财务软件“项目核算”功能的开发应用

钞天虎　邢福治

[收稿日期]2008-11-24

[摘 要]“项目核算”是财务软件所开发的一种辅助核算功能。由于受传统会计理论、分行业会计制度和手工会计处理习惯的影响,不同财务软件对该功能采取了不同的开发思路。从具体应用来看,不同的开发思路以及对该功能所作的限制,直接影响着电算化账务系统设置和报表定义,进而影响系统资源占用和软件运行速度。本文在分析利用该功能组织明细核算所具优点之基础上,针对商品化财务软件“项目核算”功能的缺陷提出广义“项目”概念及软件的开发、应用。

[关键词]财务软件;项目核算;开发;应用

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.17.003

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)17-0012-03

一、“项目”的涵义及电算化处理方式

从会计核算的角度来说,不同行业对项目有不同的理解。譬如,施工企业、建设单位所承建的工程项目,印刷、出版企业所承印的书画、期刊,加工、制造企业所承担的货物加工、产品制造,科研院所、高等学校所承接的科研课题等,均可称之为“项目”。虽然不同会计主体所要核算的“项目”内涵不同,其成本构成也存在很大差异,但就同一会计主体而言,作为成本核算对象的“项目”具有核算时效性和耗费相似性等特点。核算时效性是指具体项目完工后对该项目的核算即行终止;而耗费相似性是指同类项目的支出构成基本相同。为此,我们可以把传统的“项目”定义为会计主体具有共同或类似支出构成的一组成本核算对象。

在手工会计处理条件下,为了获得不同工程项目、不同产品批次(品种、订单)或不同科研课题的各项支出,通常对在建工程、生产成本、在研课题等科目设置多栏式明细账并按成本核算对象开设专页进行明细核算。针对“项目”所具有的核算时效性和耗费相似性等特点,财务软件一般通过开发“项目核算”功能以实现对“项目”收支的辅助核算。其基本开发思路是在凭证数据表文件中增加“项目代码”字段用以专门存储“项目代码”信息,并以“项目代码”为索引与项目数据表文件建立关联,从而把对“项目”收支的核算从传统的“科目”核算中分离出来。当然,在项目数据表文件中,除项目代码、项目名称、开工日期、负责人、预算金额等必要字段外,通常还预设多个“自定义项”字段以满足用户核算和管理需要。

二、利用“项目核算”功能组织明细核算的优点

财务软件“项目核算”功能的开发,为会计主体组织明细核算提供了新的途径。但由于受手工处理条件下按成本核算对象开设专页进行明细核算这种传统处理习惯的影响,很多单位在建立电算化账务系统时还是采取了增设明细科目的传统设账思路。事实上,“项目核算”功能提供了一种立体式账务设置途径,利用“项目核算”功能组织明细核算,不仅能够简化账务体系、保持主账套科目稳定、降低核算成本,更重要的是能够满足用户多元化的信息需求。

1崩用“项目核算”功能组织明细核算可极大地简化账务体系

耗费相似性使得利用“项目核算”功能对“项目”进行明细核算可极大地简化账务体系。对于成本核算对象较多的会计主体而言,这一点尤为显著。如房地产企业对工程成本的核算,需要在“开发成本”下设置土地费用、前期开发费、建筑安装费、基础设施费、配套设施费和开发间接费6个二级科目,再在“土地费用”下设置土地购置费、拆迁补偿费、土地出让金,在“前期开发费”下设置勘察测绘费、规划设计费、可行性研究费等明细科目。这样,“开发成本”下的各级明细科目将超过40个。对一个占地10余公顷的中等楼盘来说,需要单独进行成本核算的商品楼、公建、会所、车库以及配电室、幼儿园等配套工程项目至少有30多项。仅以30个工程项目计算,若按增设明细科目的方式组织成本核算,“开发成本”下的明细科目数量将超过150个(按工程项目设置30个二级科目,每个二级科目下再设置前述40余个科目)。依此思路,如果项目数量增加或有新的楼盘开工,“开发成本”下的明细科目将急剧膨胀。但如果利用“项目核算”功能组织成本核算,只需将“开发成本”及下属的明细科目设置为“项目核算”,前述40余个明细科目就能满足所有工程项目的成本核算需要,从而可极大地简化账务体系。

2崩用“项目核算”功能组织明细核算可保持主账套科目稳定

核算时效性使得运用“项目核算”可保持主账套科目稳定。如前所述,若按照增设明细科目的方式组织成本核算,“项目”数量增加将使明细科目数量呈几何级数增加。与之相反,“项目”的终结又将使明细科目数量呈几何级数减少。无论是“项目”增加,还是“项目”减少,其所引起的系统维护都将涉及一组明细科目,从而使主账套科目数量总是随“项目”数量的增减而发生变化(如果保持科目代码不变而变更科目名称,虽不减少明细科目数量,但会使同一科目代码在不同会计期间反映不同的核算内容)。但如果利用“项目核算”功能组织明细核算,因“项目”变动所引起的系统维护将转化为对“项目”库的维护,并且只是增加、删除或停用一条项目记录。可见,利用“项目核算”功能组织明细核算可保持主账套科目稳定。

3崩用“项目核算”功能组织明细核算可降低核算成本

采用增设明细科目的方式组织成本核算时,不同项目的同类支出将记录在不同的明细科目中。如前述,若房地产企业以增设明细科目的方式进行成本核算,支付的1#楼、2#楼工程款将分别记录在“开发成本——1#楼——建筑安装费——建筑工程费”和“开发成本——2#楼——建筑安装费——建筑工程费”明细科目中。姑且不考虑因系统设置和系统维护所引起的核算成本,仅就账簿打印来说,在按照会计电算化工作规范和会计档案管理办法的要求进行账簿打印时,许多最明细级账簿记录都将不足一页,有些甚至只有一两笔业务,其对资源的浪费和所引致的核算成本增加可见一斑。但若采用“项目核算”功能进行工程成本核算,所有工程项目的同类支出都将记录在同一科目中,即前述支付工程款的业务都将记录在“开发成本——建筑安装费——建筑工程费”明细科目中(通过不同的项目代码区分成本归属)。显然,利用“项目核算”功能组织明细核算可降低核算成本。

4崩用“项目核算”功能组织明细核算可满足用户多元化信息需要

增设明细科目的账务系统设置方法是把对“项目”的核算进行纵向组织,这便于随时查找任一具体项目的各项支出。但是,若要获取某些或所有项目的各项费用支出情况,则需要把所有二级科目下同名科目一一相加,这不仅仅是增加工作量,还将影响信息的及时性、正确性。电算化系统的“项目核算”功能,通过单独存储的“项目代码”信息以及“项目”与“科目”之间的关联将明细数据与汇总数据有效地组织在同一账套系统中,使得一次输入不仅可满足以“科目”为分类标志的账务查询、报表取数需要,还可满足以“项目代码”为标识的数据多重统计汇总,从而满足用户多元化信息需求。

三、广义“项目”概念及其“项目核算”功能的开发

将“项目核算”仅用于满足会计主体的成本核算,其实是对“项目”概念的狭义理解。在电算化系统中,“项目核算”通常采用与“科目核算”类似的开发方式,即以单独存储于凭证数据表文件的“项目代码”记录实现对“项目”数据的分类、统计。这种处理方式可使用户在不增加主账套明细科目级次、数量的前提下进行立体式账务系统设置。但遗憾的是,具有行业背景和受手工处理习惯影响的商品化财务软件,通常对该功能所作的限制却妨碍了该功能的应用。因此,软件开发商必须首先突破对“项目”概念的狭义理解并根据计算机数据处理特点设计、开发该辅助核算功能。

1惫阋濉跋钅俊备拍瞠

广义“项目”概念是会计电算化系统对狭义“项目”概念的扩展,它不应仅局限于会计主体对成本的核算,而是应当满足并应用于所有具有相同或类似明细核算特性的核算对象。由于电算化系统将“项目核算”视为“科目核算”的一个属性,并使用独立字段对凭证数据表文件进行单独标识,从而使用户可针对不同科目通过设定不同的核算属性而满足核算或管理上的特殊需要。如对现金类科目按现金流入、流出项目(通过细化现金流量表项目可得到满足内部管理需要的“现金收支明细表”)进行“项目核算”可实现现金流量表主表的计算机编制,对应收、应付款科目按往来单位进行“项目核算”可实时掌握与每一往来单位的债权、债务情况等,对主营业务收入、主营业务成本按商品或服务的类别(品种)进行“项目核算”可获得不同类别(品种)商品或服务的毛利水平。为此,我们可以把财务软件及电算化账务系统的广义“项目”概念定义为“针对不同核算科目所设置的具有相同或类似特性的一组核算对象”。

2惫阋濉跋钅俊备拍钕碌牟莆袢砑开发

我国的商品化财务软件,尤其是具有行业背景的财务软件,因受实务中“项目”核算内容、核算方式和会计工作组织的影响,对“项目核算”功能所作的不同程度的限制不只是影响软件设置,有些甚至妨碍用户的实际运用。本文仅以“项目”分级取数以及项目”与“部门”独立为例说明广义“项目”概念下的财务软件开发。

就“项目”分级取数来说,由于狭义“项目”概念下的不同项目是相互独立的成本核算对象,所以即使用户对“项目代码”进行分级设置(如将“0101”设置为“01项目”代码的一个下级明细代码),也是将所有项目代码视为相互独立的并列关系而非按代码级次反映的统驭关系,基于这种观念的财务软件一般都不具备按项目代码分级取数功能(查询“01”代码将得到“01项目”本身数据而非“01”代码下属所有明细代码的汇总数据)。这无疑将增加系统设置和系统维护的工作量。以“现金流量表”和“现金收支明细表”(通过细化现金流量表而得到的一张内部管理报表)的编制为例,在将现金类科目定义为按现金流入、流出明细项目进行“项目核算”时,如果软件不能实现按“项目代码”分级取数,满足于“现金收支明细表”取数需要的“项目”设置,将增加“现金流量表”定义和维护的工作量。这是因为,“现金流量表”各项目的取数公式必须定义为所属最明细级收支项目的加总,若报表取数公式未能随项目的增减而得到及时的维护,因遗漏新增明细项目而导致报表取数错误就在所难免。但如果在广义“项目”概念下,将项目之间按代码级次视为统驭关系并提供分级汇总、取数功能,那么财务软件就更易于报表定义和分级汇总数据的查询。

就“项目”与“部门”独立来说,狭义概念下的“项目”与“部门”总是存在一定的对应关系。如某一课题项目总有一个课题负责人,而该课题负责人总是隶属于一个特定的部门,所以该课题项目与该课题负责人所在部门自然存在一定的对应关系。受“部门”与“项目”之间这种对应关系的影响,一些软件在“项目核算”功能开发时,将“项目”与“部门”建立了连接。也就是说,在项目辅助账设置时每增加一个项目必须设定该项目的所属部门。当“部门”与“项目”之间存在“多对一”关系时,则应将其视为多个“部门”与“项目”之间的“一对一”关系并按部门分别设置多个核算项目。如高等学校的本专科业务费,从各院系的角度横向看是不同的核算对象并且这些核算对象之间是并列关系,所以在辅助账设置时要分别按院系设置多个核算项目。但在广义“项目”概念下,作为辅助核算的项目,既可能与部门核算毫无关系(如为编制“现金流量表”而设置的现金流入、流出项目),也可能是多个或所有部门都可能涉及的一个共有核算对象,而非仅限于某些部门的一个特定核算对象,如各院系的本专科业务费从学校的角度纵向来看就可视为一个核算对象。如果将“项目核算”视为是与“部门核算”相独立的一种辅助核算,那么“项目核算”功能就不仅可以处理与“部门”无关的核算问题,还可有效地解决“部门”与“项目”之间的“多对一”关系。如前述对本专科业务费的核算就只需设置一个项目,当按“部门+项目”查询时可得到各院系的本专科业务费发生情况,而当按“项目”(默认所有部门)查询时便可得到全校的本专科业务费发生情况。这不仅省去了狭义“项目”概念下的数据加总工作,还可极大地简化账务系统设置并满足多元信息检索需要。

四、广义“项目”概念下的账务系统设置

下面以高等学校“事业支出”明细科目的设置为例,说明广义“项目”概念下的账务设置。

按照《2009年政府收支分类科目》的规定,高等学校仅核算“工资福利费支出”、“商品和服务支出”和“对个人和家庭的补助”3类支出,就需要设置至少41个“款”级明细科目。再考虑到教育部财基04表“支出明细表”(分“基本支出”和“项目支出”并分别按“教学支出”、“科研支出”、“业务辅助支出”、“行政管理支出”、“后勤支出”、“学生事务支出”、“离退休人员保障支出”和“其他支出”反映事业支出情况)的编制需要,若在狭义的“项目”概念下按照增设明细科目的方式组织明细核算,“事业支出”科目下应至少分四级设置722个明细科目。具体设置方法是:按“基本支出”和“项目支出”设两个二级科目,按“教学支出”、“科研支出”等八大支出设2×8个三级科目,按“工资福利费支出”、“商品和服务支出”和“对个人和家庭的补助”设2×8×3个四级科目,按政府支出分类的“款”级科目设2×8×41个五级科目。

如果在广义“项目”概念下通过“项目核算”功能组织明细核算(假定财务软件的“项目核算”与“部门核算”相互独立并能实现按项目代码分级取数),那么只需将前述八大支出类别、基本支出与项目支出,以及所属经费项目分级设置项目账,主账套设置“工资福利费支出”、“商品和服务支出”和“对个人和家庭的补助”3个二级科目和前述的41个“款”级明细科目,就能满足“支出明细表”的取数需要。明细科目级次从五级减为三级、明细科目数量从722个减到44个,不只是显著地减少了系统设置和维护的工作量,更重要的是能够简化账务系统、降低核算成本并为数据的后续处理提供方便。

五、结束语

计算机在会计领域的应用不单纯是对手工会计的简单替代,只要人们能够根据计算机数据处理特点,不断地探索、改造传统会计信息系统,财务软件将更易于灵活设置,用户也将更易于实现会计目标。