浅谈文书档案价值鉴定工作的意义与实施

习红云

【摘 要】本文首先探讨了文书档案价值鉴定的重要性,然后就如何开展好文书档案价值的鉴定工作提出了相应的意见和建议,包括如何掌握好档案价值鉴定标准、影响档案价值鉴定工作的相关因素,最后就文书档案价值鉴定的途径提出了具体可行的方法和步骤。

【关键词】文书档案 价值 鉴定标准

一、文书档案价值鉴定的重要性

1.开展文书档案鉴定工作有利于对重点档案的保管

就时间而言,现行机关、企事业的档案绝大多数始于上个世纪的六、七十年代,距今已有四、五十年的时间。根据《档案法》的有关规定,现存的很多档案或超过保管期限或已失去保存利用价值的档案,这更显出档案鉴定工作的紧迫性和重要性,因此正确判定档案价值,剔除已失去保存价值的档案,是有助于提高档案自身价值的重要工作。

2.开展文书档案鉴定工作,有利于对人、财、物的合理使用

近年来,由于档案数量剧增,导致库房紧张,设备短缺,经费不足等问题。通过对档案的鉴别,有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平,实现优质服务。

二、如何开展好档案价值鉴定工作

1.要掌握好档案价值鉴定标准

鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键,是鉴定档案质量的重要保证,档案的价值是客观存在的,而价值鉴定对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准。文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案的形式特征标准、相对价值标准和效益标准等。

(1)档案的来源标准。档案的来源通常指档案的形成者。一般情况下,形成者在社会活动中的地位越高,其形成的档案价值越大:首先,本单位的档案通常需要重点保存,外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次,在本单位制成的文件中,不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响,主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。

(2)档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上,因此,内容标准是档案坚定的最重要的依据。鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高,档案的价值越大。例如;反映本单位主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要,反映典型问题的比一般问题的重要;另一方面档案内容越新颖独特,或者越富于本单位特色,档案的价值越大。保存这类档案,有助于档案室形成自己的特色,提高室藏质量。此外,档案内容的时效性也会影响档案价值的大小。因此,鉴定档案时要具体分析每份文件的实效性对价值的影响。

(3)档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对档案的价值产生一定影响。

(4)相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值。在一定情况下,某些档案的保存价值可以相对提升或降低。相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因此,根据这一规律,档案鉴定不能只着眼于档案个体本身,还应综合考虑全宗的完整程度。

(5)效益标准。近年来档案界提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。效益标准认为鉴定档案的价值必须考虑保管档案的投入与利用档案产品之间的比率。效益标准的提出和接受,是档案鉴定标准日趋实用化的重要表现 。

2.影响文书档案价值鉴定工作的因素

档案价值鉴定是一项对档案工作者要求非常高的业务工作,它要求档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养,而且具有广博的知识面和丰富的档案价值鉴定经验,档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着档案价值鉴定的活动过程。因此建立档案价值鉴定标准体系必须立足于现状,根据存在的不同问题制定相应的鉴定标准,从而建立档案价值鉴定过程中更加规范的标准。

3.文书档案价值鉴定的途径

档案价值鉴定的难度较大,应结合本单位的实际开展档案价值鉴定工作,不断完善补充档案价值鉴定工作中的标准,做到工作有章可循,确保档案鉴定工作的健康发展。

(1)文书档案鉴定工作的方法

鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。

(2)文书档案鉴定工作的步骤

第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定档案的“生存期”。通常的做法是各单位在每年的归档类目中预定每个案卷或每份文件的保管期限,正式整理时再根据文件的内容和保存价值确定每卷或每件最终的期限。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。

第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审。复审主要采取两种形式:一是移交复审,即需要向档案馆移交档案的机关在移交档案时,由本机关档案人员和档案馆的接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复查,即对于定期保管的档案在保管期满后,重新审查这些档案是否需要继续保存。对于保管期满但仍具有保存价值的档案,要重新划定保管期限,对于确实失去保存价值的档案,要剔除并按规定程序进行销毁。