浅谈高校二级学院教学秘书如何做好学籍管理工作

刘钊慧

摘要:学籍管理是高校教学管理的重要内容,是维持正常教学秩序和保障教学质量的主要环节。本文根据笔者自身的工作经验,从高校二级学院学籍管理的主要任务着手,探讨了二级学院学籍管理遇到的主要问题及相应对策。

关键词:二级学院;学籍管理;任务;问题;对策

1.二级学院学籍管理的主要任务

学籍管理是高校教学管理的重要内容,是维持正常教学秩序和保障教学质量的主要环节,是把握人才培养质量标准的主要依据。高校二级学院的学籍管理主要是指学生取得入学资格从入学注册到毕业整个在校期间,各二级学院根据国家的相关政策和学校的学籍管理条例对学生培养过程的管理,其主要任务包括根据学校的新生花名册对新生的入学资格进行审查及注册(特别是专升本学生的信息);学生转专业、退学、降级、休学、复学、专升本等学籍异动的处理;所有学生的成绩审核、收集与归档(特别是学籍异动学生的成绩情况较为复杂);毕业时配合教务处做好毕业生学历证书照片的拍摄和电子注册信息的校对工作;做好毕业生毕业资格和学位资格的审核和预报工作及证书的发放工作等。因此如何做好学籍管理工作是一个非常重要的问题。以下笔者根据自己的工作经验,谈谈二级学院学籍管理遇到的主要问题及对策分析。

2.二级学院学籍管理中遇到的主要问题

(1)新生入学后没有及时清理未报到学生情况或者清理不仔细,导致未报到学生信息一直保留在该班级,等到报毕业结论时才发现此类学生已在其他学校毕业并已电子注册,导致毕业生信息不准确。

(2)对学校教务处发放的学生学籍异动信息处理不及时,归档不完整、不规范,二级学院教学秘书没有及时转发异动信息给学生工作办公室和辅导员,再加上部分学生不主动到异动后所在班级的辅导员处报到,导致辅导员不能及时掌握异动学生的情况,进而不能督促此类学生参加学习和集体活动,最终导致这部分学生思想不积极,学习成绩滑坡。

(3)成绩的收集、录入、归档难度大。这主要是因为学生人数多,并且成绩的处理又都集中在每学期的期末,时效性和准确性要求比较高;部分教师不按要求整理当学期的成绩,只是将其录入教务管理系统而没有上交纸质成绩单到教学办便离校,等到第二学期归档成绩时教学秘书不得不一一催缴(部分教师根本不记得提交成绩单的事情,甚至还会为难教学秘书),同时由于部分年龄大的教师对办公自动化不熟悉,要求教学秘书代为录入成绩,这严重加大了教学秘书的工作量并且极易挫伤教学秘书的工作热情和积极性;大部分教师把多个专业、年级的学生成绩出在同一份成绩单上,不按学校规定格式上交成绩单(特别是个别教师根本不备注学生的专业、年级,学籍管理员只能到系统里一一查询),到归档成绩时要复印大量成绩单,导致成绩归档难度加大并且容易出错。

(4)毕业生资格审核难度大。目前各高校都在进行教学制度改革,普遍采用学分制代替以前的学年制。学生在选修课程时,如有课程不及格或对已通过的课程成绩不满意,可以多次重修取得学分,也可以放弃该门课程选修其他课程。加上学籍管理系统的一些弊端,导致教学管理人员不得以单个学生为对象清理毕业资格,严重加大了教学秘书的工作量,而且由于部分学生同门课程有多个成绩,容易导致结论的错误性。

(5)部分学生和教师对学籍管理不了解,在一定程度上影响了教学秩序。例如,有的教师对学生的旷课不闻不理,不知道根据学籍管理条例可以取消旷课学生的考试资格,导致越来越多的学生不遵守学籍管理条例从而影响学风的建设;有的学生因考试作弊等原因受到留校查看处分时才知道根据学籍管理规定不能取得学位证书,有的学生临毕业才知道自己学分未修够等。这些都影响了正常的教学秩序和教学效果。

3.如何做好学籍管理工作的对策分析

(1)教学秘书应加强自身的思想意识。学籍管理复杂、多样,涉及方方面面,即使一个很小的环节衔接不畅都会对教学运行产生一定的影响。因此,作为教学秘书要不断提高思想意识,充分利用空暇时间加强学习,不断提高自身的现代化办公能力和知识水平,使学籍管理工作科学化、现代化和规范化。

(2)做好异动学生的管理工作。及时反馈此类学生的信息给辅导员和教研室,请辅导员注意学生的思想动态,请教研室老师做好学生的选课指导。同时必须清理学生异动以前的学籍档案和成绩,避免学生因成绩遗漏不能毕业和档案不齐全的情况发生。

(3)电子文档和纸质档案并重。及时更新录入电脑内的数据,同时,收发文件、成绩时一定要签名,留有证据,也有利于全面落实工作,防止遗漏。

(4)成绩的归档要准确、规范,每学期认真清理各年级学生成绩,对学业不合格的学生发学业警示告知书,并把情况反馈给辅导员,由辅导员督促学生的学习和生活情况。特别是对申请提前毕业的学生,成绩一定要单独归档,使其便于查询。学生回校补考通过的成绩一定要及时到学校档案馆更新,保证档案的准确性。

(5)清理毕业生资格时一定要仔细。在清理毕业生资格前,一定要多次督促学生核对成绩,保证学生所有成绩正确无误;预报毕业生资格时必须先由学生核对签字,保证毕业生资格清理的准确性;对结业的学生备注其不能毕业的原因,其纸质和电子文档同时保存,有利于学生回校补考后清理成绩。

(6)加强教师和学生对学籍管理的认识。使教师参与到学籍管理中,减轻教学秘书一些不必要的琐碎工作,更好地监督学生的学习情况,保证教学效果;加强学生对学籍管理条例的学习和考核,使学生了解相关规定,自觉学习,避免到毕业时还有课程不合格或学分不够的情况,保证教学秩序的正常运行。

学籍管理是一项十分复杂烦琐的工作,影响因素多,要求教学秘书耗费大量的时间和精力处理具体问题,因此,教学秘书要不断充实自己,认真对待学籍管理中的各种问题,提出好的建议和意见,为高校教学管理和教育教学改革贡献力量。

参考文献:

[1] 普通高等学校学生管理规定与学生行为准则实施指南[M].北京:中国教育出版社,2005.

[2] 冯祖琴.高校学生成绩管理探索[J].中国林业教育,2006,24(1).

[3] 陈锦,刘瀛溯.高校学籍管理问题探讨[J].湖南农业大学学报(社会科学版),2008,9(5).

(作者单位:四川理工学院自动化与电子信息学院)