高。

三、加强自动化管理,提高档案的利用率

集中统一管理和人机结合是档案自动化的建设方针。档案人员直接使用微机开展工作,把各基层单位办公自动化都纳入统一的档案自动化系统管理中,实行集中统一管理。档案部门要把各基层单位产生的信息进行统一的管理,并保管、存储。电子文件形成部门要以定期或不定期的方式,把日常所产生的档案信息以标准化的格式通过网络传递给档案部门,由档案部门进行分类、整理、编目,分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里,并做个备份。档案部门为信息存储单位提供查询功能,并进行用户确认,以确保档案的完整与安全,同时方便用户查找利用。档案自动化管理快速便捷、真实准确地提供利用,为单位的经济发展起着非常重要的作用。

(编辑/梁永安)