规范高校收费票据管理的探讨

吴江龙

提要随着高校办学规模的不断扩大,银行还贷高峰期的到来,各高校的发展都面临资金瓶颈,作为高校财务管理重要内容的收费票据管理工作就显得十分重要。笔者从高校收费票据管理现状入手,提出管理措施,以提高财务管理水平,促进高等教育事业平稳发展。

关键词:高校;收费票据;管理措施

中图分类号:G647文献标识码:A

随着我国高等教育体制改革的逐步深化,高校的办学规模不断扩大,办学层次不断提高,许多高校呈现一派

欣欣向荣的气象。学校资金来源也由单一的财政拨款转变为以政府拨款为主,费、贷等多渠道筹措经费的局面。与此同时,高校的贷款也在剧增,还款压力巨大,财政资源供给的有限性和资金需求的无限性矛盾日益突出,严重削弱了其可持续发展的能力,作为高校财务管理重要内容的收费票据管理工作就显得十分重要。对此,笔者就如何加强和规范高校收费票据管理做些探讨,并提出一些建议。

一、高校收费票据的分类及使用范围

目前,高校使用的收费票据主要有以下几种:

1、政府非税收入统一票据用于纳入政府非税收入管理的各种财政性资金的收缴,如经物价部门批准的学生学费、住宿费、考务费、普通话测试费、评审费、横向课题费等。

2、行政事业单位往来款收据用于单位内部代收代付及单位之间往来结算等非经营服务性的款项业务,如代收职工水电费、电话费、校园网上网费、上下级经费往来、专项资金往来、财政拨款、招投标押金、保证金、投标资料费、证书工本费和会务费。

3、按照国家法律、法规规定必须使用的税务发票,如学校对外招租的营业房租金、对外营业的招待所和培训楼住宿费收入、对社会开放收取的场租费。

4、内部结算票据主要用于校内各单位之间的往来结算,如学院之间的课时费结算,不涉及货币资金收付(科目)。

5、内部收费票据用于学校内部管理和金额比较小占用率高的收费,如游泳票、校内停车费、校医院挂号费和煎药费。内部收费票据只作个人的收费凭证,不作为报销依据,使用时必须加盖财务专用章,该种票据核销时由计财处统一开具行政事业单位往来款收据。

二、当前高校收费票据管理现状

(一)高校收费票据管理使用中存在的问题

1、收费票据使用不规范。收费票据填开不规范、不完整,收费项目不按《收费许可证》所列的项目填写,随意简化,票据各要素填写不齐全,字迹模糊,随意涂改。

2、收费票据使用不合理。主要是政府非税收入统一票据和行政事业单位往来款收据混用,视行政事业单位往来款收据为万能票据,模糊收费项目性质,随意扩大票据的适用范围。

3、违规使用高校收费票据。个别单位为了部门利益巧立名目,擅自收费,变相提高收费标准,乱收费现象时有发生,社会反响强烈,甚至有的单位擅自使用自制、自购票据。

4、收费票据核销不及时。收款单位开具票据以后收款长时间不入学校账户,学校资金长期在体外循环,人为延长资金回笼时间,为极少数意志不强的人有机可乘,影响高校资金高效运转。

5、保管意识差,有丢失、毁损收费票据现象。

(二)高校收费票据使用中的不科学严重影响了会计信息质量。会计信息是会计人员通过对会计主体所发生的经济业务进行处理和分析以后所提取的、具有一定使用价值的信息。高校收费票据是学生缴纳规定款项后取得的合法书面凭证,是学校财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证。会计人员根据收费票据记载的经济事项进行账务处理,填写的经济业务项目与实际发生的项目内容不符,经济内容与发票使用范围、经营范围不符,错误地使用收费票据违背了客观真实性原则,必然影响会计人员的会计核算。有时开票人员没有坚持原则,出于迎合付款单位的需要,随意变更收费项目,把经济业务变得面目全非。可想而知,这样得到的资产负责表和收入表可信度有多高。不科学使用高校收费票据往往造成会计信息失真,影响学校管理层的科学决策。

(三)落后的票据管理模式不符合现代财务管理理念。当前,绝大多数高校收费票据采用台账式管理。票据的领用、核销等都是手工登记,容易出现漏记、误记现象,票据管理往往滞后于收费会计核算,只能粗放地记录收款单位票据的领用、归还、结存等大致情况。票据管理不能及时发现票据使用和使用人在实际使用过程中出现的不当行为,无法及时提醒和纠正其行为。票据管理部门对单位使用收费票据的监管是时间性的,而不是实时监

管,实时监管缺少一定的平台支持。票据管理的事中监督成为一句空话。

(四)突增的预开性票据带来财务风险。所谓预开性票据就是支付单位要求收款单位先开具票据,收到票据后支付款项,简言之见票付款,这种情况常见于科研经费与联合办学。随着预开性发票大量的增加,延期到款、部分到款、甚至某种原因拒付现象概率大大提高。按照现行事业单位会计制度,不符合收付实现制原则,财务人员不能进行账务处理。长时间下来就会形成一个很大的预开性票据金额,学校财务账上没有任何反映。开出的票据游离在学校管理部门之外,加大票据管理难度,增加了高校财务风险。

三、规范高校收费票据管理的措施

(一)建立健全收费票据管理组织。收费票据管理机构是强化和规范学校收费票据的组织保障,一个完整的收费票据管理机构体系应由主管部门、专门部门和具体执行单位组成。高校应成立收费工作领导小组,统一领导和管理全校的收费工作,负责制定全校票据管理办法。高校收费工作领导小组办事机构可以设在计财处,计财处指定专人负责收费票据的购买、保管、发放、检验、回收、核销、上缴及监督工作。校内其他单位及个人不得自行非法印制和和使用不正规发票,校内收费项目和标准由相关部门提交收费工作领导小组审议,严禁任何单位自立收费项目和提高收费标准。

(二)实行票据领用申请和限期缴销制度。各收款单位按照“单位选定、计财处备案、培训上岗、保持稳定”的方法选定票据管理人员,使用收费票据单位的财务联络员是首选。各单位票据管理人员到计财处提交《票据领用申请单》,票据领用申请单需载明收费项目、收费标准、申请票据数量、缴销时限和申请事由,经单位部门负责人和计财处负责人双方签字后,到票据管理人员处领取票据。在票据领用申请时必须坚持“限量供应、核旧换新”原则。经领票据人必须在领用申请单上签字,当日所收的款项必须在当日存入学校指定账户,严禁公款私存,以支抵收和坐支。对于临时性、阶段性的收费项目,收费结束后,应持收费票据和交缴单及时到计财处填制“收费汇总及票据核销单”办理票据核销手续,对于长期性的收费项目,由计财处和收款单位协商票据核销时间。

(三)建立票据管理稽查制度。收款票据是高校财务收支的法定凭证和会计核算的原始依据,是财政、审计、物价等部门进行检查监督的重要依据。因此,加强票据管理检查,建立票据管理稽查制度具有重要意义。票据管理人对领用部门票据的使用情况、资金上缴随时进行检查,对票据使用量大,问题突出的收费单位进行重点检查,促进票款同步,防止单位资金随意占用。高校纪检、审计部门联合成立票据稽查小组,对负责单位票据的财务部门进行定期或不定期的检查票据使用、缴销、保管、销毁等工作。对全校范围内随意增设收费项目、扩大收费范围、提高收费标准的行为要严厉查处。被查单位应如实反映情况,提供真实资料,接受监督和检查,不得拒绝核查、隐瞒情况或弄虚作假。每次检查都要做好检查记录,有整改的还需做好整改情况记录。

(四)严控预开性发票,严明经办人责任。《发票管理办法实施细则》第三十三条规定:“填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票”。随着高校服务功能的扩大,预开性票据已无法杜绝,堵不如疏。学校应制定严格的票据借用制度,借票人经计财处审批之后,到票据管理人员办理借票据手续,原则上预开性发票一人只能借票据一张,在办理借发票时告知票据领用者对所领用票据负有监管责任,须保证票据开具后,款项在一个月内到账,不能跨年度到账,对经催收逾期仍未到账或遗失票据学校将从票据领用者的工资中扣款。对于开具同城单位发票,要求票据领用者持预开性发票换取付款单位转账支票,款到账后应及时办理销账手续。

(五)健全票据管理内部控制制度。根据现代高校财务制度及财政部《行政事业和政府性基金票据管理规定》,必须建立适合高校的票据管理内部控制制度。学校应建立收费票据领购、保管分离和领用登记制度,票据领购人员购买票据后,持领购证和缴款收据及时向票据保管人员办理验收入库和登记手续,学校向各单位发放收费票据时,也应实行登记制度。学校还应实行收费票据审批与发放互相牵制制度,未经审批,保管人员不得私自发放收费票据。审批部门和发放部门应在季末和年度末对收费票据的结存情况进行核对。票据保管者不得兼任具体收费工作。

(六)加快高校票据管理信息化建设。当前高校收费票据管理主要依靠手工完成,给票据的统计、查询带来了诸多不便,严重制约票据管理人员的工作效率,大量使用收费票据让票据管理人员感到力不从心,高校完全可以利用计算机人才优势和计算机硬件条件,开发票据管理系统。票据管理信息系统的设计只需按照票据管理业务流程进行即可。该流程主要包括票据申购、票据编号、票据入库、票据领用、票据核销、票据归档、票据销毁。充分利用计算机实现对收费票据的信息化管理。主要包括三个部分:一是基础数据部分,要利用计算机实现对收费项目的管理;二是征收核算部分,要利用计算机实现收费核算、记录和统计;三是票据管理部分,要利用计算机实现票据的领用、核销和查询。票据管理系统信息化建设大大减轻了票据管理人员的工作强度,实现了票据的即时监控,对票据信息处理能力的提高,促进了会计信息化建设。

票据管理工作是高校财务管理和会计基础工作规范化的重要内容,粗放的票据管理极易形成高校乱收费现象、“小金库”的产生、财务管理水平低下等一系列问题。各高校通过票据管理制度建设、组织机构设置、票据全程控制、信息化建设、人员管理等方面提出管理措施,建立起适合高校特色的高校票据管理体系,实现学校票据管理工作迈向制度化、科学化、高效化、规范化,更好地为高校教学、科研和管理服务。

(作者单位:浙江师范大学)

主要参考文献:

[1]陶其高.对高校运用绩效预算管理方法的探讨.浙江师范大学学报(社会科学版),2008.2.

[2]黄鲜桃.高校收费票据管理存在的问题及解决对策.广西医科大学学报,2006.

[3]王春雷,陈玉芳.高校收费票据管理工作刍议.内江科技,2006.9.