从社会发展的角度谈文档一体化

吴修芹

摘要:本文从社会发展的角度来谈,文档一体化虽是信息化时代文书和档案工作发展的必然趋势,但也是受社会发展的影响的,是社会发展大系统中的一个子系统。文档一体在历经混沌统一、相对分离后,又再次进行重新融合。

关键词:社会发展 文档工作 一体化

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1673-8209(2009)5-0246-01

从社会发展的角度看,任何一个相对独立的工作系统都会随着社会的发展、时间的推移而不断地变化、发展着。由文书工作和档案工作组成的系统,也有其自身的形成、演变和发展过程,但万变不离其综,它仍然是社会发展中的一个子系统,它的发展必然受社会发展这一大规律的影响。纵观文档一体化由不成熟走向成熟的发展过程,可以发现,它由初始的统一状态,经过相互分离状态,又走向新的统一状态,这一系统遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定地曲折发展的规律,呈现出合——分——合这样一社会发展趋势。

1 文档一体的混沌统一时期

1.1 我国古代文档一体的形成。

我国文档一体的原始状态,笔者认为可以追溯到原始社会末端的黄帝时代。黄帝时代是一个相对统一的社会时代,为了简单管理的需要,部落联盟的首领们开始借助文字来对社会事务来进行管理。这样,文书和档案便应运而生,但两者的产生是融为一体的。《史记·索隐》道:“《世本》及《律历志》,黄帝使羲和占日,常仪占月,臾区占星气。”宋衷在为《世本·作篇》作注为:大挠、隶首、容成“皆黄帝史官”。而“占日,占月,占星气”等活动基本上是社会发展的过程,这一时期社会事务的管理也相对简单,文书和档案便融合在一起。同时由于社会发展简单,文件形成的数量也就较少,这些文件多数甚至全部都要作为档案保存,两者几乎是相等的。因此文书工作和档案工作好就没有分离的必要性了。

1.2 古代文档一体的发展时期。

“史官文化”开创了文档一体的状态后,在相当长的时期内,社会发展进程程度缓慢,文书工作与档案工作所受的影响也不明显,因而两者并没有明确的界限,文书工作和档案工作组成的系统呈现为一个整体。这一状态一直持续了三千多年。在这一长期的发展过程中,两者孕育了相互分离的因素,各自朝着独立的方向发展。这种发展趋势,以隋唐、宋时期最为明显。

隋唐时期,由于社会的发展,封建的中央集权不加强,社会事务也不断增加,文档数量也就开始日渐增多。同时统治者对档案的利用也越来越频繁,这为文书工作和档案工作的分工提供了可能。唐代时出现了“甲库”这一专门性质的档案库房,档案管理人员开始脱离文职独立出来。

宋代由于中央集权制度高度加强,中央机关的事务大大增加,因而专门负责处理文书工作的机构和人员得到加强,档案保管人员的地位的相应下降。同时档案保管技术也有所创新,架阁库制度渐成雏形;档案保管装具也有所创新,出现“架阁”;同时宋代的档案管理方式也有重大变改,开创了“千文架阁法”,这一档案管理方式为后代王朝乃至民国时期所沿袭;宋代国家机关还在全国普遍设立架阁库,架阁库是近现代机关档案室的雏形。至此档案工作开始独立发展,自成系统。

但这一时期并不单纯地表现为渐进分异,系统整体还是相对统一的,民国时期的“文书、档案连锁法”便是其突出的体现。民国时期,国民政府为了改变行政业务的局面,提高行政效率,南京政府施行了文书档案改革,其核心便是“文书、档案连锁法”:即在一个机关范围内,以集中统一的原则组织文书、档案工作。文书档案改革一定程度上使国民政府的行政工作得以整顿,同时对于近代档案工作的发展也起了相当的促进作用。

2 文档一体的分离

文档一体的分离始于20世纪50年代。这一时期,国家行政机关认识到文档管理对于行政管理的重要性,并对文档工作进行了一系列的加强和管理。1951年4月,第一次全国秘书长会议召开,制定了《公文处理暂行办法》,统一了机关文书、档案工作的基本原则和作法,初步地改善了机关的文书、档案工作。1954年,第一次全国档案工作会议召开,会议通过的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,《条例》分别规定了文书工作和档案工作的基本原则、任务和组织,还规定了文书工作具体管理上的原则方法,为文书工作和档案工作的分工奠定了一定的基础。1956年,为了适应国家机关工作和科学研究工作对于档案的迫切需要,国务院发表了《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》规定全国档案工作都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督;各级机关的各类档案材料,应该由机关的档案业务机构——档案室来集中管理,不得由承办单位或个人分散保存;同时提出了全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度,从而打破了人们头脑中立卷工作属于档案工作业务范围的传统观念,划清了文书工作和档案工作的界限,使文书工作和档案工作有了明确的、科学而合理的分工。从此,文书工作和档案工作各自作为一个独立的工作系统而运行起来,文书、档案工作系统进入了相互分离的时期。

3 信息化环境下文书与档案新的统一

历史的分流曾对档案事业的发展起过促进作用,但当社会发展进入今天信息化时代时,社会各行各业都开始运用现代化的信息技术进行发展,文档的管理工作在新的社会发展环境下,也面临新的发展课题,即要实现文书工作与档案工作一体化管理。为了解决这一新问题,理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。特别是,在办公自动化和网络环境下,电子文件大量涌现,电子文件具有其自身的诸多特点,电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件和纸质档案的管理存在很大不同,新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理,才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现。

在西方信息技术发达国家,美国最早提出了文件、档案一体化理论并发展了它。上个世纪80年代初,这种管理方式在欧美开始推行,由于文档一体化管理具有无比的优越性,到了90年代,这种做法得到了广泛的支持。

我国在20世纪80年代,也介绍引进了国外这一先进的文档一体化理论,支持文档一体化的提法。同时,我国国家教育委员会和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中,第一次明确指出了档案工作和档案学研究正面临着“档案与文件管理一体化”趋势,表明文书工作和档案工作正面临着即将到来的新的统一时期。

现代信息技术又在飞速发展,这为档案管理的信息化建设供了强大技术和物质基础,使得文档一体化成为顺应时代潮流的必然趋势。文书档案管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。

参考文献

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[5]马良,王秋芳:《论文档一体化管理》,《情报杂志》,2002年第12期.